Zwrot kosztów wyżywienia a przychód pracownika

Pytanie podatnika: Czy poniesione przez pracowników koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych) nie stanowią przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 02.02.2012 r. (data wpływu 03.02.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom kosztów wyżywienia ponoszonych podczas podróży służbowych - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 03.02.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom kosztów wyżywienia ponoszonych podczas podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Przedmiotem działalności Spółki jest zakup i sprzedaż produktów chemicznych, zwłaszcza polimerów, udział w przedsięwzięciach i pośredniczenie w transakcjach w zakresie przemysłu chemicznego oraz produkcja koncentratów barwiących do tworzyw sztucznych. W celu wykonywania swojej działalności Spółka zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Do zadań części pracowników należy między innymi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych, podtrzymywanie współpracy z obecnymi kontrahentami krajowymi i zagranicznymi oraz inne czynności, które często wiążą się z koniecznością wyjazdu poza stałe miejsce pracy (w szczególności związane ze współpracą w ramach grupy oraz ze szkoleniami pracowników). W przypadku podróży służbowych Spółka zamierza zwracać pracownikom koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb oraz koszty całodziennego wyżywienia.

W związku z tym, zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych, Spółka nie będzie wypłacać pracownikom diet z tytułu podróży służbowej. W przedmiotowym wniosku Spółka występuje we własnym imieniu. Spółka jest świadoma faktu, iż koszt wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej potwierdzony przedstawionymi przez niego dokumentami zakupu w większości przypadków będzie przewyższał wartość diety krajowej bądź zagranicznej określonej w rozporządzeniu. Spółka zamierza zaliczyć całość wydatków na wyżywienie poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów i nie opodatkowywać podatkiem dochodowym od osób fizycznych kwoty stanowiącej różnicę między rzeczywiście poniesionymi wydatkami na wyżywienie a kwotą limitu dziennego diety.

Jednocześnie Spółka zaznaczyła, że:

- cel podróży służbowych pracowników wiąże się z profilem działalności Spółki i ma związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów,
- wydatki na wyżywienie poniesione przez pracowników w czasie podróży będą podlegały każdorazowo dwu stopniowej kontroli pod względem ich zasadności. Wydatki będą odpowiednio dokumentowane dowodami zakupu: fakturami, rachunkami bądź paragonami fiskalnymi. Liczba przedłożonych dowodów dotyczących wyżywienia będzie ograniczona maksymalnie do 3 dowodów na pełną dobę, co odpowiada 3 posiłkom dziennie. Powyższe dowody zakupu będą opisywane przez pracowników zgodnie z faktycznie zaistniałym zdarzeniem gospodarczym.
- w przypadku, gdy wydatki będą niezasadne z punktu widzenia Spółki, niezgodne z zasadami etyki i ładu korporacyjnego lub niewłaściwie udokumentowane, wydatki takie nie będą podlegały zwrotowi (lub pracownik będzie obowiązany do zwrotu wydatkowanych kwot).

Ponadto Wnioskodawca zaznaczył, iż ustalenie konsekwencji na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych będzie bezpośrednio wpływać na obowiązki Spółki wynikające z prawa podatkowego, a w szczególności jej obowiązki jako płatnika PIT w stosunku do pracownika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy poniesione przez pracowników koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych) nie stanowią przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce stery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej: rozporządzenie”).

W myśl § 3 rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. noclegów,
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na żywienie, dieta nie przysługuje - § 5 ust. 3 tego rozporządzenia.

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z treścią art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Od tej generalnej zasady ustawodawca ustanowił wyjątek, który przedstawiony jest w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy i zgodnie, z którym wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Dokonując analizy tego zwolnienia Wnioskodawca stwierdził, że ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw bądź wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr236, poz. 1991 ze zm.).

W opinii Wnioskodawcy, na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownikowi, z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do wysokości określonej w Rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Według Wnioskodawcy, warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego do wyjaśnienia tej kwestii należy odwołać się do postanowień Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z § 3 i § 4 rozporządzenia, pracownikowi w związku z podróżą służbową przysługują diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Dieta natomiast nie przysługuje w przypadku, gdy pracodawca zapewni pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Spółka stosuje drugie z przytoczonych rozliczeń kosztów podróży, tj. nie wypłaca pracownikom diet, ale pokrywa koszty ich całodziennego wyżywienia. Analogiczne rozliczenie stosowane jest w przypadku podróży zagranicznych, w tym także przypadku Spółka zapewnia płatność za wyżywienie w trakcie podróży. Pojęcie otrzymywany za granicą ekwiwalent za wyżywienie dotyczy bowiem wszystkich sytuacji, gdzie Spółka dokonuje płatności za wyżywienie pracownika (niezależnie od formy rozl...