Moduł Pracownicy

Kalkulator wynagrodzenia chorobowego L-4

Jak ustalić wysokość wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy,
(zasiłku, zasiłku chorobowego)?

Kalkulator wynagrodzenia chorobowego - będący jednym z modułów programu Kalkulator FK - znacznie ułatwia to zadanie!

Kalkulator w wyliczeniach uwzględnia zmianę składki na ubezpieczenie rentowe pracownika (wynoszącą 3,5% od miesiąca lipca 2007, oraz 1,5% od stycznia 2008). Dlatego też przy wyliczaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, na przestrzeni miesięcy obejmujących poprzednią i obecną wysokość składki, automatycznie pomniejsza kwotę wynagrodzenia tytułem składek ZUS (18,71%, 15,71% lub 13,71%).

Wynagrodzenie chorobowe (zasiłek, zasiłek chorobowy) nie będzie już dla Ciebie stanowił problemu.

Poniżej opisujemy, w jaki sposób, krok po kroku, wylicza się wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w programie.

Do prawidłowego wyliczenia kwot wypłacanych pracownikowi z tytułu niezdolności do pracy kalkulator wynagrodzenia chorobowego potrzebuje danych. Dane te można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

a) dane identyfikujące płatnika (pracodawcę) i pracownika,
b) dane dotyczące wynagrodzeń.

Wprowadzanie danych identyfikujących płatnika i pracownika:

Dane identyfikujące płatnika i pracownika wprowadza się tylko jeden raz. Zachowane są one w bazie, można je modyfikować i usuwać. Pracowników dodaje się w kontekście określonych wcześniej płatników. Nie trzeba wpisywać wszystkich danych - można je uzupełnić w późniejszym terminie. Kiedy do programu zostaną dodane formularze generujące dokumenty zasiłkowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - będą one wykorzystywać dane wpisane w formatce pracodawcy i pracownika.

Po uruchomieniu modułu kalkulatora chorobowego pokaże się lista okno płatników, w którym można dodać, usunąć lub edytować dane istniejącego płatnika. Jeżeli na liście nie ma jeszcze właściwego płatnika należy go dodać (przycisk nowy). Jeżeli właściwy płatnik jest na liście należy go wskazać i wybrać opcję dalej.

alt

Rys. 1. Wynagrodzenie chorobowe - dane płatnika

Analogicznie postępuje się w przypadku dodawania (edycji) danych pracownika (ubezpieczonego).

Wprowadzanie danych płacowych:

Cała trudność z wyliczaniem wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku polega na prawidłowym ustaleniu podstawy, od której następuje dalsze liczenie. Aby ją prawidłowo ustalić należy wprowadzić dane płacowe pracownika, dla którego ustala się wynagrodzenie. Do tego celu służy formatka

WPROWADŹ DANE PŁACOWE DLA WYBRANYCH OKRESÓW.

Należy wprowadzić dane ze wszystkich miesięcy, z których wynagrodzenie będzie uwzględniane w wyliczeniu podstawy wymiaru. Następnie należy zaznaczyć, które miesiące będą uwzględniane (należy pominąć miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy). W oknie wprowadzania danych płacowych znajdują się dwie kolumny:

  • kolumna, w której wpisuje się sumę wynagrodzeń określonych w umowie o pracę w kwocie stałej,
  • kolumna, w której wpisuje się sumę wynagrodzeń zmiennych za okresy miesięczne.

alt

W kolumnie pierwszej bez względu na to, czy wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, wpisuje się kwotę wynagrodzenia określonego na umowie. W kolumnie 2 wpisuje się wynagrodzenia faktycznie otrzymane przez pracownika - i w przypadku konieczności uzupełnienia wynagrodzenia wprowadza się ilości dni roboczych i przepracowanych (kwota, dla której nastąpiło uzupełnienie wynagrodzenia, zaznaczana jest odmiennym kolorem tła na formatce).

Wynagrodzenie netto z tytułu składników zmiennych wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc wpisywane jest w innym miejscu. W celu uzupełnienia wynagrodzenia należy zaznaczyć odpowiednie pole wyboru.
 
Przekroczenie kwoty granicznej:


W przypadku pracowników osiągających znaczne wynagrodzenia może dojść do sytuacji, w której pracownik osiągnie kwotę wynagrodzeń, po której nie nalicza się składek na ubezpieczenie społeczne. W miesiącu, w którym to nastąpi należy rozbić wynagrodzenie na dwie części - objętą składkami i pozostałą. W praktyce należy wprowadzić tylko kwotę całkowitą wynagrodzenia miesięcznego oraz kwotę, która w danym miesiącu mieści się jeszcze w limicie. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru "Przekroczony próg zarobków oskładkowanych". Program wyliczy pozostałą kwotę. Przy ustalaniu podstawy zostaną odjęte składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe faktycznie naliczone, oraz składki na ubezpieczenie chorobowe od całości kwoty.

alt

Rys. 3. Wynagrodzenie chorobowe - dane dotyczące płac - przekroczenie progu

W następnych wprowadzanych miesiącach w danym roku program automatycznie zaliczy całość wynagrodzenia do części zwolnionej z obowiązku odprowadzania składek - w tym celu w danych następnych miesięcy dotyczących tego roku należy zaznaczyć pole wyboru "PRZEKROCZONY PRÓG ZAROBKÓW". Na formatce zawierającej listę wynagrodzeń pracownika miesiąc przekroczenia zostanie zaznaczony kolorem.

alt

Rys. 4. Wynagrodzenie chorobowe - dane dotyczące płac - przekroczenie progu - widok

Uzupełnianie wynagrodzenia:

Kalkulator umożliwia automatyczne uzupełnienie wynagrodzenia.

Są miesiące, w których pracownik był nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych, a nieobecność ta wpływa na wysokość jego wynagrodzenia. Wynagrodzenie za takie miesiące należy albo odrzucić (jeżeli pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy) albo uzupełnić. Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W przypadku pracownika z wynagrodzeniem stałym uzupełnienie polega na przyjęciu w danym miesiącu wynagrodzenia pracownika za miesiąc w wysokości określonej w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy. Uzupełnienie w tym przypadku nie wymaga żadnych działań arytmetycznych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku składników zmiennych, których wysokość zmniejsza się za czas nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. niektóre premie). Wtedy należy uzupełnić wynagrodzenie poprzez podzielenie wynagrodzenia które pracownik otrzymał przez ilość dni, które przepracował, a następnie pomnożenie przez ilość dni roboczych w danym miesiącu. Uwaga: jeżeli zmienne składniki płacowe nie ulegają zmniejszeniu z powodu nieobecności usprawiedliwionej pracownika, nie uwzględnia się ich w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego.

Jeżeli występuje konieczność uzupełnienia wynagrodzenia w miesiącu dla którego wpisuje się dane, proszę zaznaczyć odpowiednią opcję na formatce dodawania wynagrodzenia. W polu, które się wtedy uaktywni proszę wprowadzić ilość dni przepracowanych przez pracownika oraz ilość dni roboczych.  

alt

Rys. 5. Wynagrodzenie chorobowe - dane dotyczące płac - uzupełnianie wynagrodzenia

Takie same zasady uzupełniania wynagrodzenia obowiązują w przypadku pracowników otrzymujących dodatkowo zmienne składniki wynagrodzenia lub otrzymujących wyłącznie zmienne składniki (np. zatrudnienie w systemie dniówkowym, akord pełny itp.). Uzupełnianie stosuje się również w przypadku pracowników, którzy nie przepracowali ani jednego pełnego miesiąca. Są również inne sytuacje szczególne, w których stosuje się uzupełnienie wynagrodzenia.

Ważne: Jeżeli w okresie, przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, do ustalenia podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, po uzupełnieniu.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bez uzupełniania, w kwocie faktycznej.

Jeśli pracownik nie uzyska części wynagrodzenia w miesiącu z przyczyn nieobecności nieusprawiedliwionej, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować nie uwzględnia się tych dni, w których pracownik był nieobecny z przyczyn nieusprawiedliwionych.

Premie i inne zmienne składniki wynagrodzenia w podstawie zasiłku chorobowego:

Na formatce WYLICZENIE WYNAGRODZENIA CHOROBOWEGO/ZASIŁKU znajduje się pole do wprowadzenia przeciętnego wynagrodzenia netto za okresy dłuższe niż miesiąc. Ze względu na ilość występujących faktycznie sytuacji wynagrodzenie to należy ustalić samodzielnie. W dalszej części prezentujemy ogólne zasady, jakimi należy kierować się przy ustaleniu tego wynagrodzenia.

  alt

Rys. 6. Wynagrodzenie chorobowe - wyliczanie wynagrodzenia (zasiłku)

Przy wyliczaniu podstawy do wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy uwzględnia się również zmienne składniki płac wypłacane za okresy miesięczne lub dłuższe niż miesiąc (np. nagrody i premie).

Wprowadzanie informacji dotyczących nieobecności:

Na formatce "Wyliczenie wynagrodzenia chorobowego/zasiłku" wprowadza się między innymi dane dotyczące nieobecności. Należy podać ilość dni, w których pracownik był nieobecny. Alternatywnie można podać zakres dat. W okresie jednej nieobecności mogą być stosowane różne stawki procentowe zmniejszające wynagrodzenie. W polu opis można wprowadzić komentarz, pomocny przy ewentualnej analizie składników płacowych.

Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek:

1. choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną - trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego - pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu,

2. wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży - w okresie wskazanym w pkt. 1 - pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia,

3. poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów - w okresie wskazanym w pkt. 1 - pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia. 

alt

Rys. 7. Wynagrodzenie chorobowe - niezdolność do pracy

Zasiłek chorobowy:

Miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku, za wyjątkiem następujących przypadków:
  • miesięczny zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku (chyba, że pobyt w szpitali został spowodowany przyczyną, uprawniającą do wypłaty zasiłku w wysokości 100% podstawy).
  • miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli niezdolność do pracy lub niemożność wykonywania pracy:

1) przypada w okresie ciąży;
2) powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów;
3) powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

alt
Rys. 8. Wynagrodzenie chorobowe - zasiłek chorobowy

Świadczenie rehabilitacyjne:

Świadczenie rehabilitacyjne wynosi 90% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za okres pierwszych trzech miesięcy, 75% tej podstawy za pozostały okres, a jeżeli niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży - 100% tej podstawy.

Wskaźnik waloryzacji, konieczny dla prawidłowego przeliczenia świadczenia rehabilitacyjnego ogłasza się w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", w terminie do ostatniego dnia każdego kwartału kalendarzowego - wskaźnik ten obowiązuje w następnym kwartale.

Obliczenie wynagrodzeni:

Obliczenie wynagrodzenia (zasiłku) za czas niezdolności do pracy odbywa się na formatce "Wyliczenie wynagrodzenia chorobowego/zasiłku". Po naciśnięciu przycisku Przelicz zostanie wyliczone wynagrodzenie. Wyliczenie można zapisać do pliku tekstowego lub wydrukować (odpowiednio przycisk Zapisz do pliku i Drukuj). Z pliku tekstowego wyliczenie można przenosić do innych aplikacji w celu edycji poprzez skopiowanie do schowka (ctrl+c, a następnie w aplikacji docelowej ctrl+v).

alt

Rys. 9. Wynagrodzenie chorobowe - wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy

Moduł kalkulatora wynagrodzeń chorobowych stanowi jeden z wielu, w które wyposażony jest program Kalkulator FK ! Co to oznacza w praktyce?

Kupując program Kalkulator FK otrzymujecie Państwo potężne narzędzie, umożliwiające przeprowadzenie wielu różnych operacji wykorzystywanych w działalności przedsiębiorstwa - bez żadnych dodatkowych dopłat !

Kalkulator wynagrodzeń

Kalkulator wynagrodzeń pozwala na błyskawiczne przeliczenie parametrów płacowych (wynagrodzenie, zus, podatek, całkowity koszt zatrudnienia) dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, jak również dla osoby, z którą zawarto umowę cywilno-prawną: umowa zlecenia, umowa o dzieło.

Dodatkowo, moduł umożliwia wyliczenie obciążeń dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (zus, zaliczka na podatek dochodowy).

Wszystkie parametry można obliczać od kwoty brutto oraz netto!

Wyliczone kwoty można bezpośrednio skierować do modułu przelewów (np. w celu przekazania pracownikowi wynagrodzenia) lub zapłaty zaliczki na podatek dochodowy, czy tez składki ZUS.


Wyliczanie wynagrodzenia nie będzie już dla Ciebie stanowić problemu!

Część pracownik:

W części pracowniczej wyliczane są następujące parametry:

a) składki na ubezpieczenie społeczne, FP, FGŚP i zdrowotne
b) zaliczka na podatek dochodowy
c) parametry jak wyżej dla umów o dzieło i zlecenie objętych ZUS
d) parametry jak wyżej dla umów o dzieło i zlecenie nie objętych ZUS

alt

Rys. 1. Wynagrodzenie pracownika - składki zus, zaliczka na podatek, pensja

Część pracodawca:

Część PRACODAWCA służy do policzenia składek ZUS przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących, oraz wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przypadku osób, które rozpoczęły wykonywanie działalności gospodarczej nie wcześniej niż 25 sierpnia 2005 r. istnieje możliwość wyliczenia składek od obniżonej podstawy (stanowiącej 30% minimalnego wynagrodzenia).

Po wprowadzeniu parametrów wyjściowych (odpowiednie średnie wynagrodzenia - dla ubezpieczenia społecznego w gospodarce narodowej, a dla ubezpieczenia zdrowotnego w przedsiębiorstwach z wypłatami z zysku) pozostałe składki obliczane są przez program.

alt
Rys. 2. Wyliczanie składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, ustalanie dochodu i podstawy opodatkowania.

Kilometrówka

W module KILOMETRÓWKA osadzone są dwa kalkulatory:

  • przeliczający kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu,dla przedsiębiorcy rozliczającego samochód nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, oraz
  • przeliczający kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu używania przez niego samochodu nie będącego własności pracodawcy.

Poniżej rysunek, przedstawiający okno dialogowe dla wyliczania limitu kosztów:

alt
Rys. 1. Kilometrówka - pojazd właściciela - limit kosztów

Bardziej złożone jest wyliczenie kwoty należnej pracownikowi.

Konieczne jest wprowadzenie kilku parametrów: pojemności samochodu, wielkości miasta, w którym użytkowany jest samochód lub ilości kilometrów.

Zgodnie z przepisami należy również podać ilość dni nieobecności pracownika w pracy, w celu wyliczenia zmniejszenia kwoty ryczałtu.

Od 01.01.2004 r. ryczałty są w większości wypadków opodatkowane - dlatego należy wskazać stawkę podatku, według której będzie obliczana zaliczka.

alt

Rys. 2. Kilometrówka - pojazd pracownika - wysokość ryczałtu

Delegacje Krajowe

Moduł rozliczenia delegacji programu Kalkulator FK - podzielony jest na kilka sekcji - umożliwiających szybkie i proste rozliczenie:

  • wyjazdu służbowego krajowego (delegacji krajowej) - opis poniżej
  • wyjazdu służbowego zagranicznego (delegacji zagranicznej)
  • ryczałtu za używanie pojazdu (kilometrówka).
Poniżej opisujemy część dotyczącą rozliczania delegacji krajowej.

Moduł delegacji składa się z dwóch części - polecenia wyjazdu i rozliczenia wyjazdu.

Na podstawie istniejącego polecenia można sporządzić rozliczenie wyjazdu, jednak rozliczenie można również sporządzić jako dokument niezwiązany z poleceniem wyjazdu.

Wprowadzone dane służą do wyliczenia diet, ryczałtów i obliczenia sumy wydatków dodatkowych. Wyliczane są też w razie konieczności kwoty zwrotów z tytułu używania samochodu pracownika.

Wszystkie parametry niezbędne do sporządzenia wyliczeń - takie jak wysokości przysługujących diet, ryczałtów, stawka za km przebiegu pojazdu pozostawiamy programowi - wystarczy uzupełnić formularz danymi dotyczącymi samej delegacji, a rozliczeniem jej zajmie się program. 

alt

Rys. 1. Delegacja krajowa - rozliczenie delegacji, wyjazdu służbowego.

Po wypełnieniu formularza rozliczenia wyjazdu drukowane jest podsumowanie, które można wykorzystać w księgowości do rozliczenia wyjazdu i rozliczenia zaliczki z pracownikiem.

alt

Rys. 2. Delegacja krajowa - rozliczenie delegacji, wyjazdu służbowego - podsumowanie.

Rozliczenie można oczywiście wydrukować i zapisać do archiwum

Delegacja krajowa - samochód służbowy.

Przez ostatnie trzy dni przebywałem w delegacji. Podróżowałem samochodem służbowym - należącym do firmy, w której jestem zatrudniony. W okresie trwania delegacji nie miałem zapewnionego noclegu (nocleg na "własną rękę"). W jaki sposób rozliczyć delegację, jaką kwotę powinienem otrzymać od pracodawcy, skoro otrzymałem już zaliczkę w wysokości 200 zł?

Przykład 1 - Delegacja krajowa - samochód służbowy

Przez ostatnie trzy dni przebywałem w delegacji. Podróżowałem samochodem służbowym - należącym do firmy, w której jestem zatrudniony. W okresie trwania delegacji nie miałem zapewnionego noclegu (nocleg na "własną rękę").

W jaki sposób rozliczyć delegację, jaką kwotę powinienem otrzymać od pracodawcy, skoro otrzymałem już zaliczkę w wysokości 200 zł?

Ustalmy fakty:

- delegacja rozpoczęła się 18.03.2008 o godzinie 8:00, a zakończyła 20.03.2008 o godzinie 15:45,
- środkiem transportu był samochód firmowy (służbowy),
- wypłacono dotychczas 200 zł zaliczki;

Wyliczanie ręczne:

Aby prawidło rozliczyć delegację, dla powyższego prostego przykładu musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji,

Delegacja rozpoczęła się 18.03 o godzinie 8:00, zakończyła 20.03 o godzinie 15:45
Czas trwania delegacji wynosił więc 55 godzin i 45 minuty.
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) ona trwała.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z dwiema dobami pełnymi i doba niepełną - wynoszącą 7 godzin i 45 minut.

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości."

Mamy więc dwie pełne diety + 1/2 diety

b) na podstawie znanego czasu trwania delegacji wyliczyć przysługującą dietę,

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą Ci dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Przysługuje Ci więc dieta w wysokości 57,5 zł (2 x 23 zł + 1/2 z 23 zł).

c) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Musisz ustalić, czy w świetle obowiązujących przepisów, przysługuje Ci ryczałt za nocleg, jeśli tak, należy wyliczyć go stosując odpowiednią stawkę.
Ustalasz stawkę ryczałtu wynoszącą 150% diety. Stawka ryczałtowa wyniesie zatem 34,5 zł (150% z 23 zł).
Przysługuje ci ryczałt za dwa noclegi w wysokości 69 zł (2 x 34,5 zł).

d) określić ewentualne dodatkowe koszty poniesione w związku z delegacją

e) zsumować przysługujące Ci wynagrodzenie i odjąć je od kwoty otrzymanej zaliczki

Wyliczona dieta wynosi 57,5 zł, ryczałt noclegowy 69 zł.
W sumie - tytułem delegacji - powinieneś otrzymać 126,5 zł (57,5 zł + 69 zł), jako, że otrzymałeś już zaliczkę w wysokości 200 zł, powinieneś zwrócić różnicę do kasy firmy w kwocie 73,5 zł (200 zł - 126,5 zł).

Wyliczanie przy użyciu programu:

Określamy parametry delegacji:
 

  • wybieramy środek transportu (samochód służbowy), możemy także podać informacje dodatkowe dotyczące pojazdu, np. numer rejestracyjny,
  • wpisujemy imię i nazwisko delegowanego,
  • wprowadzamy informacje dotyczące czasu podróży,
  • wprowadzamy informacje dotyczące otrzymanej zaliczki (200 zł);

Wciskasz przelicz i już!
Na podstawie wprowadzonych danych kalkulator dokona rozliczenia delegacji.

alt

Korzyści wynikające z zastosowania kalkulatora wydają się oczywiste.
Całość rozliczenia odbywa się błyskawicznie!

Określasz tylko podstawowe parametry delegacji - całą resztą zajmuje się program.
Nie jest Ci potrzebna żadna dodatkowa wiedza na temat wzorów, obowiązujących stawek itp.

Delegacja krajowa - samochód pracownika.

Wybieram się na czterodniową delegację. Chcę odwiedzić współpracujące z naszą firmą punkty sprzedaży.
Będę nocował w hotelach - każdorazowo biorąc rachunek za nocleg. Chciałbym przygotować polecenie wyjazdu (warunek konieczny w mojej firmie). W jaki sposób sporządzić polecenie wyjazdu, jak po powrocie rozliczyć delegację?

Przykład 2 - delegacja krajowa - samochód pracownika

Wybieram się na czterodniową delegację. Chcę odwiedzić współpracujące z naszą firmą punkty sprzedaży.
Będę nocował w hotelach - każdorazowo biorąc rachunek za nocleg.
Chciałbym przygotować polecenie wyjazdu (warunek konieczny w mojej firmie).
W jaki sposób sporządzić polecenie wyjazdu, jak po powrocie rozliczyć delegację?

Polecenie wyjazdu:

Kalkulator oferuje możliwość sporządzenia druku tzw. polecenia wyjazdu. Istotne jest to, iż na podstawie takiego polecenia przejazdu można później dokonać rozliczenia wyjazdu - tak też zrobimy. Aby skorzystać z tej opcji nadajmy naszemu poleceniu wyjazdu numer, identyfikujący go w programie - niech będzie to numer 1/2008

Polecenie wyjazdu może być traktowane jako coś na kształt wstępnego rozliczenia (szacunku) kosztu całej delegacji.

alt

Rozliczanie delegacji:

Rozliczmy powyższą delegację

Wyliczanie ręczne:

Aby prawidło rozliczyć delegację, dla powyższego przykładu musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji,

Delegacja rozpoczęła się 18.03 o godzinie 6:00, zakończyła 21.03 o godzinie 17:30
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) ona trwała.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z 3 pełnymi dobami + 11 godzin i 30 minut (niepełna doba trwająca ponad 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości."

b) na podstawie znanego czasu trwania delegacji wyliczyć przysługującą dietę,

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą Ci dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Przysługuje Ci więc dieta w wysokości 92 zł (3 pełne x 23 zł + 1 x 23 zł).

c) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych zapisów nie przysługuje Ci ryczałt za nocleg - nocleg opłacony był bowiem w hotelu, na co wystawiono rachunki.
Powinieneś zatem do kosztów doliczyć kwoty wynikające z rachunków - jeśli płaciłeś je z własnej kieszeni

d) wyliczyć zwrot za używanie własnego samochodu do celów służbowych

Musisz ustalić liczbę przejechanych kilometrów (trasa przejazdu), a następnie wyliczyć przysługujący zwrot.
Stawka za jeden kilometr uzależniona jest od pojemności silnika Twojego samochodu (próg do 900 ccm i powyżej 900 ccm). W chwili obecnej stawka za jeden km dla pojemności pow. 900 ccm wynosi 0,8358 zł.
Przejechałeś 1620 km, zatem zwrot wyniesie 1353,99 (1620 km x 0.8358 zł).

e) zsumować przysługujące Ci wynagrodzenie i odjąć je od kwoty otrzymanej zaliczki

Wyliczona dieta wynosi 92 zł, rachunki za nocleg łącznie 256 zł, zwrot za używanie samochodu 1353,99 zł.
W sumie - tytułem delegacji - powinieneś otrzymać 1701,99 zł.

Trzeba szczerze przyznać, że rozliczanie delegacji "na piechotę" jest zajęciem skomplikowanym
i czasochłonnym. Spróbujmy zrobić to samo z kalkulatorem..

Wyliczanie przy użyciu programu:

Rozpatrujemy przypadek delegacji, dla której wcześniej sporządziliśmy polecenie wyjazdu.
Nie ma zatem konieczności - wprowadzania po raz drugi - tych samych danych - możemy je skopiować.
Wystarczy, że wybierzesz właściwe polecenie wyjazdu (polecenie wyjazdu numer). Po wskazaniu polecenia wyjazdu otrzymamy wszystkie wprowadzone dane.

Być może niektóre z nich wymagają korekty - delegacja mogła przecież przebiegać inaczej, niż było to planowane. W naszym przypadku skorygować musimy wysokość ryczałtu noclegowego, który nie przysługuje, bo nocowaliśmy w hotelu - zmieniamy więc wartość ryczałtu na 0 (zero).

Jeśli nie sporządziłeś polecenia wyjazdu (nie ma takiej konieczności) stosowne dane wprowadzasz w odpowiednie rubryki.

Idźmy dalej - określamy pozostałe parametry delegacji:

  • pojemność silnika (powyżej 900 ccm),
  • wykazujemy listę opłaconych rachunków za noclegi,
  • ewentualnie wprowadzamy informacje dotyczące innych wydatków i otrzymanej zaliczki;

Wciskasz przelicz i już!
Na podstawie wprowadzonych danych kalkulator dokona rozliczenia delegacji.

alt
Podsumowanie:

Korzyści wynikające z zastosowania kalkulatora widać jak na dłoni. Całość delegacji wyliczasz w kilka sekund, nie ma mowy o błędzie, nie ma też konieczności sprawdzania aktualnych parametrów, stawek itp.

Delegacja krajowa - podróż koleją.

Pracownik wrócił z trzydniowej delegacji. Podróżował koleją. W okresie trwania delegacji nie miał zapewnionego noclegu (nocleg na "własną rękę") ani wyżywienia. Otrzymał zaliczkę w wysokości 100 zł.
Jaką kwotę mam mu wypłacić?

Przykład 3 - delegacja krajowa - podróż koleją

Pracownik wrócił z trzydniowej delegacji. Podróżował koleją.
W okresie trwania delegacji nie miał zapewnionego noclegu (nocleg na "własną rękę") ani wyżywienia.
Otrzymał zaliczkę w wysokości 100 zł. Jaką kwotę mam mu wypłacić?

Delegacja trwała w okresie: 18-03-2008 godz. 11:00 do 20-03-2008 godz. 16:50. Pracownik zakupił dwa bilety kolejowe na kwotę 135 zł każdy.

Wyliczanie ręczne:

Aby prawidło rozliczyć delegację, dla powyższego przykładu musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji,

Delegacja rozpoczęła się 18.03 o godzinie 11:00, zakończyła 20.03 o godzinie 16:50
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) ona trwała.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z 2 pełnymi dobami + 5 godzin i 50 minut (niepełna doba trwająca do 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości."

b) na podstawie znanego czasu trwania delegacji wyliczyć przysługującą dietę,

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą Ci dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Przysługuje Ci więc dieta w wysokości 57,5 zł (2 pełne x 23 zł + 1/2 x 23 zł).

c) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych pracownikowi przysługuje ryczałt za dwa noclegi, czyli 69 zł (2 ryczałty x 150% z 23, czyli 2 x 34,5 zł) .

d) wyliczyć zwrot za dojazdy (bilety)

Zgodnie z przepisami "zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje".
Pracownik zapłacił 270 zł za bilety - tą kwotę należy mu zwrócić jako zwrot za dojazdy.

Pracownikowi przysługuje ponadto zwrot - ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
Dieta wynosi 23 zł, zatem ryczałt ten wyniesie 13,80 zł (3 rozpoczęte doby x 20% z 23, czyli 3 x 4,60 zł).

e) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie i odjąć je od kwoty wypłaconej zaliczki

Wyliczona dieta wynosi 57,5 zł, ryczałt noclegowy 69 zł, zwrot kosztów przejazdu to 270 zł za pociąg oraz 13,80 zł jako ryczałt za dojazdy miejscowe.
W sumie - tytułem delegacji - pracownik powinien otrzymać 410,30 zł.
Pracownik otrzymał jednak zaliczkę w wysokości 100 zł, do wypłaty pozostało więc 310,30 zł
(410,30 - zaliczka, tj. 100 zł)

Nieco kłopotliwe - zastosujmy wobec tego kalkulator

Wyliczanie przy użyciu programu:

Wprowadzamy parametry rozliczanej delegacji:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • datę i czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
  • środek transportu,
  • informacje dotyczące zwrotu za dojazdy (nasze bilety);

Wciskamy przelicz i mamy efekt!

alt

Kilka sekund i po sprawie!

Porównanie efektywności obu metod (rozliczanie ręczne i za pomocą programu) dobitniej pokazuje przewagę zastosowania kalkulatora, a także łatwość i intuicyjność pracy z tym narzędziem!

Chyba warto zrobić to szybciej, sprawniej i pewniej, czyż nie?

Delegacje Zagraniczne

Aby usprawnić proces rozliczania delegacji zagranicznej wprowadzono szereg udogodnień, do najważniejszych zaliczyć trzeba:

  • wbudowaną bazę kursów walut
  • możliwość rozliczania delegacji zagranicznych według indywidualnych - definiowanych przez użytkownika - parametrów określających wysokość diety, ryczałtu noclegowego lub wskaźników domyślnych - określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
  • automatyczne podpowiadanie kursu z dnia poprzedzającego poniesienie wydatku w walucie obcej (zgodnie z nowelizacją Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) - wskazując datę rozliczenia lub datę rachunku zapłaconego w walucie obcej, program domyślnie wstawią jako datę kursu dzień poprzedni
  • możliwość rozliczania zaliczek, wypłaconych w różnych walutach
  • możliwość definiowania wielu krajów, za nocleg w których delegowanemu należy wypłacić ryczałt noclegowy w odpowiedniej wysokości (odmiennej dla każdego kraju)

Poniżej opisujemy część dotyczącą rozliczania delegacji zagranicznej.

Rozliczenie delegacji zagranicznych jest stosunkowo skomplikowane. Różne stawki diet i ryczałtów dla poszczególnych krajów, konieczność przeliczania kursów, podział delegacji na część krajową i zagraniczną powodują, że sporządzenie prawidłowego rozliczenia wyjazdu zagranicznego nie jest proste.

Moduł delegacji zagranicznych znakomicie ułatwia to zadanie.

alt

Rys. 1. Delegacja zagraniczna - rozliczenie delegacji, wyjazdu służbowego.

Rozliczeniem delegacji zagranicznych współpracuje kalkulator walutowy - z bazy kursów pobierane są niezbędne kursy do przeliczenia wartości diet i skonwertowania wszystkich walut do waluty rozliczenia delegacji.

Formularz rozliczenia posiada kilka zakładek, pozwalających na udokumentowanie wszystkich rodzajów rozliczanych wydatków

Po wypełnieniu formularza rozliczenia wyjazdu, drukowane jest podsumowanie, które można wykorzystać w księgowości do rozliczenia wyjazdu i rozliczenia zaliczki z pracownikiem.

Wszystkie parametry niezbędne do sporządzenia wyliczeń - takie jak wysokości przysługujących diet, ryczałtów, stawka za km przebiegu pojazdu pozostawiamy programowi - wystarczy uzupełnić formularz danymi dotyczącymi samej delegacji, a rozliczeniem jej zajmie się program.

alt

Rys. 2. Delegacja zagraniczna - rozliczenie delegacji, wyjazdu służbowego - podsumowanie.

Rozliczenie można oczywiście wydrukować i zapisać do archiwum

Delegacja zagraniczna - bez wyżywienia

Wysłałem na kilka dni pracownika do Niemiec. Pracownik wyjechał samochodem należącym do firmy (służbowy), żywił się we własnym zakresie, otrzymał jednak zaliczkę, aby wykupić sobie noclegi.

Na miejscu kupował paliwo oraz kilka niezbędnych rzeczy (m.in. narzędzia), których zapomniał zabrać z firmy.
W jaki sposób rozliczyć delegację?

Przykład 1 - Delegacja zagraniczna - bez wyżywienia.

Wysłałem na kilka dni pracownika do Niemiec. Pracownik wyjechał samochodem należącym do firmy (służbowy), żywił się we własnym zakresie. Otrzymał zaliczkę, aby wykupić sobie noclegi, w wysokości 150 EUR.
Na miejscu kupował paliwo oraz kilka niezbędnych rzeczy (m.in. narzędzia), których zapomniał zabrać z firmy.
W jaki sposób rozliczyć delegację?

Ustalmy fakty:

Delegacja trwała w okresie od 17-03-2008 godz. 07:30 do 20-03-2008 godz. 16:50.
Część zagraniczna trwała od godziny 12:00 17 marca do godziny 12:45 20 marca.

Pracownik dostarczył rachunki za nocleg:

  • a) z dnia 18-03-2008 na kwotę 43,50 EUR
  • b) z dnia 19-03-2008 na kwotę 24 EUR

Dodatkowo, otrzymałem od pracownika rachunki za:

  • zakup narzędzi pracy, z dnia 18-03-2008 na kwotę 84,64 EUR
  • zakup paliwa, z dnia 19-03-2008 na kwotę 63,35 EUR

Wyliczenie ręczne:

Czeka nas trochę liczenia.
Delegacja zagraniczna składa się bowiem z dwóch części - części krajowej i zagranicznej.
Dodatkowo w skład części krajowej wchodzą dwa etapy.

W skrócie delegacja zagraniczna to:

- część krajowa 1 - podróż z firmy do granicy
- cześć zagraniczna - pobyt za granicą
- część krajowa 2 - od momentu wjazdu do kraju do powrotu do firmy

Musimy więc rozliczyć delegację według wskaźników (przepisów) dotyczących podróży na terenie kraju (część krajowa 1 i 2) oraz podróży poza obszarem kraju (cześć zagraniczna)

Zajmijmy się wpierw częścią krajową.

Część krajowa

Aby prawidło rozliczyć delegację w kraju musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji w kraju i przysługującą dietę,

- część krajowa 1 trwała dnia 17.03 pomiędzy godzinami 07:30, a 12:00 (4 godziny i 30 minut),
- część krajowa 2 trwała dnia 20.03 pomiędzy godzinami 12:45, a 16:50 (4 godziny i 5 minut),

Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała łącznie część krajowa.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z czasem 8 godzin i 35 minut (niepełna doba trwająca ponad 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:
"jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości, "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej (od 01.01.2007) dieta wynosi 23 zł.
Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 11,50 zł (1/2 z 23 zł).

b) wyliczyć ryczałt noclegowy

Zgodnie z przepisami Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych pracownikowi nie przysługuje ryczałt noclegowy.

c) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży w kraju

Wyliczona dieta wynosi 11.50 zł, ryczałt noclegowy nie przysługuje, podobnie jak zwrot kosztów przejazdu (środkiem transportu jest bowiem samochód służbowy).
W sumie, za część krajową pracownik powinien otrzymać 11,50 zł.

Część zagraniczna

Aby prawidło rozliczyć delegację za granicą musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji za granicą i przysługującą dietę,

Część zagraniczna trwała w czasie od 17.03.2008 godz. 12:00 do 20.03.2008 godz. 12:45.
W sumie czas spędzony za granicą to 72 godziny i 45 minut.
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała część zagraniczna.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z 3 dobami pełnymi i 45 minutami (niepełna doba trwająca do 8 godzin).

Stosowny przepis stanowi:

"Dietę oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
   a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w Niemczech, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej dieta wynosi 42 EUR.
Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 140 EUR (3 x 42 EUR + 1/3 z 42 EUR, czyli 126 EUR + 14 EUR).

b) wyliczyć zwrot kosztów za nocleg

Przepisy mówią, iż w analizowanym przez nas przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym.

Sprawa wydaje się pozornie prosta - mamy bowiem dwa rachunki, pierwszy z dnia 18-03-2008 na kwotę 43,50 EUR, drugi z dnia 19-03-2008 na kwotę 24 EUR.
Problem w tym, że wynagrodzenie dla pracownika wypłacamy w złotówkach. Wobec tego musisz dokonać przeliczenia wg odpowiedniego kursu zapłaconej kwoty na PLN.

c) wyliczyć zwrot kosztów za pozostałe wydatki

Podobnie jak w przypadku rachunków za nocleg - wydatkowane kwoty musisz przeliczyć na złotówki, a więc ustalić kurs na dany dzień i dokonać wyliczenia. Do rozliczenia pracownik przedstawił dwa rachunki:

- z dnia 18-03-2008 na kwotę 84,64 EUR
- z dnia 19-03-2008 na kwotę 63,35 EUR

d) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży za granicą i przeliczyć je na PLN

Podsumujmy dotychczasowe ustalenia:

  • wyliczona dieta wynosi 140 EUR - według kursu z dnia rozliczenia delegacji (21.03.2008, kurs: 3,5333) daje to kwotę 494,66 zł,
  • zwrot kosztów za nocleg (rachunki):

       43,50 EUR co daje według kursu z 17.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) 154,92 zł oraz
       24 EUR - wg kursu z 18.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) - 85,01 zł
       razem: 67,50 EUR, tj. 239,93 zł,

  • zwrot kosztów za pozostałe wydatki (rachunki):

       84,64 EUR co daje według kursu z 17.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) 301,43 zł oraz
       63,35 EUR - wg kursu z 18.03.2008 (data sprzedaży - rachunku) - 224,39 zł
       razem: 147,99 EUR, tj. 525,82 zł;

W sumie, za część zagraniczną pracownik powinien otrzymać 1260,41 zł.

Rozliczenie delegacji:

Ostatnim krokiem jest ustalenie całkowitej kwoty do wypłaty tytułem delegacji, a więc zsumowanie należności za część krajową z zagraniczną i odjęcie od wyniku kwoty wypłaconej zaliczki (jeśli taka była dokonana).
W analizowanym przypadku mamy do czynienia z zaliczką 150 EUR wypłaconą dnia 17.03.2008, co w wyniku przeliczenia na PLN daje kwotę 534,19 zł

W ostatecznym rozrachunku, należność z tytułu podróży służbowej (delegacji) jaką powinieneś wypłacić pracownikowi wynosi 737,72 zł (1260,41 zł - 534,19 zł + 11,50 zł)

Wyliczanie przy użyciu programu:

Wprowadzamy parametry rozliczanej delegacji:

- imię i nazwisko pracownika,
- datę i czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
- datę i czas przekraczania granic,
- datę rozliczenia (na podstawie której ustalany jest kurs rozliczenia),
- wypłaconą zaliczkę i datę z jaką zaliczka ma być rozliczona (przeliczona na PLN),
- kraj docelowy podróży,
- dane dotyczące noclegów za granicą (rachunki),
- dane dotyczące środka transportu (samochód służbowy)
- dane dotyczące pozostałych wydatków (rachunki);

To wszystko.

Wciskamy przelicz i mamy błyskawicznie efekt naszej pracy!

alt

Rys. 1. Pobyt zagranica - informacje ogólne. 

alt

Rys. 2. Pobyt zagranica - informacje dotyczące noclegów.

alt

Rys. 3. Pobyt zagranica - koszty dojazdu.

alt

Rys. 4. Pobyt zagranica - pozostałe wydatki.

alt

Rys. 5. Pobyt kraj - informacje ogólne.

alt

Rys. 6. Rozliczenie delegacji - podsumowanie.

Podsumowanie:

Porównaj czas poświecony metodzie ręcznej i automatycznej (program). Dodaj do tego brak konieczności śledzenia zmian kursów walut (program zawiera dane kursowe z możliwością codziennej aktualizacji), parametrów, wysokości poszczególnych diet, stawek etc., a ponadto prostą, czytelną i intuicyjną obsługę programu i zadaj sobie pytanie: Czy moduł delegacji kalkulatora przyda się w Twojej pracy.

Całodzienne wyżywienie

Przygotowuję rozliczenie delegacji zagranicznej. Pracownik przebywał przez kilka dni w delegacji (Francja).
W trakcie trwania delegacji miał zapewnione całkowite wyżywienie (nocleg wraz z całkowitym wyżywieniem w hotelu). Podróżował własnym samochodem Jaką kwotę mam wypłacić pracownikowi tytułem delegacji - otrzymał już 600 zł tytułem zaliczki?

Przykład 2 - Delegacja zagraniczna - całodzienne wyżywienie.

Szczegóły dotyczące delegacji:

Delegacja trwała w okresie od 11-03-2008 godz. 10:30 do 19-03-2008 godz. 19:30.
Część zagraniczna trwała od godziny 15:00 11 marca do godziny 14:10 19 marca.

Pracownik dostarczył rachunki za nocleg wraz z wyżywieniem:

  • a) z dnia 12-03-2008 na kwotę 30,50 EUR
  • b) z dnia 18-03-2008 na kwotę 242,32 EUR

Wyliczanie ręczne:

Jak wiemy z poprzedniego przykładu delegacja zagraniczna składa się z kilku części.
Aby dokonać rozliczenia należy rozliczyć każdą z części według nieco innych zasad (wskaźników).

Część krajowa

Zasada postępowania jest analogiczna, jak w poprzednim przykładzie, należy więc:

a) wyliczyć czas trwania delegacji w kraju i przysługującą dietę,

- część krajowa 1 trwała 4 godziny i 30 minut,
- część krajowa 2 trwała 5 godzin i 20 minut,

Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała łącznie część krajowa.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z czasem 9 godzin i 50 minut (niepełna doba trwająca od 8 do 12 godzin).

Stosowny przepis stanowi:

"jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości, "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) w kraju, a następnie wyliczyć przysługującą dietę.
W chwili obecnej dieta wynosi 23 zł. - pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości 11,50 zł (1/2 z 23 zł).

b) wyliczyć ryczałt noclegowy

Wiemy już, że ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W świetle powyższych pracownikowi nie przysługuje ryczałt noclegowy.

c) wyliczyć zwrot za używanie samochodu pracownika

Aby to zrobić musisz otrzymać informację o liczbie przejechanych kilometrów - znać trasę przejazdu.
Stawka za jeden kilometr uzależniona jest od pojemności silnika samochodu (próg do 900 ccm i powyżej 900 ccm). W chwili obecnej stawka za jeden km dla pojemności pow. 900 ccm wynosi 0,8358 zł. W kraju pracownik przejechał łącznie 720 km, zwrot wyniesie zatem 601,78 zł (720 km x 0.8358 zł).

d) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży w kraju

Wyliczona dieta wynosi 11,50 zł, ryczałt noclegowy nie przysługuje, zwrot kosztów przejazdu (samochód pracownika) to 601,78 zł.
W sumie, za część krajową pracownik powinien otrzymać 613,28 zł.

Część zagraniczna

Aby prawidło rozliczyć delegację za granicą musiałbyś kolejno:

a) wyliczyć czas trwania delegacji za granicą i przysługującą dietę,

Część zagraniczna trwała od godziny 15:00 11 marca do godziny 14:10 19 marca.
Aby ustalić dietę, musimy wiedzieć ile dni (dób) trwała część zagraniczna.
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia z 7 dobami pełnymi + 23 godziny i 50 minut (niepełna doba trwająca ponad 12 godzin).

Stosowny przepis stanowi:

"Dietę oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
   a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. "

Musisz sprawdzić, ile wynosi wysokość diety dla delegacji (podróży służbowej) we Francji, a następnie wyliczyć przysługującą dietę. W chwili obecnej dieta wynosi 45 EUR.
Wyliczona dieta wynosiłaby 360 EUR (7 x 45 EUR + 1 x 45 EUR).
Jednakże - jako, że pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie - przysługuje mu 25% diety ustalonej powyżej, powinien otrzymać więc 90 EUR (360 EUR x 25%).

b) wyliczyć zwrot kosztów za nocleg

Przepisy mówią, iż w analizowanym przez nas przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym.

Sprawa wydaje się pozornie prosta - mamy bowiem dwa rachunki. Wiemy jednak z poprzedniego przykładu, o konieczności przeliczenia wg odpowiedniego kursu zapłaconej kwoty tytułem rachunków na PLN.
- rachunek z dnia 12-03-2008 na kwotę 30,50 EUR - to 108,15 zł
- rachunek z dnia 18-03-2008 na kwotę 242,32 EUR - to 862,97 zł

c) wyliczyć zwrot za używanie samochodu pracownika

Analogicznie, jak w przypadku części krajowej - musisz ustalić ilość przejechanych kilometrów (trasę przejazdu), a następnie ustalić stawkę za jeden kilometr i tym samym wyliczyć przysługujący zwrot. Pracownik - podczas pobytu za granicą - przejechał 1900 km. Stawka za jeden km dla samochodu o pojemności pow. 900 ccm wynosi 0,8358 zł. Zwrot wyniesie zatem 1588,02 zł.

d) zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie tytułem podróży za granicą

Podsumujmy dotychczasowe ustalenia:
- wyliczona dieta wynosi 90 EUR - według kursu z dnia rozliczenia delegacji (20.03.2008, kurs: 3,5370) daje to kwotę 318,33 zł,
- zwrot kosztów za nocleg (rachunki): 108,15 zł + 862,97 zł = 971,12 zł
- zwrot kosztów za używanie samochodu: 1588,02 zł

W sumie, za część zagraniczną pracownik powinien otrzymać 2877,47 zł.

Rozliczenie delegacji

Ostatnim krokiem jest ustalenie całkowitej kwoty do wypłaty tytułem delegacji, a więc zsumowanie należności za część krajową z zagraniczną i odjęcie od wyniku kwoty wypłaconej zaliczki (jeśli taka była dokonana).
W analizowanym przypadku mamy do czynienia z zaliczką 600 zł.

W ostatecznym rozrachunku, należność z tytułu podróży służbowej (delegacji) jaką powinieneś wypłacić pracownikowi wynosi 2890,75 zł (613,28 zł + 2877,47 zł - 600 zł)

Wyliczanie przy użyciu programu:

Wprowadzamy parametry rozliczanej delegacji:

- imię i nazwisko pracownika,
- datę i czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
- datę i czas przekraczania granic,
- datę rozliczenia (na podstawie której ustalany jest kurs rozliczenia),
- wypłaconą zaliczkę,
- kraj docelowy podróży,
- dane dotyczące noclegów za granicą (rachunki),
- dane dotyczące środka transportu (samochód pracownika) i trasę przejazdu
- dane dotyczące wyżywienia za granicą;

To wszystko.

Wciskamy przelicz i mamy błyskawicznie efekt naszej pracy!

alt

Rys. 1. Pobyt zagranica - informacje ogólne.

alt

Rys. 2. Pobyt zagranica - informacje dotyczące noclegów.

alt

Rys. 3. Pobyt zagranica - koszty dojazdu.

alt

Rys. 4. Pobyt kraj - informacje ogólne.

alt

Rys. 5. Rozliczenie delegacji - podsumowanie.

Podsumowanie:

Porównaj czas poświecony metodzie ręcznej i automatycznej (program). Dodaj do tego brak konieczności śledzenia zmian kursów walut (program zawiera dane kursowe z możliwością codziennej aktualizacji), parametrów, wysokości poszczególnych diet, stawek etc., a ponadto prostą, czytelną i intuicyjną obsługę programu i zadaj sobie pytanie: Czy moduł delegacji kalkulatora przyda się w Twojej pracy.

Kapitał początkowy

Kapitał początkowy zbudowany jest jako wygodny wizard (kreator), działający w postaci kolejno po sobie następujących formularzy, do których wprowadza się dane niezbędne do ustalenia kapitału początkowego.

Jeżeli dysponujemy formularzem RP-7 wypełnionym w Kalkulatorze FK, dane można zaimportować bezpośrednio do modułu kapitału początkowego.

Informacje dotyczące wynagrodzeń w poszczególnych latach można wpisywać w ujęciu kwotowym i procentowym.

alt

Rys. 1. Kapitał początkowy.

Po wprowadzeniu danych generowany jest raport w takim samym układzie jak dostarczany ubezpieczonym przez ZUS. Dzięki temu możliwe jest porównanie własnych wyliczeń z wyliczeniami dokonanymi w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Na wszystkich formularzach umieszczone są łącza do plików ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi wprowadzanych wielkości.

Moduł "Kapitał początkowy" stanowi jeden z wielu, w które wyposażony
jest program Kalkulator FK ! Co to oznacza w praktyce?

Kupując program Kalkulator FK otrzymujecie Państwo potężne narzędzie, umożliwiające przeprowadzenie wielu różnych operacji wykorzystywanych w działalności przedsiębiorstwa - bez żadnych dodatkowych dopłat!

do góry