Przepisy ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353, z późn. zm.) zobowiązały pracodawców do kompletowania dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego tym pracownikom, za których przekazują do Zakładu imienne raporty miesięczne i przekazania jej do ZUS nie później niż do dnia 31 grudnia 2006 r. Obowiązek ten dotyczy pracowników urodzonych po 1948 r., którzy nie mają ustalonego prawa do emerytury.

Należy tu zaznaczyć, że pracodawca zobowiązany jest do wystawienia dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. aktualnie zatrudnionych, a także byłym pracownikom, gdy wystąpią z taką prośbą. Powinno to być zaświadczenie potwierdzające okres zatrudnienia albo zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7. Natomiast jeżeli pracownik rozpoczął pracę po 31 grudnia 1998 r. to pracodawca nie wystawia żadnych dokumentów, a jedynie pośredniczy w przekazaniu do ZUS wniosku pracownika.

Uwaga: Pracodawca, który rozpoczął swoją działalność po 1998 r., jest także zobowiązany do kompletowania dokumentacji niezbędnej do ustalenia kapitału początkowego tym pracownikom, za których przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne.

Do obowiązków płatnika składek należy w szczególności:

1) poinformowanie ubezpieczonego o posiadanej dokumentacji,
2) przyjęcie dokumentacji od ubezpieczonego, zabezpieczenie jej i przesłanie do organu rentowego w ustalonym terminie,
3) udzielenie ubezpieczonemu informacji o innych miejscach przechowywania dokumentacji służącej ustaleniu kapitału początkowego.

Szczegółowo zasady współpracy miedzy płatnikami i organami rentowymi oraz pracownikami reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego (Dz. U. Nr 72, poz. 846). Rozporządzenie to określa zasady współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie kompletowania wniosków i przekazywania ich organowi rentowemu oraz ustalania kapitału początkowego.

Stosownie do przepisów wymienionego wyżej rozporządzenia pracodawca otrzymuje z organu rentowego (jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika) wezwanie o nadesłanie skompletowanej dokumentacji aktualnie zatrudnionych pracowników w celu ustalenia kapitału początkowego. Wezwania przesyłane są także do płatników składek, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenie.

Wspomniana zasada nie ma zastosowania do płatników składek:

1) będącego zleceniodawcą,
2) będącego osobą fizyczną zatrudniającą pracowników, nie wypłacającą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
3) opłacającego składkę za osoby współpracujące.

A zatem osoby: