Zasady wystawiania faktur zaliczkowych i końcowych

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczenia usług. Taki obowiązek nie powstaje jedynie w sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona na poczet: 

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, 
  • czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej), 

  • dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ww. ustawy, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

 

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Dopuszczalne jest wystawienie faktury zaliczkowej nawet na 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Możliwość taka wynika z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT.

Natomiast jeżeli zaliczkę otrzymano przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.

W obu przypadkach (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy podatnik mimo braku takiego obowiązku, wystawi fakturę na udokumentowanie zaliczki otrzymanej na poczet czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, takich jak np. najem czy stała obsługa prawna i biurowa) wystawienie faktury nie wpływa na powstanie obowiązku podatkowego w VAT.

Treść faktury zaliczkowej

To, jakie dane powinna zawierać faktura zaliczkowa, określone jest w art. 106f ust. 1 ustawy o VAT. Wśród nich wskazać należy przede wszystkim dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Oznacza to, że nie wystarczy lakoniczne wskazanie w takiej fakturze, że jest to „Zaliczka do zamówienia z dnia...”.

Ponadto faktura taka powinna zawierać:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • otrzymaną kwotę zapłaty;
  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

    KP = (ZB × SP) / (100 + SP)

    gdzie:

    KP – oznacza kwotę podatku,
    ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
    SP – oznacza stawkę podatku.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Faktura zaliczkowa może obejmować część lub całość należności. Jeżeli zaś podatnik otrzyma więcej niż jedną zaliczkę do tej samej dostawy towarów lub usług i wystawi do nich faktury zaliczkowe, faktury te również mogą łącznie obejmować część lub całość należności.

Jeśli faktura została wystawiona w związku z otrzymaniem jednej zaliczki, która obejmowała 100% zapłaty, po dokonaniu dostawy towarów lub usług nie wystawia się już faktury końcowej. Natomiast wtedy, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

W razie gdy faktura zaliczkowa (lub faktury zaliczkowe) nie będzie obejmowała całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (czyli tzw. fakturze końcowej) sumę wartości towarów lub usług należy pomniejszyć o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku – o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. W fakturze końcowej należy zawrzeć również numery faktur zaliczkowych.

Termin wystawienia faktury końcowej

Podobnie jak w przypadku faktur zaliczkowych, zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę końcową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Podatek naliczony wynikający z faktury zaliczkowej

Podatnik, który otrzymał fakturę zaliczkową, ale jeszcze nie wpłacił należnej zaliczki, nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takiej fakturze. Wynika to z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jak zaś wskazano powyżej, obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstaje w związku z otrzymaniem zaliczki.

Jeśli ten warunek jest spełniony, na uwadze należy mieć także to, że odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, a jednocześnie nie później niż za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 (tj. małego podatnika rozliczającego się kwartalnie oraz podatnika, który wybrał tzw. estoński CIT), za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast jeżeli podatnik nie dokonał tego odliczenia w tych okresach, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Planowane zmiany od 1 stycznia 2023 r.

Zgodnie z obecnym stanem prawnym podatnik jest obowiązany wystawić fakturę zaliczkową. Proponowany, zgodnie z projektem pakietu zmian tzw. Slim VAT 3, przepis art. 106b ust. 1a ustawy o VAT wprowadza fakultatywne rozwiązanie pozwalające na odstąpienie od obowiązku wystawiania  faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności, w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności. Zmiana ta ma na celu uproszczenie obowiązków dokumentacyjnych podatników.

Nowy przepis dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).

Proponowane uproszczenie zostało wykluczone w przypadkach dotyczących szczególnego terminu wystawiania faktur.

 

Redakcja podatki.biz

 

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...