Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

09.06.2016

Czy elektroniczna archiwizacja papierowych dokumentów jest zgodna z prawem?

Pytanie podatnika: Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 11 maja 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 17 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE
W dniu 17 maja 2016 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Spółka (dalej również: „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Poszczególnym dokumentom otrzymanym w wersji papierowej Spółka nadaje kolejny numer referencyjny, następnie faktury uprawniające do odliczenia VAT ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu.

Aktualnie, Spółka przechowuje przedmiotowe faktury w formie papierowej. Z uwagi jednak na dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi.

Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów
W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Po zeskanowaniu dokumentów, podmiot ten zwracać będzie Spółce oryginalne, papierowe wersje dokumentów.

Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego.

W każdym z wyżej opisanych przypadków, elektroniczne wersje dokumentów (dalej również jako: „obrazy elektroniczne”) będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji.

Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację. W pierwszej kolejności, celem Spółki jest jednak potwierdzenie, iż planowany sposób archiwizacji dokumentów, zgodny będzie z przepisami podatkowymi i nie wpłynie na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego, czy też zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:
Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie od kontrahentów w wersji papierowej stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przy...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »