Zwrot wydatków z tytułu wykorzystania samochodu pracownika w delegacji a koszty podatkowe pracodawcy

Pracownikom odbywającym podróż służbową, o której mowa w przepisach Kodeksu pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Zalicza się do nich m.in. diety, a także zwrot kosztów przejazdów, noclegów itp. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową własnym samochodem należy się również zwrot kosztów związanych z wykorzystaniem prywatnego pojazdu dla celów służbowych. Problematyczne okazuje się jednak określenie, jakie konkretnie wydatki należy zwrócić takiemu pracownikowi.

Rozliczenie podróży służbowej z wykorzystaniem samochodu pracownika

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, pracownikowi który odbywa delegację własnym pojazdem należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. „kilometrówki”. Ponadto, pracodawca zwraca pracownikowi również inne wydatki poniesione w związku z delegacją, jeżeli ich wysokość została udokumentowana. W rozporządzeniu wymieniono przykłady takich wydatków, pośród których znalazły się m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami oraz opłaty za postój w strefie płatnego parkowania. Uregulowanie w przepisach katalogu przykładowych wydatków, które podlegają zwrotowi jest nowością wprowadzoną w życie 1 marca 2013 r.

W poprzednim stanie prawnym, odpowiednie regulacje mówiły wyłącznie o zwrocie innych wydatków poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową bez podawania przykładów. Rodziło to szereg problemów praktycznych związanych z rozliczaniem delegacji, w tym z rozliczeniem kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży prywatnego samochodu pracownika. Pracodawcy nie mieli bowiem pewności czy wydatki takie jak opłaty za parkowanie czy autostrady należy zwrócić wyłącznie do wysokości „kilometrówki”, czy też uznać je za inne wydatki związane z podróżą i rozliczyć je w pełnej wysokości.

Dzięki wprowadzeniu wspomnianego katalogu wydatków do przepisów dotyczących rozliczenia kosztów podróży, pracodawcy i pracownicy zyskali pewność co do tego, że w przypadku odbycia przez pracownika podróży służbowej własnym samochodem należy mu się zwrot kosztów tzw. „kilometrówki” oraz zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych na zapłatę opłat za parkowanie czy opłat za przejazd autostradami.

Zwrot innych wydatków związanych z delegacją w kosztach podatkowych

Na gruncie podatku dochodowego, zwrot wydatków związanych z podróżą służbową pracownika zasadniczo stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Istotą delegacji jest bowiem wykonanie przez pracownika czynności związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, a więc koszty poniesione na ten cel mają, co do zasady, związek z osiąganiem przychodów względnie zabezpieczeniem albo zachowaniem ich źródeł. Trzeba jednak pamiętać o tym, że niektóre wydatki zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy ustawy. Takim wyłączeniem objęte są m.in. wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celu odbycia podróży służbowej - w wysokości przekraczającej „kilometrówkę”.

Zdaniem organów skarbowych, do kosztów związanych z używaniem przez pracowników samochodów prywatnych dla celów pracodawcy należy zaliczyć nie tylko koszty eksploatacji, takie jak wydatki na paliwo czy ogumienie, ale także koszty parkingów i przejazdu drogami płatnymi. W konsekwencji, fiskus zezwala na zaliczenie do kosztów podatkowych wszelkich wydatków zwróconych pracownikowi w związku z wykorzystaniem pojazdu prywatnego w delegacji tylko do wysokości „kilometrówki”. Niestety, opisana nowelizacja przepisów o należnościach przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie spowodowała zmiany poglądów w resorcie finansów. Świadczą o tym interpretacje wydane przez dyrektorów izb skarbowych już po nowelizacji przepisów dotyczących delegacji.

W interpretacji z 27 czerwca 2013 r., nr IBPBI/2/423-374/13/CzP Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził:

(...) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem osobowym wydatki związane z ich używaniem obejmujące w szczególności koszty przejazdu autostradą i opłaty za parkingi pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz właściwego ich udokumentowania, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Stanowisko Spółki, iż przepisy art. 16 ust. 1 pkt 30 updop wyłączające wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mają zastosowania do innych wydatków związanych z przejazdem, należy uznać za nieprawidłowe.

Do podobnych wniosków doszedł Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 28 czerwca 2013 r. (nr IPTPB3/423-120/13-5/GG) oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 13 sierpnia 2013 r. (nr ILPB3/423-238/13-3/KS).

Takie podejście Ministerstwa Finansów skutkuje, w mojej ocenie, powstaniem niespójności pomiędzy przepisami dotyczącymi zasad rozliczania delegacji a przepisami podatkowymi. Pracodawcy zobowiązani do rozliczania podróży służbowych na podstawie wspomnianego rozporządzenia są bowiem zobligowani do zwrócenia pracownikom kwot wydatkowanych na przejazdy autostradą czy parkingi w wysokości faktycznie poniesionej. Jednocześnie, do kosztów podatkowych mogą oni zaliczyć ww. wydatki wyłącznie do wysokości wynikającej z tzw. „kilometrówki”. Niestety, nic nie wskazuje na to, by Ministerstwo Finansów miało w najbliższym czasie zmienić zdanie w tej kwestii.

Magdalena Płachecka