Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

27.03.2012

Przechowywanie kopii faktur papierowych w formie elektronicznej

Pytanie podatnika: Czy spółka może przechowywać kopie wystawionych faktur VAT w oryginalnej elektronicznej formie, bez konieczności ich drukowania, jeśli oryginał faktury VAT nadal będzie drukowany i przekazywany kontrahentowi w formie papierowej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 06.12.2011 r. (data wpływu 08.12.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 08.12.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą m.in. w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej paliw płynnych. Sprzedaż detaliczna skierowana jest zarówno do podmiotów gospodarczych jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Spółka sprzedaż detaliczną prowadzi w formie wyspecjalizowanych placówek sprzedaży detalicznej tj. stacji paliw. Z uwagi na szerokie grono docelowych odbiorów, Spółka wystawia faktury VAT w znacznych ilościach (3 mln faktur miesięcznie), a co za tym idzie ponosi wysokie koszty związane z drukowaniem kopii wystawionych faktur VAT oraz ich archiwizowaniem. Między innymi w kontekście powyższego, Spółka dokonała kompleksowej wymiany drukarek fiskalnych na stacjach paliw. Nowe drukarki fiskalne mają możliwość elektronicznego zapisu kopii drukowanych dokumentów (paragony, faktury VAT - tzw. „wąska faktura”, raporty). Drukarki fiskalne posiadają wszelkie wymagane prawem homologacje oraz odpowiadają wymaganiom technicznym, o których mowa w par. 4-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. (Dz. U. z 2010 roku, nr 252, poz. 1694). Proces tworzenia faktury VAT będzie się odbywał w formie elektronicznej, następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Spółka planuje drukować tylko oryginały faktur VAT, natomiast kopie faktur VAT zostaną zapisane w formie elektronicznej w pamięci drukarki fiskalnej na karcie SD służącej do magazynowania danych.
Spółka planuje także przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT wystawianych w systemie informatyczno - księgowym. Procedura tworzenia oryginału faktury VAT jest tożsama ze sposobem opisanym powyżej. Dokument w formie elektronicznej powstaje w systemie informatyczno - księgowym Spółki, a następnie może zostać wydrukowany w oryginale i kopii lub pozostać zapisany w pamięci programu, w którym został wystawiony. Godzi się wspomnieć, iż Spółka od maja 2010 wystawia także e-faktury, kontrahentom, którzy wyrazili w formie pisemnej, chęć i zgodę na otrzymywanie takich dokumentów.
Reasumując w chwili obecnej Spółka drukuje zarówno oryginały jak i kopie wszystkich wystawianych faktur VAT, z wyjątkiem e-faktur. Przy czym wszystkie wystawiane dokumenty VAT zapisywane są także w formie elektronicznej w systemie informatycznym Spółki. System ten jest na tyle zaawansowany technicznie, iż gwarantuje całkowite bezpieczeństwo zawartych w nim danych, jednocześnie uniemożliwiając jakąkolwiek ich modyfikację. System informatyczny zapewnia także bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji, w każdej chwili.
Ponadto ważny jest także aspekt ekologiczny procesu. Jak wspomniano powyżej Spółka miesięcznie drukuje ok. 3 mln egzemplarzy kopii faktur VAT. Zastąpienie kopii papierowych kopią elektroniczną idealnie wkomponowuje się w politykę proekologiczną Spółki i państwa.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w kontekście zawartych w przedmiotowym wniosku informacji, Spółka może przechowywać kopie wystawionych faktur VAT w oryginalnej elektronicznej formie, bez konieczności ich drukowania... Przy czym oryginał faktury VAT nadal będzie drukowany i przekazywany kontrahentowi w formie papierowej.
Zdaniem Wnioskodawcy, zasady wystawiania faktur w sposób ogólny reguluje art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.; dalej zwana „ustawą o VAT”). Na podstawie delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dn. 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, (…) (Dz. U. nr 68, poz. 360; dalej zwane: „rozporządzeniem w/s faktur”). Kluczowe dla niniejszej sprawy znaczenie mają przepisy § 19 i § 21 rozporządzenia w/s faktur. Zgodnie z zapisami § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepis § 21 rozporządzenia w/s faktur odnosi się do sposobu przechowywania faktur. Zgodnie z brzmieniem ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl ust. 2, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Analizując zapis § 19 rozporządzenia w/s faktur należy zauważyć, że w powołanych przepisach nie jest wprost wyrażony obowiązek wystawiania i przechowywania faktur w postaci papierowej. Zawarte jest natomiast postanowienie, iż faktury, faktury korygujące mają zostać wystawione w dwóch egzemplarzach, bez szczegółowego wskazania w jakiej formie oba egzemplarze mają zostać wystawione i przechowywane. Domniemana forma realizacji postanowienia normy § 19 to wydruk papierowy zarówno oryginału jak i kopii faktury.
Z kolei § 21 rozporządzenia w/s faktur nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 21 ust. 1) wskazując, że powinny być one przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2).
W kontekście rozbieżności interpretacyjnych polskich organów skarbowych, należy zwrócić uwagę na brzmienia zapisów art. 246 i art. 247 Dyrektywy 2006/112/WE. Zgodnie z art. 246 przez cały okres przechowywania faktury należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W odniesieniu do faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania. A zatem przepis ten wskazuje na podstawowe wymogi co do sposobu przechowywania faktur.
Z kolei art. 247 jest dla przedmiotowej sprawy istotny tylko w zakresie wynikającym z regulacji jego ust. 2, zawierającego tzw. prawo opcji dla państwa członkowskiego aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy na kanwie powyższych zapisów Dyrektywy 112 podatnik/wystawca faktury ma obowiązek:

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »