Wydatki na naukę i studia a koszty uzyskania przychodu przedsiębiorcy

Wrzesień i październik to czas, kiedy wiele osób rozpoczyna naukę. Wśród podejmujących naukę są również osoby prowadzące działalność gospodarczą. Sprawdźmy zatem, w jakich sytuacjach wydatki związane z edukacją i studiami będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja kosztów uzyskania przychodów

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 9 marca 2015 r., nr IBPBI/1/415-1496/14/WRz, wyjaśnia, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Tłumaczy, że aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:

1. celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
2. wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
3. wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Wydatki na edukację i podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Wydatki związane ze zdobywaniem czy też podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w formie studiów nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT, tj. katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Jak podkreśla jednak Dyrektor Izby Skarbowej we wskazanej wyżej interpretacji, nie stanowi to niestety wystarczającej przesłanki do zaliczenia wydatków ponoszonych z tytułu tych studiów do kosztów uzyskania przychodów. Dla uzyskania takiego statusu konieczne jest również zaistnienie związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a celem, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Konieczny związek z działalnością

Zdaniem organu podatkowego do stwierdzenia, czy poniesione wydatki z tytułu opłat za studia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, istotne jest ustalenie:

• czy taki wydatek związany jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają związek z tą działalnością,
• czy też wydatek ten służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością gospodarczą, a więc który co do zasady ma charakter osobisty.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wielu pismach organów podatkowych. Jako przykład powołajmy interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 stycznia 2015 r., nr IBPBI/1/415-1249/14/WRz. Potwierdzono w niej, że jeżeli w istocie studia podyplomowe są związane z zakresem prowadzonej przez wnioskodawczynię działalności gospodarczej, a zdobyta wiedza poprzez świadczenie nowych usług bądź świadczenie usług na wyższym poziomie ma (będzie miała) odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodu albo wpłynie na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodu, to czesne ponoszone w związku z podjęciem nauki na ww. studiach podyplomowych może co do zasady stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej pod warunkiem należytego udokumentowania.

Konieczne właściwe udokumentowanie wydatku

Organy podatkowe podkreślają zgodnie, że to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego między ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Jeśli podatnik nie wykaże związku lub nie przedstawi rzeczowych argumentów wskazujących na celowość wydatków poniesionych na studia z punktu widzenia zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, to wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślmy, że zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Kosztem także wydatki dodatkowe związane ze studiami

Warto zwrócić uwagę, że do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone również faktycznie poniesione wydatki niezbędne do ukończenia studiów, tj. opłaty semestralne, opłata rekrutacyjna, opłata za świadectwo, wydatki związane z dojazdem, noclegami i zakupem materiałów naukowych oraz inne koszty związane ze studiami.

Stanowisko to potwierdzają liczne interpretacje organów podatków (m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 czerwca 2012 r., nr IBPBI/1/415-360/12/ZK).

Czas poniesienia wydatków

Ważny jest jednak moment poniesienia wydatku na edukację. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 4 grudnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-1045/14/WRz, wskazuje bowiem, że mimo iż podatnik przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej (chodziło o kancelarię notarialną) poniósł wskazane we wniosku wydatki, to nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Skoro wydatki zostały poniesione (niektóre na długo) przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej, to brak jest związku przyczynowo-skutkowego między ich poniesieniem a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej w późniejszym okresie.

Na koniec, tytułem podsumowania, odnieśmy się jeszcze do jednego pisma organu podatkowego. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 11 czerwca 2015 r., nr IBPBI/1/4511-318/15/WRz, podkreśla dodatkowo, że jeśli wiedza zdobyta na studiach wpłynie na wysokość przychodów uzyskiwanych z prowadzonej działalności gospodarczej bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, to wydatki związane z nauką na studiach, tj. wydatki z tytułu czesnego, dojazdów, zakwaterowania, a także zakupu materiałów dydaktycznych, poniesione po rozpoczęciu prowadzenia przez przedsiębiorcę pozarolniczej działalności gospodarczej, mogą co do zasady stanowić koszty podatkowe, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Należy jednak zwrócić uwagę, że materiały dydaktyczne, muszą mieć związek z przedmiotem studiów, realizacją podstaw programowych cyklu kształcenia oraz terminem nauki.

Krzysztof Koślicki