Delegacje służbowe w kosztach podatkowych

Czy delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt podatkowy uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona? Czy zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty?

Spółka świadczy usługi transportowe. W tym celu zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe. Z tytułu tych podróży spółka wypłaca diety pracownikom. Wyjazdy służbowe rozliczane są zgodnie z regulaminem wypłaty wynagrodzenia. Pracownik przedkłada w terminie rozliczenie podróży służbowej, a Spółka wypłaca diety za delegacje (diety i ryczałty za nocleg) do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej. Spółka wypłaca pracownikom również zaliczki na podróż służbową przed wyjazdem.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, prowizje, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także odprawy i rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy jako inne należności wynikające ze stosunku pracy. „Koszty pracownicze” są wydatkami ponoszonymi na rzecz pracowników i co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki określone w art. 15 ust. 1 updop.

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Oznacza to, że pracodawcy, którzy t...