Zwiększanie konkurencyjności biura rachunkowego i związane z tym ryzyka
W Polsce aktywnych jest obecnie nieco ponad 35 000 biur rachunkowych, obsługujących ponad 2 miliony przedsiębiorców. Otwarcie rynku i dopuszczenie do świadczenia usług związanych z rachunkowością nowych podmiotów spowodowało od 2014 r. znaczący wzrost liczby aktywnych przedsiębiorców działających w branży rachunkowej, wpływając na rosnący poziom konkurencji pomiędzy działającymi biurami rachunkowymi. To z kolei nieustannie wpływa na stałe rozszerzanie zakresu usług, oferowanych obecnie przez profesjonalne podmioty świadczące usługi związane z rachunkowością.
Regulacje najbardziej istotne dla biur rachunkowych
Artykuł 76a ustawy o rachunkowości mówi, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Jednocześnie ustawa wyraźnie wskazuje, że działalność ta polega na na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy, czyli na:
- prowadzeniu, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego;
- sporządzaniu sprawozdań finansowych;
- gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.
Katalog czynności wykonywanych w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości jest zatem katalogiem zamkniętym.
Nie są to jednak jedyne czynności, którymi na co dzień zajmują się biura rachunkowe - część z rutynowych zadań biur została wymieniona w ustawie o doradztwie podatkowym, jako czynności doradztwa podatkowego, do których zawodowego wykonywania uprawnione są osoby i podmioty nie posiadające uprawnień opisanych w tej ustawie.
Przypomnijmy w tym momencie, iż artykuł 2 ustawy o doradztwie podatkowym stanowi, iż czynności doradztwa podatkowego obejmują:
1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami;
2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;
3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;
4) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 1;
5) wykonywanie niezależnego audytu funkcji podatkowej, o którym mowa w art. 20zo § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.
Przy czym zawodowe wykonywanie czynności, o których mowa w pkt 1, 4 i 5, jest zastrzeżone wyłącznie dla podmiotów uprawnionych w rozumieniu ustawy.
Zobacz również film:
Ubezpieczenie OC nowoczesnego biura rachunkowego
Szczegółowe informacje dotyczące oferty nowoczesnego ubezpieczenia OC biura rachunkowego dla Czytelników www.podatki.biz znajdziecie pod adresem http://www.secura24.pl/rachunkowe.
Pytania dotyczące oferty ubezpieczenia OC biur rachunkowych dla Czytelników www.podatki.biz kierujcie pod adres podatki@podatki.biz
Oznacza to, że czynności wskazane w pkt 2 i 3 mogą zawodowo wykonywać osoby nie posiadające uprawnień doradcy podatkowego. I są to rzeczywiście czynności, które wchodzą w zakres usług podstawowych praktycznie każdego biura rachunkowego.
Ubezpieczenie obowiązkowe OC biura rachunkowego i jego ograniczona ochrona
Wróćmy na chwilę do ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9.
Co istotne, przedsiębiorcy Ci są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76a ust. 1 ustawy. Jest to tzw. ubezpieczenie obowiązkowe OC biur rachunkowych.
Ważne!
Ubezpieczenie OC obowiązkowe biur rachunkowych obejmuje swoim zakresem wyłącznie odpowiedzialność z tytułu czynności określonych w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Nie obejmuje natomiast innych czynności, wykonywanych rutynowo przez biura rachunkowe.
Możemy przedstawić to w formie prostych tabel.
Kategorie czynności wykonywanych przez biuro rachunkowe
I. Czynności objęte regulacjami, z nałożonymi wymogami dotyczącymi ubezpieczeń
| Kategoria czynności | Czynności | Najważniejsze regulacje |
| Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych |
|
|
| Uwagi. Wśród ww. czynności nie ma czynności związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych i ewidencji dla celów podatkowych, ani sporządzania lub udzielania pomocy w sporządzaniu deklaracji podatkowych, bowiem czynności te nie wchodzą w zakres usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i dlatego nie są objęte ochroną w ramach ubezpieczenia obowiązkowego. Warto wspomnieć w tym momencie, iż księgi podatkowe to bardziej szeroka od ksiąg rachunkowych kategoria – księgi rachunkowe, zdefiniowane w ustawie o rachunkowości należą do kategorii ksiąg podatkowych, zdefiniowanych z kolei w ustawie Ordynacja podatkowa. Do ksiąg podatkowych zaliczymy np. Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów – ta zależność nie działa w drugą stronę i PKPiR nie należy do kategorii ksiąg rachunkowych) | ||
II. Czynności objęte regulacjami, bez nałożonych wymagań dotyczących ubezpieczeń
| Kategoria czynności | Czynności | Najważniejsze regulacje |
| Określone czynności doradztwa podatkowego |
| Ustawa z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.
|
| Uwagi: Ww. czynności, mimo iż zdefiniowane w Art. 2. ust. 1 pkt 2) i 3) Ustawy o doradztwie podatkowym, jako czynności doradztwa podatkowego, nie są zastrzeżone dla doradców podatkowych, więcej - w działalności biur rachunkowych są one usługami najczęściej wykonywanymi i są często źródłem największego ryzyka towarzyszącego tej działalności. Czynności doradztwa podatkowego, o których mowa powyżej, wykonywane przez biura rachunkowe, wymagają odpowiedniego rozszerzenia ochrony ubezpieczeniowej, czego niektóre biura nie dostrzegają, pozostając bez ochrony ubezpieczeniowej w tym niezwykle istotnym obszarze. W związku z zapisem Art. 3 punkt 5) Ustawy Ordynacja podatkowa, definiującym pojęcie deklaracji podatkowej: "Ilekroć w ustawie jest mowa o (…) deklaracjach – rozumie się przez to również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci;" należy uznać, że ww. czynności doradztwa podatkowego obejmują również sporządzanie i przekazywanie informacji: - w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK), | ||
III. Czynności nieobjęte regulacjami, wykonywane w zakresie uzgodnionym pomiędzy biurem a jego klientem – obszar kadrowo - płacowy
| kategoria czynności | czynności |
| Czynności obsługi kadrowo płacowej |
|
| Uwagi: Warunki ubezpieczenia zwykle enumeratywnie określają czynności objęte ochroną w zakresie obsługi „kadrowo – płacowej” – żadne inne czynności niż wprost wymienione w polisie nie są wtedy objęte ochroną. | |
IV. Pozostałe czynności nieobjęte regulacjami i obowiązkiem ubezpieczenia, wykonywane w zakresie uzgodnionym pomiędzy biurem a jego klientem
| Kategoria czynności | czynności |
| Inne czynności księgowe |
|
Rosnący zakres usług - niewystarczająca ochrona?
Kategorie wymienione powyżej w punktach I, II i III stanowią ugruntowany od lat na naszym rynku schemat podziału czynności wykonywanych przez biuro rachunkowe, wynikły z regulacji prawnych (często już historycznych) w sferze uprawnień wymaganych do prowadzenia biura rachunkowego oraz w obszarze czynności objętych ubezpieczeniem obowiązkowym. Rynkowy standard ubezpieczenia nie uwzględnia jednak czynności wymienionych w punkcie IV, czemu poświęcimy jeszcze uwagę w dalszej części artykułu.
Te kategorie powszechnie i rutynowo wykonywanych czynności wpłynęły na ugruntowaną już na rynku konstrukcję oferowanej ochrony ubezpieczeniowej, podzielonej na produkty i polisy oraz klauzule dedykowane poszczególnym obszarom działalności, często z odrębnymi sumami ubezpieczania dla poszczególnych „zakresów”. To powoduje oczywiste problemy.
W pierwszej kolejności są to problemy związane z potrzebą analizy i podziału na potrzeby zawarcia ubezpieczeń, jednorodnej działalności biura rachunkowego na różne obszary i przypisanie im różnych, właściwych ze względu na potrzeby i preferencje właścicieli biur rachunkowych, sum ubezpieczenia.
W drugiej kolejności, co wydaje się nawet ważniejsze, pojawia się problem, jak interpretować zdarzenia, które znajdują się na styku różnych obszarów aktywności biura rachunkowego lub angażują więcej niż jeden z nich.
Coraz bardziej skomplikowane otoczenie prawne i przenikanie się poszczególnych obszarów obowiązków podatkowych (oraz para podatkowych) i związanych z rachunkowością powoduje, że interferencje te są i będą coraz bardziej powszechne, np.
1) Uchybienie w obszarze „doradztwa podatkowego” (np. obliczenie dochodu prywatnego przedsiębiorcy) implikuje błędne naliczenie składek za ubezpieczenie zdrowotne (obszar kadrowo płacowy)
2) Błędy popełnione w prowadzeniu ksiąg rachunkowych (obszar usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) mogą prowadzić do błędnego obliczenia podatków (obszar czynności doradztwa podatkowego).
Stąd wypływa oczywisty wniosek - pominięcie w ubezpieczeniu któregoś z obszarów, bądź przyjęcie zbyt niskiej sumy ubezpieczenia będzie prowadzić do braku odszkodowania, gdy szkoda ma swoja przyczynę w obszarze niechronionym lub chronionym niedostatecznie.
Ochrona przed ryzykiem - co można i należy zrobić?
Sprawdź zakres i konstrukcję ubezpieczenia
Zmieniające się uwarunkowania działania biura rachunkowego, a zwłaszcza nieustanne zmiany w otoczeniu prawnym, każą dokonywać okresowo weryfikacji posiadanej ochrony ubezpieczeniowej - powiązanej z analizą aktualnych aktywności i zakresu usług. W ślad za wzmacnianiem konkurencyjności biura powoduje nieuchronnie wzrost ryzyka. Co gorsza - często są to ryzyka nie tylko zbyt nisko wycenione, ale i takie, których starszy i rutynowo odnawiany produkt ubezpieczeniowy zupełnie nie uwzględnia.
A zagadnienie właściwego ubezpieczenia OC biura rachunkowego jest bardzo złożone, co wynika głównie - o czym wspomnieliśmy wcześniej - z konstrukcji przepisów prawa, dotyczącego działalności biur rachunkowych.
Ważne!
Na mocy umowy ubezpieczania odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczyciel pokrywa tylko takie szkody, za które ponosi odpowiedzialność biuro rachunkowe. Stąd płyną dwa podstawowe wnioski:
Odpowiedzialność ubezpieczyciela nigdy nie sięga dalej niż odpowiedzialność samego biura, zatem ubezpieczyciel pokryje szkodę tylko wtedy, gdyby biuro hipotetycznie nieposiadające polisy również musiało ją pokryć.
Jest pożądane takie układanie relacji z klientami biura (szczególnie w obszarze konstrukcji umowy i ew. aneksów do umowy), aby było precyzyjnie wiadomo, jakie czynności biuro zobowiązało się wykonywać – umożliwi to w pierwszej kolejności weryfikację za jakie czynności biuro odpowiada, a w konsekwencji ustalenie jaki jest potrzebny zakres ochrony ubezpieczeniowej.
Uważaj na triggery – czyli czasowy zakres odpowiedzialności
Istotnym elementem umowy ubezpieczenia OC jest określenie warunkujących ochronę relacji czasowych pomiędzy okresem obowiązywania polisy, a datą uchybienia (np. wadliwie sporządzona deklaracja podatkowa), datą powstania szkody (np. decyzja organu wydana przedsiębiorcy w sprawie określenia odsetek lub grzywien) i datą wniesieniem roszczenia (żądania przez przedsiębiorcę naprawienia szkody przez biuro rachunkowe).
(1) W ubezpieczeniu OC biura rachunkowego, Ubezpieczyciel odpowiada za szkody, które wynikły na skutek uchybienia (błąd) biura popełnione w okresie ważności polisy, a szkodę / roszczenie zgłoszono w okresie przedawnienia (3 lata).
Zasada ta obowiązuje m.in. w obowiązkowym ubezpieczeniu biura zawieranym na warunkach Rozporządzenia. Ma także zastosowanie w ubezpieczeniach dobrowolnych wchodzących w skład oferty ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w ramach oferty przygotowanej i dostępnej dla Czytelników www.podatki.biz
(2) Na rynku od jakiegoś czasu pojawiają się również inne rozwiązania czasowej ochrony. Przykładem jest zasada, w której Ubezpieczyciel odpowiada za szkody zgłoszone w okresie ubezpieczenia. W takiej konstrukcji, jeśli zgłoszeniem roszczenia /szkody nastąpi po wygaśnięciu polisy, może nie być objęte ochroną ubezpieczeniową.
Mogą tu również występować ograniczenia w zgłaszaniu szkód mających swe źródło we wcześniejszych okresach. Mankamentów tych pozbawiona jest zasada omówiona w punkcie (1), zastosowana w omawianej niżej ofercie PZU przygotowanej dla Czytelników www.podatki.biz
Należy ponadto podkreślić, że w przypadku zmiany Ubezpieczyciela, można trafić na ofertę ubezpieczenia o odmiennej konstrukcji zasady czasowej odpowiedzialności niż dotychczasowe. Styk ubezpieczeń opartych na dwóch różnych zasadach, może spowodować nieoczekiwane luki w ciągłości ubezpieczenia i brak ochrony. Dlatego każda ewentualna zmiana ubezpieczenia powinna być poprzedzona wnikliwą analizą.
Aktualna oferta ubezpieczenia OC dla Czytelników podatki.biz
Przepisy „Polskiego Ładu”, związane z covidem, handlem w niedziele, wszelkiego rodzaju pomocą publiczna, praniem brudnych pieniędzy, itd. powodują, że przedsiębiorcy powierzają biurom rachunkowym coraz więcej nowych czynności związanych
- z uzyskiwaniem pomocy publicznej (wszelkie tarcze, ulgi, dopłaty, itd )
- raportowaniem danych do urzędów i instytucji (GUS, KNF, NBP, itd.)
- z przetwarzaniem danych niezbędnych do prowadzenia działalności (np. struktura sprzedaży do handlu w niedzielę)
- z przygotowywaniem zestawień i analiz dla potrzeb banków, ubezpieczycieli, leasingodawców itd.
Warto zauważyć, że te czynności nie mieszczą się zwykle w enumeratywnie definiowanych obszarach ubezpieczeń i lokują się z reguły poza obszarem standardowo oferowanej ochrony ubezpieczeniowej.
Nowość!
Uwzględniając te nowe potrzeby biur rachunkowych oferta opracowana dla Czytelników serwisu podatki.biz obejmuje aktualnie dodatkowo:
- przygotowywanie, składanie, monitorowanie lub rozliczanie wniosków dotyczących pomocy publicznej,
- sporządzanie określonych przepisami ewidencji, deklaracji, sprawozdań i raportów,
- sporządzanie na potrzeby zleceniodawcy ewidencji, sprawozdań, raportów i analiz,
Staraliśmy się, aby oferta ta pozwoliła rozwiązać problemy ochrony biur rachunkowych, które poszerzają zakres świadczonych przez siebie usług, zwiększając w ten sposób swoją rynkową konkurencyjność.
Szczegółowe informacje dotyczące oferty ubezpieczenia OC biura rachunkowego dla Czytelników www.podatki.biz znajdziecie pod adresem http://www.secura24.pl/rachunkowe.
Pytania dotyczące oferty ubezpieczenia OC biur rachunkowych dla Czytelników www.podatki.biz kierujcie pod adres podatki@podatki.biz
Redakcja podatki.biz
Ostatnie artykuły z tego działu
- Przekazanie całego majątku firmy małżonkowi nie jest opodatkowane VAT
- Składki ZUS obejmą od 2025 r. wszystkie umowy zlecenia?
- Bon energetyczny tylko dla części gospodarstw domowych
- Nowelizacja ustawy o rachunkowości z podpisem prezydenta
- ZUS: Niepełnosprawni przedsiębiorcy mogą obniżyć składkę zdrowotną
- Składka zdrowotna dla przedsiębiorców. Planowana obniżka budzi kontrowersje
- Projekty ustaw. KSeF a koszty podatkowe w PIT i CIT
- Opodatkowanie osób samotnie wychowujących dzieci. RPO domaga się zmian
- Platformy cyfrowe od lipca z obowiązkiem raportowania transakcji
- Przedawnienie zobowiązań podatkowych. Kontrowersyjne przepisy będą uchylone?
Wszystkie artykuły z tego działu »
Dodaj nowy komentarz