Zwrot kosztów wyjazdu a przychód pracownika

Pytania podatnika: Czy zwrot przedstawicielom handlowym wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem pracy na noclegi w hotelach Spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych? Czy w przypadku zaliczenia do przychodów pracownika wydatków na hotele pracownik może korzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 z uwzględnieniem ust. 14 art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? Czy koszty pobytu w miejscowości siedziby pracodawcy (innej niż miejsce zamieszkania i pracy przedstawicieli i innych pracowników) pokryte przez pracodawcę stanowić będzie dochód podatkowy pracownika?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 10.05.2012 r. (data wpływu 16.05.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika z tytułu finansowania przez pracodawcę wydatków ponoszonych przez przedstawicieli handlowych związanych z wyjazdami służbowymi nie będącymi podróżą służbową - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16.05.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika z tytułu finansowania przez pracodawcę wydatków ponoszonych przez przedstawicieli handlowych związanych z wyjazdami służbowymi nie będącymi podróżą służbową.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prawa handlowego, prowadzi działalność gospodarczą na terenie całego kraju poprzez kilka oddziałów produkcyjno - dystrybucyjnych, kilkadziesiąt hurtowni i sklepów.

Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych. Przedstawiciele handlowi są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, w której jako miejsce świadczenia pracy jest wskazany obszar kilku województw lub region całego kraju. Tego typu zapis wiąże się z faktem, że osoby te w sposób stały świadczą pracę poza siedzibą Spółki, a wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw (terenie kraju), w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie traktowała jako podróży służbowej (delegacji). Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponoszą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych im obowiązków. Wydatki te głównie dotyczą kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego, czy tez opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy są potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę, jako na nabywcę lub paragonami. Po przedłożeniu ww. dokumentów księgowych i na ich podstawie spółka dokonuje zapłaty za faktury przelewem bądź w sporadycznych przypadkach dokonuje pracownikom zwrotu całości równowartości poniesionych przez nich wydatków (paragon, faktura).

Pracownicy Spółki, którzy w umowach o pracę jako miejsce świadczenia pracy mają wskazany określony region (kilka województw), świadczą w sposób stały pracę poza siedzibą Spółki, nie będąc w podróży służbowej. Zatem, wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw, w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie traktuje jako podróży służbowej (delegacji) i w związku z tym nie wypłaca diet.

Dodatkowo raz w miesiącu lub w innych odstępach czasowych odbywają się w siedzibie firmy lub w oddziale narady handlowe na których rozliczane są wyniki sprzedaży całej firmy oraz omawiane plany i działania na przyszłość. W naradach handlowych może brać udział przedstawiciel Zarządu, Dyrektor Handlowy, Regionalni Kierownicy Sprzedaży, oraz inni pracownicy firmy w zależności od omawianych tematów na naradach.

Po naradach handlowych odbywają się również raz w miesiącu narady handlowe na szczeblu regionów w których bierze udział Regionalny Kierownik Sprzedaży oraz podlegli Jemu przedstawiciele handlowi.

Również w przypadku narad handlowych na szczeblu całej firmy jak i narad w rejonach część pracowników korzysta z noclegów, ponieważ odbywają się one w znacznych odległościach od ich miejsca zamieszkania. Terminy narad ustalane są przez kierownictwo firmy i pracownicy zobowiązani brać w nich udział nie decydują samodzielnie o terminie i miejscu noclegu.

W sytuacji gdy pracownicy będą wykorzystywali samochody będące własnością Spółki do wykonywania określonych czynności (zadań służbowych)...