Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z zastosowaniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Nie można zapominać, że wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe), w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt. 30 updop nie uważa się za koszt podatkowy pracodawcy. W takim wypadku przebieg pojazdu powinien być, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd–dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

RYCZAŁTY ZA DOJAZDY I ZWROT KOSZTÓW PRZEJAZDU DO MIEJSCA ZAMIESZKANIA PRZY PODRÓŻACH DŁUGOTRWAŁYCH

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Ryczałt nie przysługuje również wtedy, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracodawca nienależący do jednostek państwowych ani samorządowych może samodzielnie regulować zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych. Może również określić, że będzie dokonywał zwrotu za przejazd publicznym środkiem lokomocji, np. autobusem PKS, na podstawie oficjalnego cennika przewoźnika. Za takim poglądem opowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej, sygnatura ILPB1/415-221/09-2/AK, z 5 maja 2009 r. Zdaniem interpretującego prawo podatkowe organu „z zawartych we wniosku informacji wynika, że Wnioskodawca nie jest państwową ani samorządową jednostką sfery budżetowej i na podstawie art. 77(5) § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania własne zasady wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej. Zatem w przypadku dokonywania zwrotu kosztów przejazdu na podstawie regulaminu wynagradzania, zgodnie z którym w sytuacji braku biletu, pracownikowi zwracana jest kwota stanowiąca jego równowartość, zgodna z aktualnym cennikiem PKP lub PKS, kwota ta podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

NOCLEGI

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin po...