Zakupy od osób prywatnych. Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów w PKPiR

Jeżeli zakup na potrzeby działalności gospodarczej dokonywany jest od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinny być umowy sprzedaży lub inne dokumenty zawierające określone dane. Zobaczmy, jakie informacje są konieczne.

Zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wyjaśnia interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 marca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1568/15-4/AA.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku o jej wydanie wynikało, że podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zajmuje się internetową sprzedażą używanych telefonów komórkowych. Rozlicza się na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Ma zamiar kupować przedmioty od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Podatnik miał jednak wątpliwości, w jaki sposób dokumentować dokonane zakupy. Nie wiedział, czy specyfikacja zawartości przesyłki będzie mogła być wystarczającym dowodem zakupu i podstawą do dokonania wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca doprecyzował, że dokument będzie zawierał następujące informacje:

• ścisłe określenie stron zawierających transakcję: sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca (wraz ze wszystkimi danymi, tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania),
• data zawarcia transakcji (data wystawienia dowodu i data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy),
• określenie przedmiotu transakcji (model, marka, numer seryjny, ilość, wartość),
• podpisy obu stron biorących udział w transakcji (sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca),
• numer dokumentu (numer przesyłki),
• potwierdzenie przelewu pieniężnego na rachunek bankowy/adres sprzedającego z wyszczególnieniem wartości przedmiotu oraz ceny za przesyłkę.

Dokumentowanie kosztów podatkowych

Dyrektor Izby Skarbowej zwrócił uwagę, że zgodnie z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) jedną z przesłanek zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie poniesionego wydatku.

Dokumenty dla potrzeb PKPiR

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 1037, z późn. zm.). Organ podatkowy wskazał, że podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w ww. rozporządzeniu.

W myśl § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (…)
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Natomiast § 13 rozporządzenia stanowi, że za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3. dowody przesunięć,
4. dowody opłat pocztowych i bankowych,
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Zakupy na aukcjach internetowych

W myśl natomiast § 14 ust. 1 rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dyrektor Izby Skarbowej podkreślił jednak, że w zamkniętym katalogu zakupów, których udokumentowanie może odbyć się na zasadzie wskazanej w § 14 ust. 1 rozporządzenia, nie zawarto zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych, zatem przepis ten nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Zdaniem organu podatkowego dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny być co do zasady faktura bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak zakup na potrzeby działalności gospodarczej dokonywany jest od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinny być umowy sprzedaży lub inne dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Odnosząc się do wątpliwości podatnika, organ podatkowy potwierdził, że skoro specyfikacja jest dokumentem zawierającym wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, łącznie z podpisami osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, to może być dokumentem będącym podstawą do ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionego wydatku.

Krzysztof Koślicki