Zakup ubezpieczenia. Ujęcie w księgach rachunkowych

Koszty poniesione z tytułu opłaconych z góry na cały rok prenumerat, ubezpieczeń i czynszów najczęściej ujmuje się jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Następnie zalicza się je w koszty działalności operacyjnej poprzez systematyczne, częściowe odpisy.

Zaznaczmy na początek, że co do zasady przedsiębiorcy powinni dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli ponoszone przez nich koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Wyjaśnijmy, że taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadkach, kiedy moment poniesienia (zapłata) kosztu niejako wyprzedza jego wpływ na przychody, które jednostka osiągnie dopiero w przyszłości.

W praktyce oznacza to, że część kosztów, która przypada na przyszłe okresy sprawozdawcze, jest księgowana w koszty w przyszłych okresach sprawozdawczych.

Odpisy czynnych rozliczeń

Odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że okres oraz sposób rozliczenia takich kosztów powinien być uzasadniony ich charakterem wraz z zachowaniem zasady ostrożności. Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się w przypadku kosztów prostych związanych z działalnością operacyjną jednostki oraz kosztów finansowych. Tego typu rozliczeń nie dokonuje się natomiast w odniesieniu do pozostałych kosztów operacyjnych oraz strat nadzwyczajnych.

Zaznaczmy, że nawet w przypadku wydatków o niewielkiej wartości, ale dotyczących przyszłych okresów jednostka powinna stosować rozliczenie w czasie. Wynika to z faktu, że kilka czy kilkanaście takich wydatków o niewielkiej wartości łącznie może stanowić kwotę, która jeśli ją odniesiemy bezpośrednio w koszty, pomijając rozliczenie w czasie, może zniekształcić wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Warto jednak mieć na uwadze również zasadę istotności, która pozwala w ramach przyjętych zasad (określonych w polityce rachunkowości jednostki) stosować pewne uproszczenia, jednakże tylko pod warunkiem, że nie wywierają one zbyt dużego wpływu na rzetelność obrazu jednostki.

Ujęcie kosztów w bilansie i sprawozdaniu finansowym

Rozliczenia międzyokresowe czynne wykazuje się w aktywach bilansu w podziale na długoterminowe rozliczenia międzyokresowe czynne w pozycji A.V.2 i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe czynne w pozycji B.IV.

Najczęściej jako czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów rozlicza się koszty poniesione z tytułu opłaconych z góry na cały rok czynszów, prenumerat czy ubezpieczeń. W takim przypadku czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów dokonywane jest w stosunku do kwot jakie zostały zapłacone z góry za dane świadczenie. Koszty te ujmuje się na koncie Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne, a następnie odnosi w koszty działalności operacyjnej poprzez systematyczne częściowe odpisy. W sytuacji gdy opłacono z góry np. roczne ubezpieczenie samochodu firmowego, to w koszty zespołu 4 lub 5 odnosi się co miesiąc, w równych częściach, 1/12 kwoty tego ubezpieczenia.

Przykład:

AZX Sp. z o.o. w maju 2015 r. dokonała zakupu polisy ubezpieczeniowej na kwotę 12 000 zł. Okres ubezpieczenia określono na rok.

Ewidencja księgowa polisy może wyglądać następująco:

• opłacenie polisy:
  • strona Wn konta 202 Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową – 12 000 zł,
  • strona Ma konta 131 Rachunek bankowy – 12 000 zł;
• ewidencja kosztu do rozliczenia w czasie:
  • strona Wn konta 643 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne – 12 000 zł,
  • strona Ma konta 490 Rozliczenie kosztów – 12 000 zł;
• ewidencja comiesięcznych odpisów kosztów – 12 000 / 12 miesięcy = 1000 zł,
  • strona Wn konta 551 Koszty ogólnozakładowe – 1000 zł,
  • strona Ma konta 643 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne – 1000 zł.

Jacek Kotowski