28.09.2020

Prowadzisz działalność gospodarczą i podróżujesz służbowo do innych krajów UE? Kupujesz m.in. paliwo, płacisz za przejazdy autostradą i za wstęp na targi. Masz prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. O zwrot występujesz w Polsce według szczególnej procedury VAT-REFUND wypełniając formularz VAT-REF. Poniżej dowiesz się jak uzyskać zwrot zagranicznego podatku VAT.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

O zwrot zagranicznego podatku VAT możesz się ubiegać, jeżeli:

• nie masz siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonałeś nabycia
• jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT
• nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego

Zwrotu nie uzyskasz jeżeli prowadzisz wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 000 zł.

O zwrot VAT z innego państwa UE możesz starać się w przypadku:

• nabycia paliwa
• wynajmu środków transportu
• innych wydatków związanych ze środkami transportu
• opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
• kosztów zakwaterowania
• kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych
• opłat za wstęp na targi i wystawy
• wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
• inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)

Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym – czasem taki dokument trzeba dołączyć do wniosku.

Szczegółowe informacje o zasadach zwrotu VAT w pozostałych państwach członkowskich, w tym towary i usługi objęte zwrotem VAT,  znajdziesz na portalu Komisji Europejskiej i na stronie Ministerstwa Finansów.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny, czyli musisz go złożyć nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim na druku VAT-REF

Wniosek VAT-REF złóż wyłącznie elektronicznie poprzez e-Deklaracje.

Wniosek  VAT-REF wysłany za pośrednictwem systemu e-Deklaracje, po wysyłce uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Następnie wniosek zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND, gdzie w ciągu 72 godzin otrzymuje już swój właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND.

Instrukcje VAT-REF

Udział pełnomocnika

Możesz ubiegać się o zwrot podatku za pośrednictwem pełnomocnika (reprezentanta). Złóż oryginał pełnomocnictwa szczególnego w tym samym urzędzie skarbowym, w którym składasz wniosek o zwrot podatku. W przypadku zwrotu zagranicznego podatku VAT nie możesz skorzystać z pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1)

Państwo członkowskie zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa, zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie członkowskim zwrotu. Pełnomocnictwo szczególne w formie dokumentu elektronicznego, prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego do którego złożyłeś VAT-REF.

Odrzucenie wniosku przez system e-Deklaracje

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, otrzymasz komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże też pozycje, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. W tej sytuacji nanieś poprawki i ponownie wyślij wniosek.

Wszystkie wiadomości w sprawie złożonego wniosku o zwrot otrzymasz wyłącznie na podany we wniosku adres poczty elektronicznej. W wiadomościach zawsze będzie podany numer referencyjny wniosku.

Dokumenty

1. Wniosek o zwrot zagranicznego podatku VAT (VAT-REF)
2. Pełnomocnictwo szczególne PPS-1
3. Dowód zapłacenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, to zrób to w formie elektronicznej.

Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu.

Forma przesłania dokumentów, które należy dołączyć do wniosku

Dokumenty umieść w jednym załączniku, który spełnia następujące wymagania:

• ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB
• zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG
• poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi., nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem
• pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Termin

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny, czyli musisz go złożyć nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

2. Weryfikacja wniosku VAT-REF

Zostaniesz powiadomiony o przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu oddzielnym komunikatem na adres e-mail wskazany we wniosku.

Jeżeli weryfikacja uprawnień do ubiegania się o zwrot przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.

Postanowienie o nieprzekazaniu wniosku otrzymasz pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.

Termin

Polska administracja podatkowa sprawdzi, czy w okresie, którego dotyczy wniosek, byłeś uprawniony do uzyskania zwrotu zagranicznego podatku VAT.

Jeżeli potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, to przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Ile zapłacisz

17 zł – opłata za pełnomocnictwo (nie płacisz za pełnomocnictwo udzielane mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom lub rodzeństwu).

Ile będziesz czekać

Zostaniesz powiadomiony przez państwo członkowskie zwrotu o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

• 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie
• 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu
• 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą ci się odsetki za zwłokę.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części wniosek o zwrot otrzymasz decyzję o odrzuceniu wniosku.

Od decyzji o odrzuceniu wniosku o zwrot możesz się odwołać – zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

Warto wiedzieć

Korekta wniosku VAT-REF

Możesz skorygować złożony wniosek. Nie wszystkie państwa członkowskie UE akceptują korekty wniosków.

Jeżeli państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to złóż nowy wniosek zawierający poprawne dane.

Dlaczego we wniosku warto podać nr telefonu

Podanie numeru telefonu ma na celu ułatwienie kontaktu pomiędzy tobą a urzędnikiem, aby jak najszybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.

Gdy we wniosku VAT-REF podasz niewłaściwy adres poczty elektronicznej, to złóż korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Brak korekty wniosku spowoduje, że korespondencja będzie przesyłana na adres podany we wniosku, bo system VAT-REFUND nie pozwala na dokonywanie zmian we wniosku przez urząd skarbowy.

Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem zmiany adresu e-mail również w kraju członkowskim zwrotu.

Adresy e-mail powinny być wypełniane we wnioskach szczególnie starannie, gdyż nie wszystkie państwa członkowskie zwrotu przyjmują korekty.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej
• Dyrektywa Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim

źródło: www.biznes.gov.pl