W jakim terminie wystawić fakturę?

Zasada ogólna

Zgodnie z art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Faktury zaliczkowe

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, tj. otrzymano całość lub części zapłaty przed dokonaniem:

1. sprzedaży, a także dostawy towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, tzn. dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (bądź stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu), z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:
   1. państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
   2. państwa trzeciego,

   na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a (procedura OSS).

Należy jednak zwrócić uwagę, że faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT - patrz niżej, część "Wcześniejsze wystawianie faktur").

W niektórych sytuacjach podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Tak będzie w przypadku, gdy zapłata dotyczy:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, tj. jeżeli zapłata dotyczy:
  1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  2. świadczenia usług:

     z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT jest nabywca usługi), stanowiących import usług,

     • telekomunikacyjnych,
     • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (patrz w ramce poniżej),
     • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
     • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
     • stałej obsługi prawnej i biurowej,
     • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Wyjątki od podstawowego terminu wystawiania faktur

Zgodnie z art. 106i ust. 3, 4 i 5 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż:

1. 30. dnia od dnia wykonania usług - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, tj. świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
2. 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, tj. dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902);
   
   W przypadku dostawy ww. towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.
3. 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c, tj. czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
4. z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, tj.:
   1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
   2. świadczenia usług:
      • telekomunikacyjnych,
      • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (patrz w ramce powyżej),
      • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
      • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
      • stałej obsługi prawnej i biurowej,
      • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

      z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT jest nabywca usługi), stanowiących import usług.

Powyższe wyjątki nie mają zastosowania do wystawiania faktur w przypadku transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, bądź w imieniu innego podatnika.

W przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 12, tj. gdy podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru, a opakowanie nie zostało zwrócone, fakturę wystawia się nie później niż:

1. 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
2. 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

Wystawianie faktur na żądanie

W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, tj. na żądanie nabywcy towaru lub usługi, fakturę wystawia się:

1. zgodnie z zasadą ogólną określoną w art. 106i ust. 1 i 2, a więc nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę / otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
2. nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w pkt 1.

Należy tu zaznaczyć, że stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 (wyjaśnienie w części „Zasady ogólne”), dokonywane na rzecz innego podatnika podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, tj.:
   1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
   2. świadczenia usług:
      • telekomunikacyjnych,
      • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (patrz w ramce powyżej w części „Zasady ogólne”),
      • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
      • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
      • stałej obsługi prawnej i biurowej,
      • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

      (oprócz usług, do których stosuje się art. 28b, tj. gdy zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT jest nabywca usługi, stanowiących import usług),

   oraz czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4, tj:
   
   - dostawy towarów i świadczenia usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7 (procedura OSS), przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tych rozdziałów jest Polska,
   
   - sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanej w procedurze szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 9 (szczególna procedura dot. sprzedaży na odległość towarów importowanych o wartość do 150 euro, procedura IOSS), przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tego rozdziału jest Polska.

2. otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4, oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, więcej o tych czynnościach w części "Faktury zaliczkowe"),

3. sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1 (zwolnienia przedmiotowe), art. 113 ust. 1 i 9 (zwolnienie podmiotowe, sprzedaż do 200 tys. zł) lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2013 r. ws. zwolnień VAT); nie dotyczy to rolnika ryczałtowego w zakresie prowadzonej działalności rolniczej dostarczającego produkty rolne, a także wykonującego usługi rolnicze na rzecz podatników podatku VAT, którzy rozliczają ten podatek

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Wcześniejsze wystawianie faktur

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:

1. dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
   
   Zasada ta nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, a więc usług i dostaw ciągłych, a także:
   1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
   2. świadczenia usług (oprócz usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług):
      • telekomunikacyjnych,
      • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
      • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
      • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
      • stałej obsługi prawnej i biurowej,
      • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

   jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
   
   Ponadto, przepisu tego nie stosuje się do wystawiania faktur w przypadku transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, bądź w imieniu innego podatnika.

2. otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Ewa Iwan