Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

20.01.2017

Brak oryginalnego dokumentu nie wpływa na koszty

Pytanie podatnika: Czy w przypadku zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez spółkę w formie elektronicznej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą jedynie w formie elektronicznej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 26 października 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 3 listopada 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 listopada 2016 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) należy do grupy X i prowadzi działalność gospodarczą związaną ze świadczeniem kompleksowych usług logistycznych na całym świecie.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Faktury w wersji papierowej obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych w wersji papierowej w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów (dalej: „Zeskanowane dokumenty”). Usługę archiwizacji dokumentów wykonywać będzie dla Spółki podmiot trzeci (dalej: „Usługodawca”).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

  • Zeskanowane dokumenty w formacie PDF przesyłane będą przez wyznaczonych pracowników sekretariatu Spółki bezpośrednio do Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej (tj. e - maila);
  • Usługodawca dokonywać będzie wprowadzenia dokumentów dokumentujących określone transakcje gospodarcze do systemu DFM Wnioskodawcy na podstawie przesłanych Zeskanowanych dokumentów, zgodnie z przyjętymi regulacjami i procedurami w systemie DFM, wprowadzając jednocześnie do systemu (wraz z daną fakturą) kluczowe informacje w nich zawarte - stanowiące niejako „metrykę” Zeskanowanych dokumentów (np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.);
  • Po wprowadzeniu Zeskanowanych dokumentów i ww. informacji do systemu DFM, poszczególne osoby z Działu Finansowego Spółki, odpowiedzialne za określone kategorie kosztów w Spółce, otrzymywać będą informację na temat Zeskanowanych dokumentów wprowadzonych przez Usługodawcę do systemu, które w dalszej kolejności podlegają wewnętrznie określonym przez Spółkę procedurom weryfikacji poprawności ujęcia transakcji w systemie DFM (zarówno pod kątem technicznym - poprawności „metryki dokumentu”, tj. wprowadzonych dat, wartości, nazw kontrahentów, etc. - oraz merytorycznym, tj. ujęcia transakcji w księgach podatkowych na potrzeby CIT), za które odpowiedzialni są pracownicy Działu Finansowego Spółki;
  • Personel Działu Finansowego, korzystając z funkcji przesyłania komentarzy dotyczącego każdego Zeskanowanego dokumentu wprowadzonego do systemu DFM oraz możliwości udostępniania i weryfikacji Zeskanowanych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej (e-maila), dokonywać będzie sprawdzenia poprawności ujęcia Zeskanowanych dokumentów w księgach podatkowych w oparciu o informacje przekazane od właściwych pracowników Spółki;
  • Poprawa dekretacji Zeskanowanych dokumentów w systemie DFM należeć będzie do obowiązków Usługodawcy, niemniej jednak za ostateczne zatwierdzenie Skanu, równoznaczne z zaksięgowaniem Zeskanowanego dokumentu i ujęciem w systemie finansowo-księgowym SAP Spółki (dalej: „system SAP”), odpowiedzialni będą pracownicy Działu Finansowego Spółki. Od momentu zaksięgowania - zapisu Zeskanowanych dokumentów w systemie SAP, nie będzie możliwa ich edycja;
  • Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF. Numer ten odpowiadać będzie numerowi transakcji ujętej w systemie SAP;
  • Serwery, na których zapisywane będą Zeskanowane dokumenty, zlokalizowane są za granicą i zgodnie z najlepszą wiedzą Spółki chronione są przed zniszczeniem (przed kataklizmami, pożarem, etc.), tzn. istnieją również identyczne serwery z synchronizowanymi (duplikowanymi) danymi, umiejscowione w odpowiedniej odległości. Serwery są własnością Usługobiorcy;
  • Dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów będzie umożliwiony poprzez system SAP w postaci załączników do transakcji, których dotyczyć będą Zeskanowane dokumenty. Ponadto, system DFM umożliwia podgląd korespondenci i/wymiany informacji związanych z ustaleniem prawidłowego ujęcia wydatku w księgach podatkowych zarówno z Usługodawcą, jak również z właściwymi pracownikami Spółki. Równolegle, dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów możliwy będzie także za pośrednictwem systemu DFM.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem SAP, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Spółka zamierza prowadzić archiwizację Zeskanowanych dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu ok. 60 dni.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Opisane powyżej procedury będą miały również zastosowanie do faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej od kontrahentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku Zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą jedynie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania Zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w ...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »