Wydaje się pozornie, że nie powinny występować żadne problemy z prawidłowym uwzględnieniem wysokości pracowniczych kosztów uzyskania w zeznaniu rocznym – kwoty zostały zdefiniowane, nie zmieniają się już parę lat i w rocznych zeznaniach PIT nie trzeba tropić miejsca, gdzie należy je ująć. Tymczasem - jak co roku - okazuje się, że istnieje grupa wątpliwości, które wymagają wyjaśnienia.

Z obowiązku przypomnę, iż pracownicze koszty uzyskania wynoszą:

- 1 335 zł (co miesięcznie oznacza 111 zł 25 gr), w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody z tytułu jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych),

- 2 002 zł 05 gr, w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych),

- 1 668 zł 72 gr (miesięcznie 139 zł 06 gr), w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika w roku podatkowym było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę lub nie otrzymywał zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu),

- 2 502 zł 56 gr, w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę lub nie otrzymywał zwrotu kosztów dojazdu (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

Znajomość tych limitów jest istotna również z tego powodu, że w pewnych przypadkach można uwzględnić w rozliczeniu rocznym wyższe kwoty, niż stosowane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczek na podatek w trakcie roku.

Np. w sytuacji , w której zryczałtowane koszty wynikające z przepisów ustawy są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w zeznaniu koszty te mogą być przyjęte przez pracownika (lub przez zakład pracy pracownika) w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Pamiętajmy, aby bilety będące podstawą do wyliczenia powyższych kosztów zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (praktycznie prawie 6 lat od daty złożenia zeznania rocznego, i to w sytuacji, w której bieg przedawnienia nie zostanie przerwany).

W sytuacji, gdy pracodawca obliczając zaliczki uwzględnił niższe koszty uzyskania przychodów niż przysługujące w konkretnej sytuacji pracownika, pracownik ma prawo w rozliczeniu rocznym przyjąć koszty wynikające z przepisów. Najczęściej wystąpi przypadek, w którym pracownik nie złożył pracodawcy wniosku o zastosowanie wyższych kosztów uzyskania, oświadczając iż jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Pracodawca będzie wtedy, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględniał koszty uzyskania przychodów w wysokości niższej, niż maksymalna wysokość tych kosztów możliwa do uwzględnienia według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (będzie zresztą postępował w sposób prawidłowy). Nie stanowi to przeszkody, aby „odzyskać” nadpłacony podatek uwzględniając wyższe koszty w rozliczeniu rocznym.

Przypadki, w których pracodawca błędnie nie uwzględnia należnych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Czasami zdarza się, że pracodawca nie uwzględnił wszystkich kosztów uzyskania przychodów. Dzieje się tak np. wtedy, gdy pracownik nie był w danym miesiącu ani jednego dnia w pracy, a mimo to uzyskał w tym miesiącu przychód ze stosunku pracy.

Przykład

Pan Jan w kwietniu rozchorował się, i od 29 kwietnia przebywa na zwolnieniu. Za maj zostało mu wypłacone wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy. Ponieważ jest to wynagrodzenie ze stosunku pracy, należy również uwzględnić koszty uzyskania przychodu.

Podobna sytuacja wystąpi wtedy, kiedy pracownik nie będzie ani jednego dnia w pracy, a za część miesiąca zostanie mu wypłacone wynagrodzenie za czas niezdolności, a następnie zasiłek chorobowy. W tym przypadku pracownik również uzyskuje wynagrodzenie ze stosunku pracy, i należy uwzględnić przy obliczaniu zaliczki koszt uzyskania przychodu.

Gdyby pracownik za cały miesiąc otrzymał wyłącznie zasiłek chorobowy, który nie jest wynagrodzeniem ze stosunku pracy, za ten miesiąc kosztów uzyskania przychodów nie uwzględnia się. Sytuacja zmieniłaby się, gdyby mimo choroby i całomiesięcznej nieobecności finansowanej zasiłkiem chorobowym pracownik otrzymał wynagrodzenie ze stosunku pracy (np. premię okresową czy nagrodę). Ponieważ otrzymał wynagrodzenie ze stosunku pracy, koszty uzyskania należy uwzględnić.

Praca przez kilka miesięcy w roku i koszty uzyskania

Pytanie: Byłem zatrudniony w 2010 roku przez 7 miesięcy. Przez pozostałą część roku nie pracowałem. Czy w rozliczeniu rocznym mogę uwzględnić pracownicze koszty uzyskania w pełnej wysokości (tzn. 1 335 zł)?

Odpowiedź

Niestety nie. Art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi bowiem, że:

„2. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1) wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1 335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

Oznacza to, że w rozliczeniu rocznym można uwzględnić koszty uzyskania w maksymalnej wysokości stanowiącej iloczyn liczby miesięcy, w których pozost...