Celem ewidencji VAT (tak zakupu jak i sprzedaży) jest gromadzenie danych niezbędnych do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, co wynika z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Biorąc pod uwagę cel ewidencji określony w ww. przepisie nie istnieje obowiązek ujmowania w ewidencji zakupu, zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi i niepodlegającymi opodatkowaniu VAT oraz takich od których nie służy prawo do odliczenia naliczonego podatku. Powołany przepis nakazuje bowiem ujmować w ewidencji zakupu jedynie nabycie dóbr i usług związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi.

Obowiązek prowadzenia ewidencji poprzez ujmowanie w niej faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi stanowi podstawowy obowiązek czynnego podatnika VAT.

Ewidencja dla celów VAT musi być prowadzona niezależnie od wszelkich innych urządzeń dokumentacyjnych (księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych).

W przypadku VAT podatnicy prowadzą dwie niezależne ewidencje:

• ewidencję sprzedaży dokonanej w okresie rozliczeniowym (ewidencję sprzedaży),
• ewidencję zakupu dokonanego w owym okresie (ewidencję zakupu).

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w taki sposób, aby zawierała ona dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.

Powinność ta obejmuje vatowców z wyjątkiem wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (zwolnienie przedmiotowe) oraz podatników, u których sprzedaż zwolniona jest od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie podmiotowe).

Rejestry zawierać muszą w myśl powołanego przepisu:

• przedmiot oraz podstawę opodatkowania,
• kwoty podatku należnego (wraz z korektami),
• kwoty podatku naliczonego, jak również jego korekty,
• kwoty podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
• inne dane służące identyfikacji transakcji, w tym numer służący podatnikowi do identyfikacji na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Ewidencjonowanie każdej pozycji faktury nie jest konieczne

Z powyższego zapisu można by wyprowadzić wniosek, iż podatnik zobowiązany został do prowadzenia ewidencji w taki sposób, aby zawarte w niej były wszystkie pozycje każdej faktury z osobna.

Ustawodawca nie sprecyzował jakie to powinny być dane ani nie określił jaki ma być poziom ich szczegółowości. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 8 grudnia 2016 r., sygn. 0461-ITPP1.4512.761.2016.1.MN, uznał, iż brak jest w prowadzonej ewidencji obowiązku wskazywania każdej pozycji faktury zarówno sprzedażowej jak i zakupowej. Dla zidentyfikowania konkretnej transakcji wystarczające jest zawarcie w ewidencji sprzedaży i zakupu (zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu) danych stron transakcji, w tym...