Zaliczka zarejestrowana na kasie fiskalnej w przychodach podatkowych

W firmach gdzie stosowane są kasy rejestrujące zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży należy zaewidencjonować za pomocą urządzenia a klientowi powinien być wydany paragon. Obowiązek ten wynika z przepisów § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363) – dalej rozporządzenie w sprawie kas. Przepis ten stanowi, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Stosownie do treści § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy prowadząc ewidencję wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny. Osoba fizyczna wpłacają zaliczkę na poczet przyszłego zakupu towarów czy usług powinna otrzymać więc paragon potwierdzający fakt wpłaty.

Zaliczka nie jest przychodem

W publikacji: Prawo podatkowe przedsiębiorców, pod red. H. Litwińczuk, Wolters Kluwer Polska, 2017 czytamy: warto zwrócić szczególną uwagę na sposób traktowania na gruncie podatków dochodowych zaliczek i przedpłat. Zaliczki i przedpłaty są kategorią wyłączoną z przychodu podatkowego. Jedynie powstanie przychodu należnego rodzi skutki podatkowe, natomiast wpłacone przed jego powstaniem zaliczki i przedpłaty są neutralne podatkowo. Podatnicy mogą jednak wybrać opcję ich opodatkowania w momencie zarejestrowania w kasie fiskalnej.

Autor publikacji słusznie podkreśla, iż otrzymanie zaliczki na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych jest neutralne podatkowo. Wynika to z uregulowań art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2032, z późn. zm.) – dalej ustawa o PIT. Przepis ten stanowi, że do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Mowa tu o zaliczce, zadatku, przedpłacie. Uregulowanie to dotyczy tak podatników rozliczających się na zasadach ogólnych, w formie podatku liniowego, jak i też podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

W interpretacji wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 marca 2017 r., sygn. 0461-ITPB1.4511.74.2017.1.WM organ podatkowy zwraca uwagę:

(...) nie zawsze wcześniejsze otrzymanie należności (przed ostatecznym wykonaniem usługi) oznacza zaliczkę lub przedpłatę, która nie powoduje powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. O kwalifikacji otrzymanej zapłaty, jako przychodu lub jako przedpłaty (zaliczki) decyduje charakter tej zapłaty. Przysporzenie uważane za przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny. Fakt, że dana wpłata stanowi zaliczkę (przedpłatę) na poczet konkretnej usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie sprawozdawczym, musi, zatem wynikać z postanowień zawartej umowy i powinien znaleźć odzwierciedlenie w treści dokumentacji.

Stąd też istotne jest, aby z treści paragonu wynikało, że zaewidencjonowana została zaliczka na poczet przyszłej sprzedaży.

Z uwagi na fakt, iż otrzymana zaliczka, zadatek, przedpłata nie stanowią przychodu podatkowego podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę na ewidencjonowanie sprzedaży w prowadzonej dokumentacji rachunkowej. Zarówno, bowiem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jak i w ewidencji przychodów – przychód może być ewidencjonowany na podstawie raportów dobowych lub miesięcznych.

Stanowią o tym odpowiednio przepisy:

• § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 701)
• § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728)

Zapisy w ewidencji przychodów

Zapisy w ewidencji przychodów dokonywane są na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Na odwrocie raportu dobowego, podatnik wpisuje łączną wartość przychodów, wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Skoro przedpłata ujęta jest we wskazanych raportach oznacza to konieczność jej wyksięgowania/ skorygowania, bowiem nie stanowi ona przychodu do opodatkowania.

... i w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Uregulowania wynikające z rozporządzenia stanowią, iż podatnicy dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych bądź raportów miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Zgodnie § 20 ust. 5 rozporządzenia korygowania danych wynikających z raportów dobowych lub raportów miesięcznych dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji. Korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik opisuje na odwrocie raportu dobowego lub miesięcznego.

Konsultanci Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśniają: zarówno w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jak i ewidencji przychodów, zaliczka na poczet usługi, która będzie wykonana w przyszłości nie jest przychodem podatkowym. Zatem należy zaksięgować kwotę przychodu (po pomniejszeniu o zaliczki). W praktyce oznacza to konieczność obliczenia i opisania na odwrocie paragonu, jaka jest faktyczna wartość przychodu do zaksięgowania.

Zaliczka może być przychodem

Sposobem na uniknięcie czasochłonnych obliczeń może być zastosowanie art. 14 ust. 1j ustawy o PIT. Przepis ten pozwala podatnikom na księgowanie w przychody podatkowe pobranych zaliczek, które zostały zarejestrowane za pomocą kasy fiskalnej. Zgodnie z cytowaną podstawą prawną za datę powstania przychodu uznaje się w takim przypadku dzień pobrania wpłaty, ale pod warunkiem, że podatnicy w terminie do 20 stycznia roku podatkowego, a w przypadku podatników rozpoczynających ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej – w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zawiadomią właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu. Taki wybór ustalania daty powstania przychodu dotyczy również lat następnych, chyba, że podatnik w terminie do dnia 20 stycznia roku podatkowego następującego po roku podatkowym, w którym korzystał z tego sposobu ustalania daty powstania przychodu, zawiadomi właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji ze stosowania tego sposobu ustalania daty powstania przychodu.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio do podatników opodatkowanych podatkiem zryczałtowanym.

Edyta Zaniewicz