Wyżywienie w czasie podróży służbowej a przychód pracownika

Pytanie podatnika: Spółka zamierza sporządzić regulamin wewnętrzny, w ramach którego pracownicy odbywający podróże służbowe uzyskają umocowanie do tego, aby odbywając podróże nabywali w imieniu i na rzecz Spółki posiłki lub korzystali z posiłków nabytych przez Spółkę w inny sposób (np. w cenie konferencji, w której pracownik uczestniczy itp.). Stosując takie rozwiązanie Spółka przyjmowała będzie, że jako pracodawca zapewniła pracownikom wyżywienie, co wyeliminuje obowiązek wypłaty diety. Czy zapewniając pracownikom posiłki o wartości wyższej niż kwota diety Spółka jako płatnik musi pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 27.02.2012 r. (data wpływu 01.03.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zapewnienia pracownikom całodziennego wyżywienia w czasie podróży służbowej - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 01.03.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zapewnienia pracownikom całodziennego wyżywienia w czasie podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest podmiotem zajmującym się świadczeniem usług factoringu, odzyskiwania należności oraz obrotu wierzytelnościami. W celu wykonywania swojej działalności Spółka zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy; realizując obowiązki wynikające ze stosunku pracy pracownicy odbywają zagraniczne i krajowe podróże służbowe.

Spółka zamierza sporządzić regulamin wewnętrzny, w ramach którego pracownicy Spółki odbywający podróże służbowe (tak zagraniczne jak i krajowe) uzyskają umocowanie do tego, aby odbywając podróże nabywali w imieniu i na rzecz Spółki posiłki lub korzystali z posiłków nabytych przez Spółkę w inny sposób (np. w cenie konferencji, w której pracownik uczestniczy itp.); stosując takie rozwiązanie Spółka przyjmowała będzie, że jako pracodawca zapewniła pracownikom wyżywienie (odpowiednio całodzienne wyżywienie), co wyeliminuje obowiązek wypłaty diety lub odpowiedniej części diety (w przypadku zagranicznej podróży służbowej). Jednocześnie, kierując się rachunkiem ekonomicznym pracodawca określi górną granicę kwotową, w ramach której pracownik będzie umocowany do nabywania w imieniu i na rzecz pracodawcy posiłku.

Stosując takie rozwiązanie, w sposób generalny Spółka wymagała będzie (co będzie zapisane w stosownym regulaminie) od pracowników, aby zakupy były potwierdzane fakturami, rachunkami lub innymi dokumentami wystawionymi „na Spółkę”; w wyjątkowych przypadkach (co może wynikać z okoliczności, lokalnych przepisów czy zwyczajów) potwierdzeniem poniesienia wydatku będą mogły być inne dowody jak np. paragony, pokwitowania, a nawet oświadczenie pracownika zaakceptowane przez jego przełożonego. Zaznaczyć przy tym trzeba, że bez względu na sposób udokumentowania pracownicy nie otrzymają ekwiwalentu (jako zwrotu kosztów), czy w inny sposób zwrotu kosztów wyżywienia, a posiłki będą nabywane w różnej formule przez Spółkę (w imieniu i na rzecz Spółki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zapewniając pracownikom posiłki o wartości wyższej niż kwota diety Spółka jako płatnik musi pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy pracodawca zapewni pracownikom wyżywienie o wartości wyższej niż diety przewidziane w przepisach wykonawczych, nie ma obowiązku pobrania od tego tytułu zaliczki na podatek dochodowych od osób fizycznych.

Stosownie do treści regulacji art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy - Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, w szczególności diety.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej zostały określone w odrębnych przepisach wykonawczych.

Pracownik nie może zrezygnować z diety, ale przepisy wykonawcze przewidują, że dieta, w takiej części w jakiej stanowi zwrot kosztów (lub odpowiednio podwyższonych kosztów) wyżywienia, pracownikowi nie przysługuje (w całości lub w części), jeżeli jest mu zapewnione wyżywienie (odpowiednio całodzienne wyżywienie). Zatem prawodawca pośrednio przewidział w aktach wykonawczych możliwość zapewnienia pracownikom wyżywienia.

Podkreślić przy tym trzeba, że w żadnym z przepisów prawodawca nie określił dolnego lub górnego limitu kosztów wyżywienia zapewnianego pracownikowi (co oznacza, że jeżeli wartość zapewnionego wyżywienia była niższa niż dieta pracownikowi nie przysługuje roszczenie o dopłatę do diety - z zastrzeżeniem 25% diety w podróży zagranicznej przeznaczonej na inne cele niż wyżywienie).

Zatem planowane przez Spółkę rozwiązanie będzie zgodne z przepisami prawa pracy (co oczywiście nie podlega badaniu na podstawie niniejszego wniosku), a jednocześnie w ramach takiego pracownik nie otrzyma zwrotu kosztów a jedynie świadczenie, które z uwagi na okoliczności jego przekazania, będzie ściśle związane z pracą, którą świadczy dla pracodawcy.

Skoro więc posiłki (też usługi gastronomiczne), z których w takich sytuacjach korzystać będą pracownicy służyć mają jedynie prawidłowemu wykonywaniu obowiązków zleconych im przez Spółkę, ich otrzymanie nie spowoduje przysporzenia (wzbogacenia pracowników), które skutkowałoby powstaniem przychodu uwzględnianego następnie przy definiowaniu dochodu do opodatkowania. Zatem wartość otrzymanego w miejsce diety (zgodnie z odrębnymi przepisami) wyżywienia nie podlega u pracowników opodatkowaniu a co za tym idzie Spółka nie pobiera od niego zaliczek na podatek dochodowy.

Poprawność powyższej wykładni potwierdzają wcześniejsze interpretacje organów podatkowych, w tym m.in. interpretacja wydana przez Dyrektora tutejszej Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 lutego 2010 r. Nr IPPB1/415-934/09-5/KS, zgodnie z którą:

„(...) w świetle powołanych przepisów oraz przedstawionego stanu faktycznego, należy stwierdzić, że w sytuacji kiedy Spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, a pracownikom przebywającym w podróży służbowej nie są wypłacane diety, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu.”

Oczywiście, wskazana powyżej interpretacja (podobnie jak jej podobne) została wydana w konkretnej sprawie i nie tworzy prawa, ale z uwagi na zbieżność stanu prawnego i istoty problemu z tymi, jakie są w przypadku Spółki winny mieć istotny wpływ na interpretację indywidualną udzieloną w odpowiedzi na niniejszy wniosek.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ...