Zakup garnituru w kosztach firmy

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

• musi być poniesiony przez podatnika,
• musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• musi być definitywny (rzeczywisty), czyli wartość poniesionego wydatku nie może zostać podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• musi zostać właściwie udokumentowany,
• wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dokonując kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, zatem przy wykładni tego pojęcia należy odnieść się do jego wykładni językowej.

Reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tego przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego.

Istotne jest również rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja) a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który - prowadząc działalność gospodarczą - może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Jednocześnie należy podkreślić, że nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie - z punktu widzenia podatnika - posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą, podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy - po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji - uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów bądź jego zabezpieczeniem.

Zwrócić należy uwagę, że aby wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Ponadto, zakupy odpowiednich ubrań, tj. marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów, pod kątem wykonywania działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie. Dlatego też zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży, czy też obuwia, w sytuacji gdy rzeczy te utraciły charakter osobisty, na przykład z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów.

Sam fakt oznaczenia zakupionej odzieży monogramami w postaci inicjałów identyfikujących firmę, jak i samego przedsiębiorcę nie zmienia tego, że odzież ta utraciła osobisty charakter. Uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie jest bowiem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży (marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów). Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd, podobnie zresztą, jak osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, np. nauczycieli, urzędników itp.

Niewątpliwie w świadczonych przez przedsiębiorcę usługach w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać wskazane wydatki za koszty uzyskania przychodów.

Należy zauważyć też, że wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z tej działalności. Przede wszystkim koszty powinny być poniesione „w celu uzyskania przychodów”, a nie np. „w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą”.

Wskazanym przez przedsiębiorcę celem poniesienia wymienionych w nim wydatków na zakup marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów ma być realizacja standardów dotyczących ubioru w związku z wykonywaną działalnością.

Zdaniem Dyrektora KIS, nie istnieją żadne szczególne standardy dotyczące ubioru przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie sposób również przyjąć, aby wydatek na zakup marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów został poniesiony wyłącznie w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatek ten w istocie rzeczy ma charakter osobisty i służy zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych, a co za tym idzie nie można uznać go za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełnia przesłanek wyrażonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nie będzie traktowany jako koszt uzyskania przychodów wydatek, który poddany obiektywnej ocenie nie pozostaje w związku z osiągnięciem przychodów ani też nie ma realnego wpływu na źródło ich powstania. Marynarka, kamizelka, spodnie, koszula, pasek do spodni oraz buty są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, bez względu na to, czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności bądź wykonywanej pracy.

Reasumując - wydatki poniesione na zakup garnituru, tj. marynarki, kamizelki, spodni, oraz akcesoriów do garnituru, tj. butów i paska, nie spełnią przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że wydatki te nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna z 25 lipca 2022 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz