04.11.2016

Ustawa o rachunkowości nie zawiera ograniczeń w zakresie dokonywania zmian systemu finansowo-księgowego (FK) w ciągu roku obrotowego. Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzone zmiany spowodują jednak konieczność odpowiedniego przetestowania danych systemu FK oraz zapewnienia porównywalności danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu. 

Przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.) nie określają zasad dokonywania zmian systemów FK w ciągu roku obrotowego. Pomocne zatem mogą być w tym zakresie postanowienia Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Są one opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 24 czerwca 2010 r. Nr 6, poz. 26.

Istotna rola systemów FK

Komitet Standardów Rachunkowości w przyjętym stanowisku podkreślił, że zadaniem systemu finansowo-księgowego jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich części, zgodnie z wymogami ustawy na podstawie zakładowego planu kont. System FK powinien dostarczać informacji o aktualnych saldach i obrotach wszystkich kont księgi głównej i saldach kont ksiąg pomocniczych, dając tym samym podstawę do sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

Brak regulacji ustawowych

Ustawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK. Komitet Standardów Rachunkowości wskazał, że kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.

Zasady (polityka) rachunkowości bez zmian

Jak zaznaczono w stanowisku, zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

• odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i  nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
• opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Potencjalnie zmiany zasad (polityki) rachunkowości mogą natomiast wynikać ze stosowania różnych algorytmów wyliczania wartości w dotychczasowym i nowym systemie FK (przykład: amortyzacja, wycena zapasów, itp.) lub też z zastąpienia wyliczeń dokonywanych poza systemem przez algorytm wbudowany w system FK.

Konieczne zachowanie ciągłości

Komitet Standardów Rachunkowości przypomniał, że zmiany algorytmów w ciągu roku obrotowego, jako naruszające zasadę ciągłości nie są dopuszczalne, dlatego na etapie wdrożenia nowego systemu FK potwierdzenia wymaga, poprzez stosowne testy, że rezultaty otrzymywane w wyniku stosowania zmienionych algorytmów objętych nowym systemem FK są zgodne z rezultatami uzyskiwanymi poprzednio. Dokumentację testowania algorytmów włącza się do testów warunkujących wdrożenie do stosowania nowego systemu FK. Zatwierdza je kierownik jednostki. Jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym (do końca bieżącego roku obrotowego) konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych. Alternatywne rozwiązanie polega - w razie zmiany systemu FK – na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. W przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia
w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.

Porównywalność danych

W razie zmiany systemu FK w ciągu roku obrotowego problemem technicznym jest zapewnienie prezentacji porównywalnych danych narastająco od początku roku obrotowego. Dlatego konieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu. Dane z dotychczasowego systemu FK mogą być przeniesione do nowego systemu FK za pomocą:

• zapisów szczegółowych,
• obrotów lub
• sald.

Przeniesienie wszystkich zapisów szczegółowych zapewnia prezentację danych w sposób ciągły, ale jest rzadko stosowane (w szczególności, gdy zmiana systemu FK wiąże się ze zmianą planu kont, to przeniesienie zapisów szczegółowych nie jest zazwyczaj możliwe). Na ogół przeniesienie danych z okresu poprzedzającego zmianę, do nowego systemu FK następuje w formie zagregowanej (obrotów  albo sald). Przy przenoszeniu danych w formie zagregowanej kluczowy problem stanowi udokumentowanie powiązań pomiędzy zapisami szczegółowymi (w dotychczasowym systemie) z zapisami zagregowanymi (w nowym systemie). W tym celu niezbędne jest, aby:

• przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia. Dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK;
• sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK;
• dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Po przeniesieniu danych, dotychczasowy system FK powinien zapewnić dostęp do historycznych danych oraz dowodów i zapisów księgowych (art. 13 ust. 6 ustawy). Zaznaczmy, że zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości zmiana dotychczasowego systemu FK na nowy, wymaga upewnienia się, że:

• nowy system umożliwia odpowiednie zabezpieczenie zarówno samych danych, jak i oprogramowania,
• planowana struktura uprawnień dotyczących nowego systemu jest odpowiednia.

Dane pomocnicze wykorzystywane podczas przenoszenia danych muszą być archiwizowane na trwałym nośniku i zabezpieczone przed utratą (archiwizowane) na ogólnych zasadach.

Krzysztof Koślicki