Pracodawca ponosi względem pracownika odpowiedzialność odszkodowawczą w przypadku niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Zgodnie bowiem z treścią art. 99 § 1 KP, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument ten stwierdza okoliczności dotyczące zakończonego zatrudnienia, które mają znaczenie przy ustalaniu prawa do świadczeń albo ich wymiaru w przyszłym stosunku pracy, jak również świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Zasady wydawania świadectw pracy oraz treść tychże świadectw określa ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.; dalej: KP) oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm.).

Obowiązek wydania świadectwa pracy

Zgodnie z treścią art. 97 § 1 KP, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy.

Obowiązek wydania świadectwa pracy dotyczy każdego stosunku pracy, niezależnie od podstawy jego nawiązania, a nadto bez znaczenia dla obowiązku wydania świadectwa pracy jest rodzaj zawartej umowy o pracę, jak również sposób jej rozwiązania.

Wyjątek dotyczy przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wówczas pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie (art. 97 § 1¹ KP). Należy tu dodać, że pracownik powinien zgłosić pracodawcy żądanie wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, a więc pracodawca nie może zastrzec, iż świadectwo pracy zostanie wręczone pracownikowi wtedy, gdy np. naprawi szkodę wyrządzoną pracodawcy, pokryje koszty szkolenia czy zwróci pobrane narzędzia pracy.

Stosownie do treści § 2 wskazanego wyżej rozporządzenia MPiPS, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej na piśmie przez pracownika w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Świadectwo pracy powinno być zatem wydane w dniu, w którym następuje zakończenia stosunku pracy, nie ma natomiast podstaw, by świadectwo pracy wydawać wcześniej (np. w okresie wypowiedzenia). Byłoby to bowiem nie tylko sprzeczne z treścią wskazanego powyżej przepisu, ale i mogłoby w praktyce zrodzić problem chociażby w przypadku, gdyby w okresie wypowiedzenia nastąpiły nieprzewidziane – w chwili wydawania świadectwa pracy – zdarzenia, co do których informacja o ich zaistnieniu powinna zostać umieszczona w treści świadectwa pracy.

W myśl § 2 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku gdy wydanie świadectwa pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób.

W przypadku natomiast wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika (§ 3 rozporządzenia).

Pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika. W uzasadnionych przypadkach (np. zagubienia świadectwa pracy) pracodawca wydaje odpis świadectwa pracownikowi, a w przypadku śmierci pracownika, członkowi jego rodziny albo spadkobiercy zmarłego pracownika.

Treść świadectwa pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze ściśle informacyjnym, stąd też pracodawcy nie wolno zamieszczać w świadectwie pracy żadnych, zarówno pozytywnych jak i krytycznych, ocen czy uwag dotyczących pracownika.

W treści świadectwa pracy znajdują się informacje obligatoryjne oraz fakultatywne, tj. takie, które zamieszcza się wyłącznie na żądanie pracownika.

Zgodnie z treścią art. 97 § 2 KP w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

1. okresu i rodzaju wykonywanej pracy – pracodawca zobowiązany jest wskazać łączny okres trwania stosunku pracy, a zatem jeżeli pracodawca zawierał z pracownikiem kilka następujących po sobie umów o pracę, nie ma on obowiązku wyszczególniać w świadectwie pracy poszczególnych umów;
2. zajmowanych stanowisk;
3. trybu rozwiązania albo wygaś...