Prawdopodobieństwo otrzymania faktury w formie elektronicznej od kontrahenta zagranicznego jest bardzo duże. Co o tym decyduje? Cały szereg czynników, które ukazują duże zalety faktur elektronicznych. Korzyści ze stosowania e-faktur zawrzeć można w jednym słowie „koszty”, a ściślej ich minimalizacja, która przejawia się jednak w wielu aspektach. Aby to sobie uzmysłowić warto prześledzić drogę faktury od wystawcy do zaksięgowania przez nabywcę.

Faktura mimo, iż tworzona przez system, np. sprzedaży, musi zostać wydrukowana. Nie obejdzie się więc bez drukarki, tuszu czy tonera. Gdy już się ona zmaterializuje trzeba ją wysłać a więc potrzeba do tego koperty i pocztowego znaczka. Kopertę trzeba zaadresować i wysłać, listem zwykłym czy dla pewności poleconym. Ten drugi sposób jest rzecz jasna kosztowniejszy. Załóżmy, że w miarę szybko faktura dociera do odbiorcy. Teraz więc zaczyna się generowanie kosztów po jego stronie. Koperta z fakturą musi zostać rozpakowana, faktura wpisana do rejestru korespondencji przychodzącej i dopiero wtedy może zostać skierowana do odpowiedniej komórki. Musi zostać w odpowiedni sposób zaakceptowana a w dziale księgowości dane z niej ręcznie są wprowadzane do systemu księgowego i gdy dokument przybierze formę zapisu elektronicznego może zostać zaksięgowany. Następnie musi być on w oryginalnej papierowej postaci zarchiwizowany i przechowywany. Obsługa faktury papierowej to znaczne koszty i niedogodności (im firma większa tym są one pokaźniejsze).

Faktura elektroniczna może zostać wystawiona przez oprogramowanie do obsługi sprzedaży lub do fakturowania. Wysyłka następuje drogą mejlową lub za pomocą serwisu do obsługi faktur. Operacja taka może z powodzeniem odbywać się automatycznie, bez drukowania czegokolwiek, pakowania do kopert, przesyłania pocztą. Koszty są więc minimalne, a pracownicy tak po stronie wystawcy jak i odbiorcy faktury mogą realizować bardziej twórcze zadania.

Wystawianie e-faktur to również sprawniejsze przepływy finansowe. Skoro dokument jest u nabywcy w mgnieniu oka terminy zapłaty nie muszą być długie. Niebagatelne znaczenie ma też bezpieczeństwo archiwizowania i zapewnienie dostępu do dokumentów w formie elektronicznej. Jest ono dużo większe niż w przypadku ich papierowej formy. Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest tania i nie wymaga pomieszczeń magazynowych. Odszukanie dokumentu w takim elektronicznym archiwum jest proste. Może nastąpić np. po numerze NIP, dacie wystawienia, numerze kontrahenta i innych kryteriach zależnych od danego programu komputerowego.

E-faktura w ustawie i dyrektywie VAT

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna jest fakturą wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (najpopularni...