Zachowanie należytej staranności – studia przypadków

Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Dowiedz się co zrobić, aby dochować należytej staranności w kontaktach biznesowych?

Co to jest należyta staranność

Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Została przedstawiona w formie dokumentu pn. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych" (Metodyka). Ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.

To jednocześnie „drogowskaz" dla przedsiębiorców. Podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT.

Jak dochować należytej staranności

Zobacz przykładowe działania, których podjęcie pomoże ci zweryfikować okoliczności związane z transakcją i dochować należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o jej zawarciu z kontrahentem (przedsiębiorcą – sprzedawcą, dostawcą towaru).

Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Chodzi tu o zawarcie transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawierałeś transakcji handlowych dotyczących towarów. To też sytuacja, w której zawierasz transakcję z podmiotem, z którym zawierałeś ją już wcześniej, ale nowe transakcje będą dotyczyć towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których dotychczas od niego nie kupowałeś.

Kryteria formalne

W przypadku każdego nowego kontrahenta potwierdź:

• w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), że kontrahent jest w nim zarejestrowany – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta,
• czy kontrahent na moment transakcji - jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) Wykazu podatników VAT, w którym znajdziesz informację, czy:
  • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przywrócony do rejestru VAT,
  • kontrahent został wykreślony jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany,
• czy kontrahent posiada, lub – na twoje żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
• umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby (np. zweryfikuj umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).

Przy ocenie należytej staranności KAS weźmie pod uwagę:

• czy w późniejszym okresie przywrócono rejestrację twojego kontrahenta, w sytuacji gdy na moment transakcji figurował w wykazie podmiotów wykreślonych z rejestru jako podatnicy VAT czynni,
• czy w późniejszym okresie nie został do tego rejestru wpisany, w sytuacji kiedy zawarłeś transakcję z kontrahentem, który – na moment jej zawarcia – nie był wpisany do rejestru podatników VAT czynnych.

Kryteria transakcyjne

Przedstawiona lista prezentuje przykładowe okoliczności transakcji, na które należy zwrócić uwagę, aby zachować należytą staranność. Nie ma charakteru zamkniętego, ponieważ w praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić inne sytuacje wskazujące na ryzyko udziału w oszustwie.

Kontynuacja współpracy z kontrahentem

Ponieważ przy kontynuacji współpracy gospodarczej istnieje mniejsze ryzyko nieświadomego udziału w procederze oszustw podatkowych, ocena dochowania należytej staranności przebiega nieco inaczej niż na etapie nawiązania współpracy.

Przede wszystkim powinna być ona dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej. Stąd kryteria formalne oraz transakcyjne stosuje się wtedy, jeżeli w dotychczasowych transakcjach z kontrahentem nie wystąpiły okoliczności charakterystyczne dla etapu rozpoczęcia współpracy (kryteria formalne i kryteria transakcyjne).

Kryteria formalne

Aby dochować należytej staranności, regularnie sprawdzaj:

• czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia,
• czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,
• czy kontrahent jest wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podatników VAT,w którym znajdziesz informacje, czy:
  • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przewrócony do rejestru VAT,
  • kontrahent został wykreślony z rejestru jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany.

Wystąpienie kryteriów formalnych nie musi każdorazowo oznaczać, że nie dochowałeś należytej staranności. Przy kontynuacji współpracy z kontrahentem istotne znaczenie mają również okoliczności transakcyjne.

Kryteria transakcyjne

Najważniejszym czynnikiem przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy między tobą a kontrahentem.

Jakie okoliczności powinny wzbudzić twoje wątpliwości?