PKPiR krok po kroku – odcinek 2

Czy zastanawialiście się kiedyś, jaka jest rola ewidencji księgowych? Czemu i komu służą, dlaczego dokonywanie zapisów jest ściśle sformalizowane, a dokumenty, na podstawie których dokonujemy wpisów, muszą spełniać określone warunki? Pierwsza odpowiedź, jaka się nasuwa, to funkcja fiskalna ewidencji. Poprzez ścisłe regulowanie techniki dokonywania wpisów, cech, jakie muszą mieć dokumenty księgowe, sposobu oznaczania dokumentów i ich wzajemnych powiązań fiskus uzyskuje zbiór danych, dzięki któremu może dokonać kontroli poprawności rozliczeń podatkowych i ustalenia wyniku finansowego.

Ale ewidencje księgowe nie służą przecież tylko fiskusowi. Zarządzający podmiotami prowadzącymi działalność w większym rozmiarze dzięki prawidłowo prowadzonym księgom mogą uzyskać informacje o stanie przedsiębiorstwa: o tendencjach, niebezpieczeństwach i zagrożeniach, o bieżącej sytuacji finansowej, o przewidywanych wskaźnikach płynności itp. Dzięki księgom mogą zauważyć nieprawidłowości i nadużycia. To dlatego osoby działające w szarej strefie prowadzą często księgowość – a raczej podwójną księgowość – jedną dla fiskusa, drugą dla siebie. Gdyby nie informacyjna funkcja ksiąg, nie zadawaliby sobie tego trudu.

Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia PKPiR, mimo iż ta ewidencja nie jest tak szczegółowa jak księga rachunkowa, dzięki odpowiednim technikom zapisów mogą również uczynić z niej narzędzie diagnostyki sytuacji w firmie. Ważne jest, by rozumieć rolę księgowości jako narzędzia do gromadzenia i przetwarzania informacji, w uzupełnieniu do jej roli fiskalnej – wtedy przepisy rozporządzania w sprawie prowadzenia PKPiR staną się tylko jedną z wytycznych.

Konstrukcja Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów

Ramy konstrukcji PKPiR zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) – będę je dalej nazywał rozporządzeniem.

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Obecnie w większości firm PKPiR ma roboczo formę zdematerializowaną – prowadzona jest w postaci elektronicznej, za pomocą jednego z wielu dostępnych programów księgowych. Wydruki wykonywane są okresowo – zgodnie z przepisami. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w mniejszym rozmiarze czasami jednak dokonują zapisów w papierowej wersji księgi, która ma postać tabeli składającej się z sześciu kolumn – w wersji uproszczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą, oraz szesnastu kolumn – w wersji przeznaczonej dla pozostałych podatników.

Każda z kolumn ma swoje przeznaczenie, w większości ściśle definiowane przez rozporządzenie. Są jednak wyjątki, o których nieco później. Oczywiście stosowane programy księgowe funkcjonalnie odwzorowują tę postać księgi. Sprawdźmy, co mówi o zapisach w poszczególnych kolumnach rozporządzenie.

Kolumny PKPiR - przeznaczenie nie zawsze ściśle zdefiniowane

W załączniku numer 1 do rozporządzenia znajdziemy wzór strony tytułowej oraz układu szesnastu kolumn PKPiR, wraz z objaśnieniami dotyczącymi roli, jaką mają pełnić zapisy w kolejnych kolumnach księgi. Według rozporządzenia, którym musimy kierować się, dokonując zapisów:

Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisywania kolejnych numerów zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

W kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w razie zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

W kolumnie 6 wpis...