Oba rozporządzenia „delegacyjne”:

• rozp. MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• rozp. MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.)

w taki sam sposób regulują sferę „techniczną” rozliczenia kosztów podróży służbowej. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza mianowicie dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dyskusyjna jest w tym zakresie m.in. kwestia oświadczenia pracownika jako dokumentu, na podstawie którego dokonane zostanie rozliczenie delegacji.

Oświadczenie składane jest wówczas, gdy - literalnie odczytując przepisy - pracownik nie mógł uzyskać dokumentów (rachunku, faktury) potwierdzających wydatek; jest odstępem od reguły. Dotyczy to z całą pewnością wszystkich tych przypadków, w których pracownik nie mógł wejść w posiadanie danego dokumentu. Mówimy o sytuacjach wyjątkowych, które powinny być dobrze i logicznie uzasadnione przez pracownika.

Przykład: Pracownik musiał opuścić motel, w którym się zatrzymał bardzo wcześnie rano i nie miał o tej godzinie jeszcze możliwości uzyskania rachunku.

Oświadczenia pracowników powinny być weryfikowane. W miarę możliwości pracodawca powinien starać się uzyskać formalny dokument potwierdzający koszt (duplikat zgubionej faktury, późniejsze wystąpienie do hotelu o wystawienie faktury).

Problemy powstają jednak wówczas, gdy pracownik utracił (zagubienie, zniszczenie) dokument „nieodtwarzany” - najczęściej dotyczy to biletów na przejazdy koleją.

Określenia zastosowane w rozporządzeniach („uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe”) powodują, że spotkać się można dosyć często z opiniami, zgodnie z którymi oświadczenie nie może dotyczyć sytuacji np. utraty (np. zgubienia) biletów na przejazd PKP. Bilety takie bowiem pracownik uzyskał a jedynie nie może ich przedstawić. Sytuacje takie nie są zaś objęte zakresem wyjątku od reguły ogólnej, jaką jest przedstawienie przez pracownika dokumentu potwierdzającego wydatek.

Opinie te są dyskusyjne, gdyż pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów określonego przez pracodawcę środka transportu. W każdej zaś sytuacji udowodnienia, że rzeczywiście pojechał w zleconą mu delegację...