Wydatki na usługi cateringowe w kosztach działalności

Wydatki na zakup usług cateringowych, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą pracowników, jak i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W szczególności przedmiotowe wydatki nie mogą zostać uznane za koszty reprezentacji.

We wniosku o interpretację spółka wyjaśniła, że ze względu na brak lokali gastronomicznych w pobliżu zakładu, na terenie zakładu uruchomiona została stołówka pracownicza, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: „pracownicy”) obiadów spożywanych w przerwach w pracy.

Zgodnie z modelem funkcjonowania stołówki:

• spółka nabywa od zewnętrznej firmy usługi cateringowe i organizacji stołówki polegające na dowiezieniu gotowych posiłków do stołówki oraz wydawaniu ich pracownikom,
• za usługi cateringowe spółka otrzymuje od usługodawcy fakturę opiewającą na część ceny obiadów dla pracowników,
• pozostała część ceny obciąża pracowników - sprzedaż rejestrowana jest przez firmę cateringową na kasie rejestrującej, a w momencie odbioru posiłku pracownikom wydawane są im paragony fiskalne.

Korzystanie z obiadów odbywa się w ustalonych godzinach w trakcie dnia pracy. Zakup usług cateringowych jest finansowany ze środków obrotowych spółki. Przy czym, spółka nie jest zobligowana do świadczenia pracownikom posiłków przepisami prawa pracy jak również przepisami BHP. Finansowanie posiłków stanowi działanie dobrowolne, podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez pracowników na spożywanie posiłków.

Spółka chciała wiedzieć, czy koszty poniesione na zakup usług cateringowych opisanych w stanie faktycznym stanowią koszt uzyskania przychodu. Jej zdaniem - tak.

W interpretacji indywidualnej z dnia 3 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.462.2019.1.SK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu nabycia usług cateringowych na rzecz:

• pracowników spółki za prawidłowe,
• osób współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych za nieprawidłowe.

Po zapoznaniu się z aktami sprawy Szef Krajowej Administracji Skarbowej stwierdził, że interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest nieprawidłowa:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle treści tego przepisu za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz definitywnie poniesione wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile, jak wynika z art. 15 ust. 1 in fine, nie zostały one wymienione w katalogu kosztów (wydatków) zawartym w art. 16 ust. 1.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Przepis art. 16 ust. 1 ustawy CIT zawiera zamknięty katalog kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, że przy ustalaniu dochodu, stanowiącego podstawę opodatkowania, podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów takich wydatków, które zostały wymienione w tym przepisie.

Ze wskazanego katalogu kosztów enumeratywnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w rozpoznawanej sprawie istotne znaczenie ma wyłączenie ukształtowane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zatem przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT wprost eliminuje z kategorii kosztów uzyskania przychodów te wydatki, które poniesiono na reprezentację, w szczególności zaś na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jak wynika z redakcji tego przepisu elementem kosztu determinującym niedopuszczalność zakwalifikowania go do kosztów uzyskania przychodów jest sam cel jego poniesienia. W konsekwencji takiej redakcji cytowanego przepisu wymienione w nim przykładowe wydatki (ponoszone na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów) będą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że nie zostaną poniesione na reprezentację podatnika.

Pojęcie "reprezentacja" nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz przepisach innych ustaw. Pojęcie to natomiast było wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć organów podatkowych jak i sądów administracyjnych, w tym m.in. wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11.

W powołanym wyroku sąd podniósł, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika na potrzeby ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Celem zatem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie - jak stwierdził NSA w powyższym wyroku - pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Jednocześnie sąd podkreślił, że kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Stanowisko zaprezentowane przez sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której wskazano, że „analiza tez wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.

Spółka wskazała, że celem nabywania takich usług jest realizacja w jak największym stopniu polityki firmy, zakładającej zapewnienie jak najlepszej efektywności wykonywanej pracy przy równoczesnym zmniejszeniu wpływów czynników zewnętrznych na organizację pracy. Do czynników tego rodzaju można zaliczyć m.in. opuszczanie przez pracowników w godzinach obiadowych zajmowanych miejsc pracy celem nabycia posiłków w oddalonych sklepach i stołówkach. Ponadto wydatki poniesione na zakup usług cateringowych dla pracowników mają na celu zwiększenie konkurencyjności spółki jako pracodawcy na rynku pracy oraz zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy w spółce.

Jak podkreśliła spółka, wydatki na zorganizowanie stołówki dla pracowników są ponoszone w celu lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez pracowników na spożywanie posiłków, a także w celu poprawy warunków pracy, samopoczucia pracowników i atmosfery w pracy, co w dalszej perspektywie przyczynia się do poprawy efektywności pracy pracowników i przekłada się na zwiększenie uzyskiwanych przez spółkę przychodów.

Tym samym, wskazane wydatki spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Jednocześnie koszty poniesione przez spółkę na zakup usług cateringowych, których celem jest zapewnienie pracownikom obiadów spożywanych w przerwach w pracy, nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Są to w istocie "koszty pracownicze" podobne w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników.

Taki związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów wykazują również wydatki na zakup usług cateringowych, których celem jest zapewnienie osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach w pracy. Podobnie jak w przypadku pracowników spółki wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków.

W świetle powyższych wyjaśnień Szef KAS stwierdził, że wydatki na zakup usług cateringowych, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą pracowników spółki, jak i osób współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Ponoszone przez spółkę wydatki na zakup usług cateringowych nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W szczególności przedmiotowe wydatki nie mogą zostać uznane za koszty reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT.

Zmiana interpretacji indywidualnej z 21 lipca 2021 r., sygn. DOP4.8221.9.2021.CPXV - Szef Krajowej Administracji Skarbowej - pełna treść

Redakcja podatki.biz