Zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia a PIT i składki ZUS

Zgodnie z art. 80 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., dalej: k.p.), wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Na pracodawcy spoczywa wynikający z art. 86 § 1 k.p. obowiązek wypłacania wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

Przepisy te nie zabraniają jednakże wypłaty wynagrodzenia jeszcze przed wykonaniem pracy, czy przed obowiązującym terminem. A do takiej sytuacji dochodzi zwykle wówczas, gdy pracownik zwróci się do pracodawcy z prośbą o wypłacenie zaliczki na poczet wynagrodzenia.

Wypłata zaliczki

Kodeks pracy nie reguluje kwestii zaliczek na poczet wynagrodzenia. Udzielenie takiej zaliczki jest niewątpliwie działaniem na korzyść pracownika, co oznacza, że jest ono zgodne z prawem. W każdym przypadku jest to jednak przejaw dobrej woli pracodawcy i – oczywiście – jego możliwości finansowych w danym momencie. Pracownik musi liczyć się z tym, że pracodawca może odmówić mu wypłaty zaliczki.

Charakter prawny zaliczki

Istotne znaczenie ma w tym przypadku określenie charakteru prawnego wypłaconej zaliczki. Podkreślić należy, że zaliczka na poczet wynagrodzenia nie jest zaliczką, o której mowa w art. 87 § 1 pkt 3) k.p., z którego wynika, że z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko enumeratywnie wymienione należności, w tym zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 lipca 2001 r. (sygn. akt I PKN 552/00): ,,Przez zaliczki, o jakich mowa w tym przepisie, należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 k.p.)”.

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia nie może być także traktowana jak pożyczka. Potwierdza to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2006 r. (nr PBB3-4117/3-0022/2006).

To, że zaliczka na poczet wynagrodzenia nie jest pożyczką,  nie oznacza, że pracownik nie może zawrzeć z pracodawcą umowy pożyczki.  Umowa pożyczki jest jednak inną instytucją niż analizowany rodzaj zaliczki.

Udokumentowanie wypłaty zaliczki

Kodeks pracy nie wymienia zaliczki na poczet wynagrodzenia, jako należności, którą pracodawca ma prawo potrącić z wynagrodzenia pracownika, tak jak np. zaliczki, o której mowa w art. 87 § 1 pkt 3) k.p., zaś jak wynika z art. 91 § 1 k.p., należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Taka regulacja oznacza, że pracodawca, który ma wypłacić zaliczkę na poczet wynagrodzenia, musi dysponow...