Anulowanie faktury możliwe także po jej wysyłce kontrahentowi

W toku działalności spółki zdarzają się sytuacje, w których kontrahent zwraca przesłaną mu fakturę bez jej księgowania. Dotyczy to sytuacji, gdy wystawiona omyłkowo faktura dotyczy transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca (towary nie zostały dostarczone / nie doszło do wykonania usługi w rozumieniu przepisów o VAT). Czy spółka jest uprawniona do anulowania faktur, które nie zostały zaksięgowane przez kontrahentów i zostały jej zwrócone?

Faktury nie dokumentują żadnej zaliczki, która byłaby uiszczona przez kontrahenta na rzecz spółki z tytułu przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.

Faktury mogą być opatrzone adnotacją wskazującą, że przed zwróceniem ich spółce znajdowały się w posiadaniu kontrahenta (np. w postaci tzw. prezentaty z datą otrzymania faktury przez kontrahenta).

Po otrzymaniu egzemplarza faktury odesłanej przez kontrahenta, spółka jest w posiadaniu obu egzemplarzy faktury. Spółka stosuje w odniesieniu do takich faktur następującą procedurę anulowania takich faktur:

• oba egzemplarze faktury (w tym egzemplarz zwrócony przez kontrahenta) zostają przekreślone;
• na przekreślonych egzemplarzach faktury spółka umieszcza adnotację potwierdzającą fakt dokonania anulowania faktury i wskazującą przyczynę jej anulowania;
• anulowane faktury są przechowywane wraz z dokumentacją księgową spółki.

Zwrócona przez kontrahenta faktura mogła być już uprzednio ujęta przez spółkę w rozliczeniu podatku należnego za dany okres, za który została już złożona deklaracja VAT (co wynika z faktu, że zwrot przez kontrahenta niezasadnie wystawionej faktury następuje po upływie pewnego czasu od jej wystawienia).

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Należy w tym miejscu podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

W...