Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

12.08.2019

Wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Mimo, iż faktury w postaci elektronicznej są od dłuższego już czasu powszechnie obecne, nieustannie pojawiają się obawy, dotyczące dozwolonego zakresu ich stosowania. W dużej mierze są one efektem minionych działań resortu finansów - pierwsza implementacja norm unijnych była daleka od doskonałości, a stosowanie faktur w formie elektronicznej obarczone było ryzykiem wynikającym z restrykcyjnych procedur zabezpieczających. To już przeszłość - obecnie przepisy są jasne, a stosowanie e-faktur bezpieczne. Wyjaśnijmy zatem najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Podstawa prawna stosowania faktur w formie elektronicznej

Faktura VAT jest dokumentem ściśle sformalizowanym. Jej treść, obligatoryjne elementy, sposób i termin wystawienia reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT). W ustawowym słowniczku, wyjaśniającym podstawowe pojęcia związane z VAT czytamy, iż ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W praktyce mamy do czynienia z dwoma rodzajami faktur w postaci elektronicznej - fakturą, która została wystawiona lub otrzymana w formie papierowej - może ona następnie przyjąć postać cyfrową, oraz z fakturą elektroniczną - ta jest zarówno wystawiona jak i otrzymana w formacie elektronicznym. Taka faktura może z kolei w razie potrzeby zostać wydrukowana.

Wszystkie te rodzaje faktur VAT są w zakresie prawa do odliczenia wykazanego na nich podatku identycznie traktowane przez przepisy VAT (co przekłada się również na ich równocenne traktowanie na gruncie przepisów o podatkach dochodowych i o rachunkowości).

Digitalizacja faktur papierowych i późniejsze ich przechowywanie

Podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania. Dotyczy to zarówno podatników wystawiających, jak i otrzymujących faktury. Ale sposób, w jaki obowiązek ten zostanie wykonany, zależy wyłącznie od decyzji podatnika.

„Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.” (por. interpretacja z 16-07-2019 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP).

Nie ma zatem przeszkód, aby podatnicy wszystkie faktury przechowywali w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający ich udostępnianie w razie potrzeby - zarówno organom podatkowym jak i własnym pracownikom. Ci z podatników, którzy zechcą zniszczyć po digitalizacji papierowe archiwa (np. w celu oszczędności miejsca, uniknięcia opłat za magazynowanie itp.) mogą to zrobić, z zachowaniem wszystkich praw, wynikających z posiadanych faktur. Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w przywołanej przed chwilą interpretacji:

„zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Natomiast zniszczenie papierowych egzemplarzy faktur, które zostaną objęte opisanym sposobem archiwizacji, nie będzie miało negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.”

Digitalizacja faktur może być procesem szybkim i prostym, szczególnie, jeśli dysponuje się odpowiednimi narzędziami. Jednym z nich jest Comarch OCR - usługa służąca do digitalizacji faktur i umieszczania danych z faktur w systemach księgowych.

Comarch OCR rozpoznaje wszystkie konieczne do zcyfryzowania elementy faktury. Warte podkreślenia jest, że rozpoznany numer NIP jest sprawdzany w rejestrze GUS, a dane pobrane z rejestru umieszczane są automatycznie w systemie ERP.

Poza tym Comarch OCR rozpoznaje i zapisuje:

  • numer dokumentu,

  • datę wystawienia i sprzedaży,

  • formę płatności i termin płatności,

  • stawki VAT oraz kwoty,

  • numer rachunku bankowego.

„Usługa Comarch OCR służy do transformowania danych z faktur do systemu ERP. To usługa internetowa, można z niej skorzystać poprzez połączenie się z Internetem, i jest kierowana do użytkowników systemów ERP. W pierwszej kolejności są to użytkownicy systemów naszych, czyli stworzonych przez Comarch. Głównie są to osoby, których zadaniem jest wprowadzanie danych do systemu – chodzi tu o faktury zakupowe i przetwarzanie faktur papierowych na formę cyfrową. Najwięcej na używaniu naszego narzędzia skorzystają biura rachunkowe ze względu na liczbę tych papierowych dokumentów, które trzeba przetworzyć. Faktury zakupowe są jednak w każdej firmie, w związku z czym w każdej firmie to narzędzie się przyda” - mówi Tomasz Homel, dyrektor produkcji oferty MSP

Wykorzystanie do digitalizacji faktur narzędzi programistycznych pozwoli na znaczące oszczędności czasowe. Przepisanie jednej faktury do systemu zajmuje często kilka minut. Zeskanowanie w skanerze a następnie automatyczne rozpoznanie w systemie OCR zajmie, w przeliczeniu na jedną fakturę kilka sekund.

