Wydatki na okulary pracowników – koszty, przychód i ujęcie w księgach

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

 

Skutki w PIT

Zaznaczmy na początek, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Przepisy Kodeksu pracy, w art. 2376, wskazują natomiast, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.

Zakup okularów

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia z dnia 1 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 oraz z 2023 r. poz. 2367), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawców powinien być realizowany w odniesieniu do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 tego rozporządzenia). Powyższe oznacza, że kwestią zasadniczą jest, aby pracownik - względem którego stwierdzono, na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, potrzebę stosowania przy obsłudze monitora okularów/szkieł kontaktowych korygujących wzrok - został zaopatrzony w okulary zgodne z zaleceniem lekarza, tj. o określonych parametrach (odpowiednich do stanu wzroku pracownika), przeznaczone do pracy przy monitorze.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 listopada 2011 r. nr IPPB4/415-684/11-3/MP zwrócił uwagę, że przepisy te nie określają jednak formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów, dlatego też to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to nastąpić poprzez:

  • otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,
  • dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. W tym przypadku zasadne jest ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na omawiane okulary i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników.

Obie wyżej opisane formy zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących wzrok - jako zgodne z przepisami powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej - uprawniają do zastosowania zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowisko to potwierdził fiskus, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 28 września 2016 r., sygn. ITPB2/4511-553/16-1/MU.

Warto zaznaczyć, że w niektórych przypadkach lekarz może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, które spełniają ten sam cel. Mogą być one związane z określonymi wadami wzroku pracownika, przy których nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów. W tych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł (soczewek) kontaktowych również korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

 

Dodatkowe badania

W sytuacji, gdy pracownik zwróci się z prośbą do pracodawcy o skierowanie go na badania przed upływem terminu badania okresowego wskazanego przez lekarza w związku z pogorszeniem się wzroku, a lekarz potwierdzi pogorszenie się wzroku i konieczność zapewnienia bądź wymiany dotychczasowych okularów (szkieł) korekcyjnych na inne, to refundacja kosztów zakupu okularów również będzie stanowiła przychód pracownika ze stosunku pracy objęty zwolnieniem od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja indywidualna z 13 marca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT3.4011.79.2018.1.SK - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej).

 


Dofinansowanie do zakupu okularów korygujących wzrok na podstawie tego samego zaświadczenia lekarskiego

"... co do zasady refundacja przez Państwa poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów korygujących wzrok, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy. Jednakże, nie stanowi postawy do zastosowania ww. zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych refundacja poniesionych wydatków dokonana ponownie na podstawie tego samego zaświadczenia lekarskiego.

W konsekwencji, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym kwota dofinansowania do zakupu okularów korygujących wzrok wypłacona pracownikowi na podstawie tego samego zaświadczenia lekarskiego stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy w myśl art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, od wartości ww. świadczenia jako przychodu pracownika ze stosunku pracy, powinni Państwo – jako płatnik – pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.".

(Interpretacja indywidualna z 24 października 2022 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.794.2022.1.DJ - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej)


 

Okulary ochronno-korekcyjne

Jezeli okulary ochronne wraz z wbudowaną częścią korekcyjną stanowią środek ochrony indywidualnej, będą stanowiły własność pracodawcy i będą one udostępniane pracownikom jedynie do używania w czasie wykonywania obowiązków służbowych (pracowniczych) to pracownicy nie uzyskają trwałego przysporzenia w swoich majątkach, które mogłoby powodować powstanie przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu. Świadczenie takie jest bowiem obojętne podatkowo dla pracowników. Pracodawca nie ma więc obowiązku doliczyć wartości przekazanych na rzecz pracowników środków ochrony do przychodów pracowników. Zatem, wdatki ponoszone na zakup części korekcyjnej w okularach ochronno-korekcyjnych nie stanowią przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (interpretacja indywidualna z 5 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPB1-1.4511.199.2016.2.KS - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu).

Zwrot wydatków jako koszt pracodawcy

W odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotu przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracowników na zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych, należy wskazać, iż pracodawca finansujący pracownikowi zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych, może wydatek ten zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jako świadczenie obowiązkowe na rzecz pracownika, wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Ujęcie księgowe zwrotu

Sposób ujęcia zwrotu za zakup okularów zależał będzie od tego czy faktura za okulary wystawiona jest na pracownika, czy na pracodawcę, a także od tego, czy zwrot dokonywany jest w pełnej kwocie, czy tylko do określonego limitu.

Zwróćmy uwagę, że wydatki związane z zakupem okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych wynikają z obowiązku pracodawców zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Poniesiony w tym celu wydatek powinien w związku z tym ujęty zostać jako koszt działalności operacyjnej. Jego ewidencja może nastąpić przykładowo takim zapisem:

  • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
  • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami.

Przeanalizujmy teraz trzy różne sytuacje:

Faktura za okulary wystawiona na pracownika, zwrot do określonego limitu

  • zaksięgowanie kwoty zwrotu na podstawie polecenia księgowania:
    • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
    • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami,
  • zwrot poniesionego wydatku pracownikowi w gotówce:
    • strona Wn konta 230 Rozrachunki z pracownikami,
    • strona Ma konta 101 Kasa.

Faktura za okulary wystawiona na pracodawcę, zwrot w pełnej kwocie

  • zaksięgowanie faktury:
    • strona Wn konta 300 Rozliczenie zakupu – wartość netto faktury,
    • strona Wn konta 221 VAT naliczony – wartość podatku,
    • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami – wartość brutto, będąca zobowiązaniem wobec pracownika.
  • ujęcie zakupu w kosztach:
    • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – wartość netto,
    • strona Ma konta 300 Rozliczenie zakupu – wartość netto.
  • zaksięgowanie zwrotu wydatku pracownikowi z rachunku bankowego:
    • strona Wn konta 230 – Rozrachunki z pracownikami – wartość brutto,
    • strona Ma konta 131 Rachunek bankowy – wartość brutto.

Faktura za okulary wystawiona na pracodawcę, zwrot do limitu

W przypadku, gdy pracodawca dokonuje zwrotu wydatków tylko do określonego limitu, kosztem uzyskania przychodów będzie mogła być tylko kwota zwrotu. Fakt, że faktura wystawiona będzie na pełną kwotę i na pracodawcę pozostanie bez znaczenia. Zapisy księgowe wyglądały będą jak w powyższym przykładzie. Do ksiąg wprowadzimy jednak tylko tę część wartości faktury, która została sfinansowana przez pracodawcę. Podstawą dokonania zapisów w księgach będzie polecenie księgowania z dołączoną do niego fakturą. Warto zaznaczyć, że również odliczenie podatku naliczonego będzie mogło zostać dokonane od wartości dokonanego zwrotu.

 

Redakcja podatki.biz

 


Przeczytaj także:

Okulary dla pracownika: Składki ZUS przy dodatkowym badaniu wzroku


 

(Image by ijeab on Freepik.com)

 

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...