Rozstrzygając zagadnienie, które z wydatków poniesionych na szkolenie pracowników będziemy mogli zaliczyć w koszty uzyskania przychodu musimy na wstępie odwołać się do ogólnych zasad zaliczania poszczególnych wydatków w koszty uzyskania przychody. Zasady te wynikają z przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.; dalej: CIT) oraz odpowiednio z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm., dalej: PIT).

Zgodnie z tymi przepisami, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów nieuznawanych przez ustawę za koszty uzyskania przychodu, które określone są odpowiednio w art. 16 CIT i art. 23 PIT. Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika. Związek przyczynowy pomiędzy wydatkiem a przychodem musi być bezpośredni lub chociażby potencjalny. Ponadto, związek ten musi być tego typu, że podniesienie wydatków ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Obowiązek wykazania, że wydatek pozostaje w związku z przychodem ciąży na podatniku. Wydatek musi być właściwie udokumentowany. Zatem, o sposobie klasyfikacji kosztów decyduje sam podatnik i to on ponosi odpowiedzialność za zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodów podatnik musi jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Warto w tym miejscu przytoczyć stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 13 maja 1998 r. (sygn. Akt S.A./Sz 1354/97; pub POP 2000/3/78) stwierdził: „Podnoszenie kwalifikacji pracowniczych ma wpływ na osiąganie przez firmę przychodów i powinno być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, choć taki wydatek trudno wiązać z konkretnym przychodem. Jest to koszt ogólny działalności firmy, podobnie jak płace pracowników i inne tego typu koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa”.

Z powyższego wynika, że w przypadku organizacji szkoleń dla swoich pracowników nie powinniśmy mieć jakichkolwiek wątpliwości co do zaliczania w koszty wydatków poniesionych na ich organizację. Jednakże, praktyka pokazuje, że czasem organy skarbowe kwestionują przyjęcie niektórych wydatków w koszty działalności.

Organy skarbowe w wydawanych interpretacjach powszechnie przyjmują, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć poniesione na organizacje szkoleń wydatki na pokrycie kosztów przejazdu, zakwaterowania, wynajmu sali, zapewnienie odpowiednich urządzeń technicznych (np. rzutnik, projektor), materiałów szkoleniowych, wystawienie dyplomów i zaświadczeń potwierdzających odbycie szkolenia i uzyskanie odpowiednich kwalifikacji, wynagrodzenie prowadzącego szkolenie. Rozbieżności pojawiają się w ocenie możliwości zaliczenia jako kosztów szkolenia wydatków na usługi gastronomiczne.

Należy zauważyć, że zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 pkt 28 CIT oraz 23 ust. 1 pkt 23 PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednakże, organy skarbowe słusznie przyjmują, iż wydatki poniesione przez podatnika na zakup napojów i żywności czy też usług gastronomicznych w ramach szkoleń pracowników nie mogą być traktowane jako reprezentacja, bowiem nie spełniają one charakteru reprezentacji, o którym mowa w/w przepisach. Podstawowe znaczenie ma bowiem cel jakiemu te wydatki służą. Reprezentacja musi mieć na celu świadome kształtowanie właściwego wizerunku firmy, stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego towarów czy produktów. Reprezentacja odnosić się może zatem jedynie do ewentualnych kontrahentów podatnika nie zaś do jego pracowników.

Dlatego, organy skarbowe raczej przyjmują za uzasadnione wydatki na zapewnienie dla pracowników wyżywienia w trakcie szkolenie i to zarówno w trakcie szkoleń parodniowych odbywających się poza siedzibą podatnika, jak i całodziennych szkoleń odbywających się w siedzibie podatnika (np. interpretacja Drugi...