Wydatek udokumentowany elektronicznie można zaliczyć do kosztów

W przypadku faktur dostarczanych spółce w formie papierowej, faktury są skanowane (format PDF lub JPG) oraz przekazywane do zarchiwizowania. Ponadto, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy pracownik ma obowiązek zeskanowania/sfotografowania oryginalnego dokumentu oraz zapisania go w formacie PDF lub JPG. Czy sposób przetwarzania i archiwizacji ww. dokumentów umożliwia spółce zaliczenie udokumentowanych tak wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem spółki:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto uznanie kosztu za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że koszt ten jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Biorąc pod uwagę powyższe, koszt poniesiony przez podatnika każdorazowo winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy:

• ustawa wyraźnie wskazuje przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub
• ustawa wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów lub
• koszt został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, kosztem uzyskania przychodów jest koszt spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć inny wpływ na wysokość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 Ustawy o CIT.

Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 Ustawy o CIT, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Z powyższego wynika, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W tym kontekście szczególnie istotne są zalecenia zawarte w Ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunko...