23.01.2019

Płatnicy składek, zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego maksymalnie 20 osób, nie wypłacają pracownikom zasiłków samodzielnie. Robi to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, i w takiej sytuacji konieczne jest przekazanie zaświadczenia Z-3. Zaświadczenie zawiera dane, które są niezbędne do ustalenia prawa do zasiłków i ich wypłaty.

Papierowo albo elektronicznie

Zaświadczenie Z-3 można złożyć w formie papierowej w placówce ZUS albo w formie elektronicznej. Forma elektroniczne wymaga podpisu zaświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego i przesłania na Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Aby móc to zrobić, trzeba posiadać profil na na PUE ZUS (tu znajdziesz informacje, w jaki sposób założyć profil).

Niezbędne dodatkowe dane

Zaświadczenie Z-3 zawiera dane, których nie obejmują dokumenty zgłoszeniowe lub rozliczeniowe przekazywane do ZUS. Są to informacje dotyczące m.in.:

• przyczyny niezdolności do pracy pracownika (np. choroba zawodowa, wypadek przy pracy albo wypadek w drodze do pracy lub z pracy),

• składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru zasiłku (w podziale na okresy, za które zostały wypłacone),

• przyczyny nieobecności w pracy.

Te dane są niezbędne, bo w podstawie wymiaru zasiłku nie uwzględnia się wszystkich składników wynagrodzenia, od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenie chorobowe. Wyłączone są z niej m.in. składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania zasiłku, czy składniki, które przysługują do określonego terminu.

Do podstawy wymiaru zasiłku wlicza się składniki wynagrodzenia wypłacane za poszczególne miesiące, z których wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, a nie składniki wynagrodzenia wypłacane w tych miesiącach, ale dotyczące innych okresów.

Takich danych nie zawierają dokumenty rozliczeniowe, dlatego należy je przekazać w zaświadczeniu Z-3.

W zaświadczeniu Z-3 należy podać także numer rachunku bankowego pracownika, na który ZUS przekaże zasiłek.

Ważna jest aktualność informacji

Niektóre dane, które płatnik podaje w zaświadczeniu Z-3, wynikają także z dokumentów zgłoszeniowych lub rozliczeniowych, np. informacja o podleganiu pracownika ubezpieczeniom społecznym z tytułu zatrudnienia.

Istotne jest jednak to, by te dane były aktualne. Ponieważ dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe przekazywane są w określonych terminach, ZUS może o tych danych lub o ich zmianach jeszcze nie wiedzieć przy rozpatrywaniu wniosku o zasiłek. Dlatego zaświadczenie Z-3 skraca czas oczekiwania pracownika na zasiłek.

Dalsza, nieprzerwana niezdolność do pracy pracownika i kolejne zwolnienie lekarskie

Jeśli lekarz wystawi pracownikowi kolejne zaświadczenie lekarskie w formie elektronicznej (e-ZLA), zaświadczenie Z-3 pełni funkcję wniosku o zasiłek chorobowy, który należy przekazać do ZUS w imieniu pracownika. Ten wniosek rozpocznie postępowanie w sprawie zasiłku. Zgodnie z przepisami ZUS nie możemy wypłacić zasiłku z urzędu – konieczny jest wniosek o świadczenie.

Przy następnych nieprzerwanych okresach niezdolności do pracy orzekanych zaświadczeniami lekarskimi wystawionymi elektronicznie, płatnik przekazuje do ZUS zaświadczenie Z-3 wypełnione w bardzo ograniczonym zakresie – do sekcji „Informacje o pracowniku” (pkt 1 i 5).

Podstawa prawna:

• Art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2017 r. poz. 1368, z późn. zm.);

• § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz.U. z 2017 r. poz. 87).

Opracowano na podstawie materiałów ZUS