Czy „akceptacja przez podpis” dotyczy jedynie faktur?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia MF z dnia 28 listopada 2008 r. podatnik zobowiązany jest do przedstawiania dostawcom usług oryginałów i kopii faktur do akceptacji, w formie podpisu. Czasami zdarza się, że podatnicy chcą wprowadzić protokoły pisemne, na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne, a protokoły te zawierałyby numery faktur, datę ich wystawienia oraz wartość wykonanych usług. „Akceptacja przez podpis”, o jakiej mowa w rozporządzeniu z 28 listopada 2008 r. może być złożona na jakimkolwiek dokumencie z tym, że z całą pewnością na dokumencie wskazanym w umowie i w terminach wskazanych w tej umowie stron – orzekł Wojewódzki Sądu Administracyjny w Warszawie.

O co toczył się spór?

Podatnik wystąpił z wnioskiem o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej. We wniosku podkreślił, że planuje zawrzeć z dostawcami usług transportowych umowy na mocy których będzie wystawiała w imieniu i na rachunek dostawców tych usług, faktury VAT, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337; dalej: rozporządzenie MF). Zgodnie z przepisami rozporządzenia MF spółka zobowiązana jest do przedstawiania dostawcom usług oryginałów i kopii faktur do akceptacji, w formie podpisu. Celem usprawnienia systemu obiegu faktur spółka wprowadzałaby protokoły pisemne na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne. Protokoły te zawierałyby numery faktur, datę ich wystawienia oraz wartość wykonanych usług.

Podatnik zapytał, czy zważywszy na brzmienie rozporządzenia MF, nie precyzujące dokładnie na jakim dokumencie powinien znaleźć się podpis dostawcy, oznaczający akceptację faktur, możliwe jest zastosowanie proponowanych przez spółkę protokołów. Podatnik chciał również wiedzieć, w jakim momencie powstaje u niego prawo odliczenia podatku naliczonego wykazanego w opisanych fakturach - z chwilą ich wystawienia czy z chwilą otrzymania akceptacji od dostawcy.

W ocenie spółki przepis § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia MF nie wymaga, aby podpis dostawcy zamieszczany był na oryginale faktury. Wystarczy, że dostawca swoim podpisem na protokole zbiorczym zaakceptuje wystawione przez nabywcę faktury. Jej zdaniem, na uwagę zasługuje tutaj regulacja przepisu § 5 rozporządzenia MF, w którym zrezygnowano z podpisów na fakturach VAT, a przede wszystkim regulacja art. 229 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zgodnie z którym państwa członkowskie nie wymagają podpisywania faktur. Prawo do odliczenia kwot podatku naliczonego z faktur wystawionych w systemie samofakturowania powstaje z chwilą wystawienia faktury przez nabywcę. Przepisy nie określają bowiem szczególnego momentu na odliczenie podatku naliczonego z faktur wystawionych zgodnie z § 6 rozporządzenia MF. W tym systemie - moment wystawienia faktury jest równoczesny z momentem otrzymania faktury przez nabywcę.

Minister finansów uznał stanowisko zaprezentowane przez podatnika za nieprawidłowe. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ podatkowy podał, że przepisy rozporządzenia MF (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) jednoznacznie określają że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. W ocenie organu podatkowego wprowadzone przez spółkę protokoły pisemne, na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne może stanowić formę dodatkową akceptacji faktur zarówno oryginałów jak i kopii. Natomiast taka akceptacja musi być przede wszystkim w formie podpisu zarówno na oryginale i kopii faktury. Minister Finansów podkreślił, że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Organ podatkowy zgodził się z opinią spółki, że zgodnie z § 5 rozporządzenia MF, nie wskazano podpisu i pieczątki w minimum wymogów jakie powinna zawierać faktura. Przepis ten dotyczy jednak wymogów jakie winna zawierać faktura, którą wystawia zgodnie z umową usługodawca. Przepis ten jednak nie dotyczy akceptacji faktur, której dokonuje druga strona umowy czyli nabywca usług.