Więcej informacji o systemie Comarch OCR na stronie: www.comarch.pl/erp/ocr

Przekazanie faktury i zgoda na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej

Na otrzymywanie faktury w postaci cyfrowej zgodę musi wyrazić ich odbiorca. Sama procedura uzyskania zgody jest odformalizowana. Wystarczy zgoda ustna czy potwierdzenie w postaci maila. Wymóg uzyskania zgody wynika z uwarunkowań technicznych - nie można przecież pozbawić osoby, która nie korzysta z Internetu czy poczty elektronicznej możliwości otrzymania faktury. Jak zgodnie podkreślają w interpretacjach indywidualnych organy podatkowe:

„Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.” (por. interpretacja 16-07-2019 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP)

Obecnie wystarczającym dla uznania faktury za dostarczoną jest również udostępnienie samego linku do obrazu faktury (ta forma również oczywiście wymaga zgody odbiorcy). Wystawcy faktury mogą je przechowywać (np. w chmurze internetowej) i udostępniać z tego miejsca swoim odbiorcom (czy - jak się za chwilę przekonacie - również organom podatkowym w razie potrzeby).

Wiarygodność faktury

Faktura VAT nie jest zwykłym dokumentem księgowym. Wskazany na fakturze podatek VAT pełni przecież rolę quasi pieniężną - możemy, po spełnieniu ustawowych warunków zmniejszyć o jego wartość swoje bieżące lub przyszłe zobowiązanie podatkowe lub wnioskować o zwrot kwoty VAT w gotówce. Dlatego przepisy ustawy o VAT nakładają na podatników obowiązki, związane z zapewnieniem wiarygodności faktury. Jak wskazuje artykuł 106m ustawy, podatnik ma obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Możliwość weryfikacji krajowego wystawcy faktury zapewniona jest dzięki udostępnionemu przez Ministerstwo Finansów rejestrowi podatników VAT, w którym można sprawdzić status podatnika. Równolegle funkcjonuje międzynarodowy system weryfikacji statusu podatników z krajów UE (VIES). Dodatkowo, już wkrótce wejdą w życie przepisy, które nakazują przed zapłatą faktury każdorazową weryfikację numerów rachunków bankowych podatników VAT, udostępnionych w specjalnym rejestrze, który prowadzony i aktualizowany będzie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Integralność treści i czytelność

Przez integralność treści faktury rozumie się, że nie zmieniono danych, które faktura powinna zawierać. Oczywiście, chodzi o pewność, którą podatnik może mieć przy zastosowaniu proporcjonalnych środków - każdą fakturę, bez względu na sposób jej wystawienia można przecież podrobić lub przerobić. Przyjmuje się jednak, że:

  1. faktura papierowa, na której nie ma widocznych przeróbek, poprawek, skreśleń, wymazań itp. jest prawidłowa, a integralność treści i czytelność jest zapewniona;
  2. faktura w postaci cyfrowej, zapisana w formacie uniemożliwiającym prostą edycję i odczyt (zabezpieczony pdf, pliki graficzne w formacie np. gif, tiff, jpeg, bmp, png, pliki w wewnętrznych nieedycyjnych formatach programów księgowych) jest prawidłowa, i zapewniono jej integralność oraz czytelność.

Ustawa o VAT stanowi dodatkowo, iż poza wykorzystaniem kontroli biznesowych (o których napiszemy już za chwilę), autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Kontrola biznesowa

Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów:

„Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności). Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania.

Wiarygodna ścieżka audytu

Ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Dla celów podatku VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Podsumowanie

Stosowanie faktur w postaci cyfrowej jest obecnie proste i bezpieczne. Organy podatkowe nie kwestionują prawa podatników do wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur wyłącznie w postaci cyfrowej, lub do transformacji faktur papierowych do postaci cyfrowej, w celu poprawy warunków ich przechowywania i udostępniania. Wymogi, przed jakimi staje podatnik VAT związane są obecnie z procedurami, służącymi do zagwarantowania autentyczności, integralności i czytelności faktury. Właściwe procedury kontroli wewnętrznej mają natomiast spowodować, że każda faktura będzie miała związek z rzeczywistą transakcją. Najnowsze regulacje prawne zobowiązują podatników do kontroli rachunków bankowych kontrahentów, faktu ich rejestracji w systemie VAT oraz do dokonywania większych płatności w formie bezgotówkowej i - dla części branż - w systemie podzielonej płatności (split payment). Stosowanie faktur w postaci cyfrowej ułatwi integrację systemów księgowych i sprzedażowych z istotnymi zewnętrznymi źródłami informacji, takimi jak rejestr podatników VAT, wprowadzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Redakcja podatki.biz

 

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz