Zasady składania dokumentów ubezpieczeniowych: Zgłoszenie płatnika składek

Jako płatnik składek jesteś zobowiązany złożyć w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS formularz - zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA lub ZUS ZFA) w terminie 7 dni od:

Ważne! Na analogicznych zasadach dokonuje się zgłoszeń płatników, którzy są zobowiązani do rozliczania i opłacania składek za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

1. Zgłoszenie płatnika składek będącego przedsiębiorcą

Jeśli jesteś osobą fizyczną rozpoczynającą prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, zgłaszasz siebie jako płatnika składek w formie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG-1), składanego w organie ewidencyjnym (art. 14 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z późn. zm.). Wniosek ten składasz drogą elektroniczną lub w urzędzie gminy - osobiście albo wysyłając go listem poleconym.

Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej złożony na formularzu CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem:

• o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),
• zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników,
• zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
• zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Organ ewidencyjny prześle niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, dane z wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej do właściwej jednostki terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wraz z kopią zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą składającym zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej i nie masz nadanego numeru NIP, organ gminy prześle Twoje zgłoszenie jako płatnika składek do ZUS po otrzymaniu od właściwego naczelnika urzędu skarbowego nadanego numeru NIP i uzupełnieniu wniosku o ten numer.

ZUS na podstawie danych przekazanych z CEIDG sporządzi za Ciebie dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek.

Zgodnie z zakresem informacji podanych we wniosku sporządzi:

• zgłoszenie płatnika składek - na formularzu ZUS ZFA,
• informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek - na formularzu ZUS ZBA,
• informację dotyczącą adresów prowadzenia działalności gospodarczej - na formularzu ZUS ZAA.

2. Zgłoszenie płatnika podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego

Jeśli zamierzasz prowadzić spółkę prawa handlowego, stowarzyszenie, fundację lub inną organizację społeczną albo zawodową rejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), czyli ogólnopolskim rejestrze prowadzonym przez wydziały gospodarcze sądów rejonowych, musisz wypełnić odpowiedni wniosek rejestrowy w KRS. Wniosek ten składasz we właściwym miejscowo sądzie. Po dokonaniu wpisu do KRS następuje automatyczne przekazanie danych z tego rejestru do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) i Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników i nadanie identyfikatora podatkowego NIP oraz numeru identyfikacyjnego REGON.

Dane z rejestru KRS także zostaną przekazane do ZUS bez Twojego udziału.

Wniosek o wpis do KRS zawiera „dane podstawowe”. Są to dane o Twojej firmie wpisane w KRS. Na podstawie wpisu będą one automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników i rejestru Regon (CRP-KEP). Za pośrednictwem CRP-KEP trafią również do Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Po dokonaniu wpisu do KRS masz obowiązek w terminie do 7 dni od daty rejestracji złożyć w Urzędzie Skarbowym (US) wniosek NIP-8 Zgłoszenie w zakresie danych uzupełniających, w którym podajesz „dane uzupełniające”.

„Dane uzupełniające” są niezbędne dla ZUS, GUS i US. Są to dane nieujawniane w KRS lub dane, którymi jako przedsiębiorca nie dysponujesz w momencie składania wniosku do tego rejestru.

Wniosek NIP-8 jest przeznaczony dla podmiotów wpisanych do KRS i służy do zgłaszania lub aktualizacji danych nieobjętych wpisem do KRS. Podajesz między innymi:

• skróconą nazwę płatnika składek,
• datę powstania obowiązku opłacania składek,
• datę wyrejestrowania płatnika składek, w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą miałeś obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
• wykaz rachunków bankowych,
• adres do korespondencji,
• adres prowadzenia działalności,
• w przypadku osobowych spółek handlowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) oraz podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich numer NIP.

Wniosek NIP-8 składasz we właściwym miejscowo US. Dane z wniosku NIP-8 zostaną automatycznie przekazane przez CRP-KEP do ZUS.

„Dane podstawowe” (KRS) oraz „dane uzupełniające” (US) stanowią komplet danych, na podstawie których ZUS utworzy konto płatnika składek, służące do rozliczania składek na poszczególne ubezpieczenia za Ciebie oraz wszystkich ubezpieczonych, których zgłosisz do ubezpieczeń. Na podstawie danych przekazanych z CRP-KEP ZUS sporządzi za Ciebie dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

• ZUS ZPA - zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• ZUS ZAA - adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,
• ZUS ZBA - informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek.

Ważne! ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe pod warunkiem, że poprawnie i dokładnie wypełnisz wniosek w KRS, a następnie w US wniosek NIP-8, w terminie do 7 dni od daty rejestracji w KRS.

W przypadku gdy wniosek NIP-8 będzie zawierał niepełne bądź błędne dane, ZUS przeprowadzi z Tobą postępowanie wyjaśniające.

Natomiast jeśli jesteś wspólnikiem spółek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., to składasz w ZUS zgłoszenie siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na formularzu ZUS ZFA, z własnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL. W przypadku konieczności dokonania zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych składasz formularz ZUS ZIPA.

3. Zgłoszenie rodzica jako płatnika składek zgłaszającego nianię

Jako rodzic zatrudniający nianię zobowiązany jesteś do zgłoszenia się jako płatnik składek w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub przesłania pocztą formularza zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od daty podpisania umowy uaktywniającej z osobą sprawującą opiekę nad dzieckiem do lat 3, nie wcześniej niż 1 października 2011 r.

Zgłoszenia dokonujesz na formularzu ZUS ZFA, podając w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” swoje identyfikatory, tj. NIP, PESEL oraz imię i nazwisko, datę urodzenia, z pominięciem nazwy skróconej. Pozostałe bloki, prócz bloku IV „Podstawa do prowadzenia pozarolniczej działalności”, wypełniasz w całości. W bloku IV wypełniasz tylko pole 05 „Data powstania obowiązku opłacania składek”.

Ważne! Płatnik, który wcześniej dokonał zgłoszenia na formularzu ZUS ZFA np. z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, nie dokonuje ponownego zgłoszenia.

4. Zgłoszenia płatników składek w sytuacjach szczególnych

Wyjątkowe uregulowania dotyczą:

• twórców i artystów, którzy formularz ZUS ZFA zgłoszenie płatnika składek składają w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej,
• osób zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia (z wyjątkiem osób prowadzących pozarolniczą działalność), które składają zgłoszenie płatnika składek, łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Ważne! ZUS może żądać od płatnika składek ponownego złożenia zgłoszenia płatnika składek, jeżeli nie zostało ono zidentyfikowane w systemie informatycznym ZUS.

Do dokumentu zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (ZUS ZPA) oraz dokumentu zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej (ZUS ZFA) należy dołączyć informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek (ZUS ZBA), jeżeli jako płatnik posiadasz więcej niż jeden rachunek bankowy, a także adresy prowadzenia działalności gospodarczej (ZUS ZAA), jeżeli prowadzisz działalność pod adresem (adresami) innym niż adres siedziby.

Jeśli jesteś osobą fizyczną rozpoczynającą prowadzenie działalności gospodarczej, podlegającą wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej i posiadasz rachunki bankowe (rachunek osobisty lub rachunki związane z prowadzoną działalnością), to powinieneś dodatkowo wypełnić część CEIDG-RB wniosku o wpis („Informacja o rachunkach bankowych”). Jeśli jesteś przedsiębiorcą wykonującym działalność gospodarczą w wielu miejscach, koniecznie musisz złożyć część CEIDG-MW („Dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej”) wniosku CEIDG-1.

źródło: zus.pl