Wydatki na spory sądowe z klientami w kosztach działalności

Pytanie: Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z prowadzeniem postępowań sądowych z klientami, tj. wydatki na: koszty sądowe i obsługę prawną postępowania sądowego, zwrot klientowi poniesionych przez niego kosztów sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego, zwrot klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę, odsetki od zwracanej klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z 21 czerwca 2017 r. (data wpływu 27 czerwca 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z prowadzeniem postępowań sądowych, tj. wydatków na:

• koszty sądowe i obsługę prawną postępowania sądowego (zarówno w postępowaniach wygrywanych, jak i przegrywanych przez Wnioskodawcę),
• zwrot klientowi poniesionych przez niego kosztów sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę),
• zwrot klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę),
• odsetki od zwracanej klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę) (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 czerwca 2017 r. wpłynął do organu wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z prowadzeniem postępowań sądowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania informacji i danych. Wnioskodawca świadczy usługi na rzecz bardzo wielu podmiotów, począwszy od przedsiębiorców (od mikro przedsiębiorstw do dużych przedsiębiorstw), przez jednostki samorządu terytorialnego, aż po osoby fizyczne. Świadczenie usług przez Wnioskodawcę odbywa się zasadniczo drogą elektroniczną poprzez internet.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zawiera bardzo dużo umów o świadczenie usług z klientami (w skali roku będą to nawet tysiące umów).

Umowy o świadczenie usług mogą być zawierane w następujący sposób:

• w formie papierowej (umowa jest zawierana w formie pisemnej i jest podpisana przez Wnioskodawcę oraz klienta albo jego przedstawiciela),
• w formie elektronicznej (umowa jest zawierana drogą elektroniczną, a oświadczenie woli klienta jest składane drogą elektroniczną; zawarcie umowy w formie elektronicznej ma miejsce, gdy klient otrzymuje od Wnioskodawcy maila z ofertą i odpowiada na niego mailowo „potwierdzam” albo gdy klient w odpowiedzi na otrzymaną ofertę przesyła do Wnioskodawcy maila ze skanem podpisanej umowy),
• w formie telefonicznej (umowa jest zawierana w formie ustnej, a oświadczenie woli klienta jest składane pracownikowi Wnioskodawcy w czasie rozmowy telefonicznej).

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe.

Sytuacje związane z zawieraniem umów

W związku z bardzo dużą ilością umów oraz zróżnicowanym trybem ich zawierania u Wnioskodawcy występuje pewien mały odsetek sytuacji, w których klient uważa, że nie doszło do skutecznego zawarcia umowy albo doszło do zawarcia umowy, a następnie wystąpiły okoliczności, w wyniku których umowa nie powinna być wykonywana. Wnioskodawca stara się, aby takie sytuacje nie występowały, ale ze względu na ilość zawieranych umów oraz liczbę zaangażowanych w to pracowników całkowite wyeliminowanie takich przypadków jest niemożliwe.

Szczegółowo mogą to być następujące sytuacje:

1. umowa została zawarta (oświadczenie woli zastało złożone) przez osobę, która z jakichkolwiek powodów znajdowała się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli,
2. umowa została zawarta z osobą nieuprawnioną (z osobą niebędącą klientem albo z osobą nieuprawnioną do reprezentowania klienta),
3. umowa została zawarta pod wpływem błędu (klienta wprowadzono w błąd co do okoliczności związanych ze świadczeniem usług),
4. umowę uznano za zawartą pomimo braku akceptacji klienta albo przy niejednoznacznej akceptacji klienta (dotyczy umów zawieranych w formie telefonicznej),
5. przy zawieraniu umowy treść warunków umowy lub inne fragmenty umowy przeczytano niewyraźnie lub z istotnymi zaniedbaniami (dotyczy umów zawieranych w formie telefonicznej),
6. brak jest zarejestrowanej rozmowy lub fragmentu rozmowy, w której następuje zawarcie umowy (dotyczy umów zawieranych w formie telefonicznej),
7. przy zawieraniu umowy klientowi złożono zapewnienie, że może odstąpić od umowy (dotyczy umowy zawartej między przedsiębiorcami na warunkach odstąpienia takich, jak w przypadku umów konsumenckich),
8. umowa została zawarta z zastrzeżeniem warunku, ale warunek ten nie został spełniony.

Wszystkie ww. sytuacje będą w dalszej części wniosku o interpretację określane zbiorczo jako „sytuacje związane z zawieraniem umów”.

W praktyce prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli umowa zostanie uznana przez Wnioskodawcę za zawartą i wprowadzona do systemu informatycznego, to klient ma już możliwość zalogowania się na stronie internetowej i skorzystania z usług, a Wnioskodawca wystawia faktury za świadczenie usług. Od razu albo po jakimś czasie klient uznaje, że wystąpiła jedna z sytuacji związanych z zawieraniem umów i składa reklamację. Klient wskazuje w reklamacji jedną z sytuacji związanych z zawieraniem umów oraz stwierdza, że w jego ocenie, z prawnego punktu widzenia, umowa z Wnioskodawcą jest niezawarta, nieważna albo bezskuteczna (w zależności od tego, o którą konkretnie sytuację chodzi). Dział reklamacji rozpoznaje zgłoszenie klienta i może uznać je za uzasadnione.

W związku ze wskazanymi sytuacjami związanymi z zawieraniem umów, z prawnego punktu widzenia, umowa o świadczenie usług między Wnioskodawcą a klientem może być uznana przez dział reklamacji za niezawartą, nieważną albo bezskuteczną. Dojdzie do sytuacji, w której z prawnego punktu widzenia Wnioskodawca nie miał obowiązku świadczenia usług na podstawie takiej „umowy”. Z drugiej strony będzie to sytuacja, w której klient nie miał obowiązku zapłaty wynagrodzenia za usługi, a Wnioskodawcy nie przysługuje roszczenie o zapłatę tego wynagrodzenia. Jeśli taka zapłata została już dokonana przez klienta, to Wnioskodawca dokona jej zwrotu.

Mając na uwadze całokształt przedstawionych okoliczności, a przede wszystkim fakt, że z prawnego punktu widzenia Wnioskodawcy nie przysługuje wynagrodzenie za świadczenie usług, to po reklamacji złożonej przez klienta, w wyniku rozpatrzenia której wyszły na jaw wskazane sytuacje związane z zawieraniem umów, Wnioskodawca zamierza w całości korygować faktury wystawione na rzecz klientów za usługi (w istotnej części przypadków klient nigdy nie rozpoczął korzystania z usług mimo, że Wnioskodawca dał mu możliwość zalogowania się na stronie internetowej i skorzystania z tych usługi). Korekta faktur z powodu uznania umowy za niezawartą, nieważną albo bezskuteczną byłaby korektą „do zera”. Korekta dotyczyłaby zarówno faktur już zapłaconych, jak i niezapłaconych przez klienta. W przypadku korekty faktur już zapłaconych przez klienta Wnioskodawca dokonywałby do klienta zwrotu otrzymanej zapłaty.

Sprawy sądowe

W praktyce prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej mogą występować sytuacje sporne związane z zawarciem umowy, tj. sytuacje sporne związane z istnieniem lub nieistnieniem prawnie wiążącej umowy o świadczenie usług przez Wnioskodawcę. W takich sytuacjach Wnioskodawca albo klient może dochodzić swoich roszczeń w postępowaniu sądowym.

W przypadku Wnioskodawcy sprawy sporne są kierowane na drogę postępowania sądowego dopiero po wstępnej analizie dokonanej przez dział prawny i tylko wówczas, gdy istnieją uzasadnione podstawy faktyczne i prawne do obrony stanowiska Wnioskodawcy.

W praktyce mogą występować sytuacje sporne w których Wnioskodawca przegrywa postępowanie sądowe. Będą to następujące sytuacje faktyczne i prawne:

