Decyzja o otrzymaniu wsparcia ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego wprowadza projekt w fazę realizacji. Wcielenie w życie nawet najlepszych pomysłów nie jest proste i wymaga od projektodawcy spełnienia szeregu warunków wynikających z dokumentów programowych programów operacyjnych.

Jak sprawić, by dobrze przygotowany projekt przebiegał sprawnie i zakończył się sukcesem? Uzyskanie dotacji na realizację projektu nie gwarantuje szczęśliwego doprowadzenia projektu do końca i osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Projekt trzeba jeszcze sprawnie przeprowadzić oraz prawidłowo rozliczyć środki otrzymane i wydatkowane na jego realizację.

Projekty unijne to szereg czynności podejmowanych dla osiągnięcia wyznaczonego celu, w określonym czasie i w ramach określonej wartości budżetu. Wprawdzie podporządkowanie projektu wyłącznie ramom budżetu, określającego finansowe ujęcie działań rzeczowych w trakcie realizacji zadań projektu, nie powinno stanowić głównego celu dla realizatorów projektu, to jednak prawidłowo zrealizowane wydatki projektu są bardzo ważnym czynnikiem decydującym o powodzeniu przedsięwzięcia.

Zasady określające sposób dokonywania wydatków projektu wyznaczają m.in. dokumenty programowe Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki:

— zasady finansowania POKL (aktualna wersja z 15 września 2008 r.) oraz
— wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (aktualna wersja z 19 września 2008 r.).

Dokumenty te wraz z umową o dofinansowanie projektu nakładają na projektodawcę szereg obowiązków, związanych z uważnym wydatkowaniem środków dofinansowania oraz ze szczególnym sposobem prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla operacji księgowych dotyczących realizacji projektu.

Wymóg prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy wszystkich projektodawców: tych zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, tych prowadzących uproszczone formy ksiąg handlowych (podatkową księgę przychodów i rozchodów czy ewidencję przychodów) oraz tych, którzy wybrali najbardziej uproszczoną formę opodatkowania — kartę podatkową, a którzy nie prowadząc wymaganej przepisami prawa podatkowego ewidencji, dla celów rozliczania dofinansowania zobowiązani są do sporządzania określonych zestawień wydatków według wymaganych przez ww. dokumenty programowe wzorów.

Ważnym elementem realizacji projektów jest właściwa ocena kwalifikowalności poszczególnych wydatków. Istnieje szereg kryteriów kwal...