Należności przeterminowane w księgach rachunkowych

Obowiązek analizy wierzytelności pod kątem ich ściągalności wynika z ustawy o rachunkowości, która nakazuje rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową podmiotu. Za aktywa uważa tylko te składniki majątku, które jednostce w przyszłości przyniosą korzyści ekonomiczne (art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy). Korzyści takich nie przyniosą zapewne należności przeterminowane, nieprzeterminowane, lecz o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności oraz należności nieściągalne.

Narzędziem pozwalającym na uwiarygodnienie wartości wierzytelności są odpisy aktualizujące wartość należności. Odpisy te to inaczej zapas środków zarezerwowany na pokrycie strat związanych z działalnością gospodarczą.

Aktualizacja wartości

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna dokonywać oceny należności i aktualizować ich wartość uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy aktualizacji podlegają:

• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego
• należności kwestionowane przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna,
• należności stanowiące równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego (czyli odsetki od należności objętych już odpisem aktualizującym),
• należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.

W praktyce najczęstszą przyczyną dokonywania odpisów jest ostatnia z wskazanych powyżej przesłanek, czyli przeterminowanie należności .

Odpowiednie  udokumentowanie odpisu

Analizując prawdopodobieństwo nieściągalności, jednostki sporządzają zestawienie należności po dacie płatności, zawierające wiekowanie należności w przedziałach, np. przeterminowane do 30 dni, od 30 do 90 dni, od 90 do 180 dni, od 180 do 360 dni...