1. istniały wątpliwości co do interpretacji zapisów umownych dotyczących wypowiedzenia umowy na świadczenie usług (np. wątpliwości co do formy wypowiedzenia, wątpliwości co do zasad liczenia terminów wypowiedzenia); sąd przyznał rację klientowi i uznał umowę za wypowiedzianą zgodnie z interpretacją umowy przedstawioną przez klienta,
2. istniały wątpliwości co do faktu podpisania umowy przez klienta; opinia grafologiczna wykazała, że podpis klienta został podrobiony; sąd przyznał racje klientowi i uznał że umowa z Wnioskodawcą nie została zawarta,
3. istniały wątpliwości, czy klient poza umową na świadczenie usług zawartą z innym podmiotem z grupy zawarł jednocześnie umowę o świadczenie usług z Wnioskodawcą; wątpliwości dotyczyły tego, czy klient złożył oświadczenie woli o zamiarze skorzystania z usług świadczonych przez Wnioskodawcę; sąd przyznał rację klientowi i uznał, że nie zawarł on umowy na świadczenie usług z Wnioskodawcą (klient nie złożył oświadczenia woli o zamiarze skorzystania z usług Wnioskodawcy),
4. świadczenie niektórych usług przez Wnioskodawcę wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności; w danej sytuacji nie istniała pisemna umowa podpisana przez klienta; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług i nie opłacał wystawionych faktur; sąd przyznał rację klientowi i uznał że w braku zachowania formy pisemnej umowa z Wnioskodawcą nie została zawarta,
5. świadczenie niektórych usług przez Wnioskodawcę wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności; w danej sytuacji nie istniała pisemna umowa podpisana przez klienta; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług ale opłacał wystawione faktury; sąd przyznał rację klientowi i uznał że w braku zachowania formy pisemnej umowa z Wnioskodawcą nie została zawarta,
6. świadczenie niektórych usług przez Wnioskodawcę wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w danej sytuacji nie istniała pisemna umowa podpisana przez klienta; klient otrzymał od Wnioskodawcy maila z ofertą świadczenia usług i odpowiedział na niego mailowo „potwierdzam”; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług i nie opłacał wystawionych faktur; sąd przyznał rację klientowi i uznał że w braku zachowania formy pisemnej umowa z Wnioskodawcą nie została zawarta,
7. świadczenie niektórych usług przez Wnioskodawcę wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności; w danej sytuacji nie istniała pisemna umowa podpisana przez klienta; klient otrzymał od Wnioskodawcy maila z ofertą świadczenia usług i odpowiedział na niego mailowo „potwierdzam”; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług ale opłacał wystawione faktury, sąd przyznał rację klientowi i uznał że w braku zachowania formy pisemnej umowa z Wnioskodawcą nie została zawarta,
8. istniały wątpliwości, czy klient w rozmowie telefonicznej w sposób jednoznaczny wyraził wolę zawarcia umowy na świadczenie usług; umowa pisemna nie została przez klienta podpisana; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług i nie opłacał wystawionych faktur; sąd przyznał rację klientowi i uznał że umowa na świadczenie usług nie została zawarta, ponieważ z treści rozmowy telefonicznej nie wynika jednoznacznie wola zawarcia tej umowy,
9. istniały wątpliwości, czy klient w rozmowie telefonicznej w sposób jednoznaczny wyraził wolę zawarcia umowy na świadczenie usług; umowa pisemna nie została przez klienta podpisana; klient nie logował się w systemie umożliwiającym korzystanie z usług ale opłacał wystawione faktury; sąd przyznał rację klientowi i uznał, że umowa na świadczenie usług nie została zawarta, ponieważ z treści rozmowy telefonicznej nie wynika jednoznacznie wola zawarcia tej umowy.

Wszystkie ww. sytuacje będą w dalszej części wniosku o interpretację określane zbiorczo jako „postępowania sądowe”.

W związku z prowadzonym postępowaniem sądowym Wnioskodawca ponosi wydatki na koszty sądowe oraz na obsługę prawną tego postępowania.

W razie przegranego postępowania sądowego Wnioskodawca zwraca klientowi poniesione przez niego koszty sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego.

Jeśli Wnioskodawca otrzymał już zapłatę za usługi, a przegrał postępowanie sądowe, to zwraca klientowi otrzymaną zapłatę wraz z odsetkami (naliczanymi od dnia otrzymania zapłaty przez Wnioskodawcę do dnia jej zwrotu klientowi). Odsetki te będą faktycznie wypłacane klientowi.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z prowadzeniem postępowań sądowych z klientami, tj. wydatki na:

1. koszty sądowe i obsługę prawną postępowania sądowego (zarówno w postępowaniach wygrywanych, jak i przegrywanych przez Wnioskodawcę),
2. zwrot klientowi poniesionych przez niego kosztów sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę),
3. zwrot klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę),
4. odsetki od zwracanej klientowi otrzymanej wcześniej zapłaty za usługę (w postępowaniach przegrywanych przez Wnioskodawcę)?

(pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy: