Zaliczenie wydatku na niewykorzystany bilet lotniczy do kosztów uzyskania przychodów

Niejednokrotnie zdarza się, że podatnicy z dużym wyprzedzeniem kupują bilety lotnicze dla swoich pracowników, które następnie nie zostają wykorzystane z niezależnych od podatnika przyczyn. Jednocześnie nie zawsze istnieje możliwość zmiany rezerwacji biletu bądź koszt takiej operacji w zakresie zmiany pasażera lub terminu lotu jest znaczny i niewspółmierny do pierwotnej wartości biletu. Czy wydatek na zakup takiego niewykorzystanego biletu może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT) za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zasadniczą kwestią przy wyznaczaniu zasadności poniesionego wydatku, a co za tym idzie zdefiniowaniu go jako kosztu podatkowego, jest określenie jego celowości. Kosztem uzyskania przychodu są zatem racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady oraz wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika, poniesione w celu osiągnięcia przychodu.

Z ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodów, wynika zatem, że aby uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodu, musi on mieć potencjalny wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu oznaczają, że podatnik ma możliwość zaliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Nie ma podstaw do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup biletu lotniczego z tego tylko powodu, że z obiektywnych, niezależnych od podatnika przyczyn nie został on wykorzystany. Powyższe stanowisko potwierdzają organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, przykładowo: Dyrektor Izby Skarbowej z 24 czerwca 2014 r., nr IPPB3/423-375/14-5/PK1; Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 grudnia 2012 r., nr ILPB3/423-349/12-4/JG, oraz z 22 listopada 2010 r., nr ILPB3/423-724/10-2/KS.

Przy kwalifikacji tego rodzaju wydatku do kosztów uzyskania przychodów istotna jest zatem ocena, czy w momencie poniesienia wydatku istniały okoliczności, które mogłyby sugerować ewentualną konieczność rezygnacji z lotu. Jeżeli przyczynę rezygnacji z lotu stanowiłyby zdarzenia, których podatnik nie mógł przewidzieć w momencie dokonania zakupu biletu (np. choroba pracownika, odwołanie spotkania przez kontrahenta, klęska żywiołowa w kraju docelowym), wówczas wydatek na zakup biletów lotniczych mógłby zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże ważne jest, aby sam cel podróży, w związku z którą został zakupiony bilet, miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawy do kwestionowania zakwalifikowania omawianego wydatku jako kosztu podatkowego nie powinien stanowić również brak ze strony podatnika działań zmierzających do zmiany rezerwacji biletu, co dotyczy jednakże jedynie takiej sytuacji, gdy ma to na celu nieponoszenie dodatkowych, niewspółmiernych do wartości biletu, kosztów zmiany rezerwacji.

Przykład:

Spółka X z dużym wyprzedzeniem zarezerwowała bilet lotniczy dla swojego pracownika, który miał udać się do Hiszpanii, aby wziąć udział w negocjacjach biznesowych z kontrahentem. Na kilka dni przed planowanym lotem kontrahent odwołał spotkanie ze względu na chorobę swoich przedstawicieli, w wyniku czego bilet nie został wykorzystany. Jednocześnie koszty zmiany terminu lotu na podstawie zakupionego wcześniej biletu przewyższały zakup nowego biletu, wobec czego spółka zrezygnowała ze zmiany rezerwacji biletu.

Spółka może bronić stanowiska, że wydatek na zakup niewykorzystanego biletu lotniczego może w przedstawionych okolicznościach zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Obowiązkiem podatników jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W tym zakresie Spółka powinna być w stanie udokumentować m.in. cel, dla którego podróż pracownika była organizowana, przyczynę, z powodu której wyjazd nie doszedł do skutku, oraz nieopłacalność zmiany rezerwacji biletu.

Tomasz Musialski
Kierownik Zespołu Podatków Bezpośrednich w ECDDP Sp. z o.o.