27.11.2020

W ewidencji VAT sprzedawca będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek ujmowania wszystkich faktur potwierdzających sprzedaż, która zaewidencjonowana została w kasie. Muszą się więc tam znaleźć faktury wystawione na rzecz innych podatników jak również sporządzone dla osób prywatnych. Do 30 września br. faktury wystawione do paragonów dla osób fizycznych nie były wykazywane w pliku JPK_VAT. Sprzedaż taka trafiała tam w formie zbiorczej na podstawie raportu kasowego. Od 1 października faktury wystawione do paragonów należy uwzględniać w pliku JPK_VAT.

Obowiązek wystawienia faktury

Sposób dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej określony został w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie mają więc oni obowiązku wystawiania faktur takim nabywcom. Jednakże w odniesieniu do osób prywatnych po stronie sprzedawcy powstanie obowiązek wystawienia faktury, o ile nabywca żądanie takie zgłosi w terminie 3 miesięcy, poczynając od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, wyświadczenie usługi lub otrzymanie zapłaty w całości lub w części.

Transakcje pomiędzy podatnikami dokumentowane muszą być fakturą. Obowiązek ten sprzedawca realizuje na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku sprzedaży (świadczenia usługi) przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego podatnika tego podatku lub podatku od wartości dodanej bądź podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Warto zauważyć, że obowiązek wystawienia faktury nie wyklucza w takim przypadku możliwości wystawienia paragonu fiskalnego.

Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy będącego osobą fizyczną występuje w następujących terminach:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży – jeżeli zgłoszenie żądania nastąpiło do końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży lub sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty,
• nie później niż 15 dnia od zgłoszenia żądania – jeżeli nastąpiło ono po upływie miesiąca dokonania sprzedaży lub otrzymania zapłaty całej lub częściowej.

Zgodnie z zapisem art. 106b ust. 5 ww. ustawy, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej – w konsekwencji potwierdzonej paragonem – faktura na rzecz podatnika VAT lub podatku od wartości dodanej może zostać wystawiona wyłącznie, jeżeli paragon dokumentujący realizację sprzedaży zawierał NIP nabywcy. Brak tego oznaczenia czyni niemożliwym wystawienie faktury do paragonu.

Paragon i faktura do paragonu w JPK_VAT

Jak wskazałem na wstępie sprzedaż na rzecz osoby prywatnej lub rolnika ryczałtowego musi być udokumentowana przy użyciu kasy fiskalnej. Dokumentem potwierdzającym tego rodzaju sprzedaż jest paragon fiskalny.

W sprawozdaniu JPK_VAT należy ująć każdy dokument mający wpływ na ustalenie wysokości podstawy opodatkowania. Dzieje się tak ponieważ plik JPK_VAT stanowi wierne odbicie ewidencji zakupu i sprzedaży. Oznacza to, że każdy dokument z osobna powinien zostać w niej wykazany. Jednakże w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych efektem działania kasy jest paragon fiskalny dla klienta. Po stronie sprzedawcy transakcja taka zostaje zaewidencjonowana w raporcie fiskalnym dobowym lub miesięcznym. Raport fiskalny stanowi dokument zawierający dane sumaryczne o obrotach i kwocie podatku za daną dobę lub inny wybrany okres. Kryterium podziału są poszczególne stawki podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Ma on za zadanie umożliwić ustalenie łącznej kwoty sprzedaży brutto z podziałem na różne stawki opodatkowania VAT jak również kwoty należnego z tego tytułu podatku, od sumy obrotu dokonanego w okresie, za który powstał raport. Taka rola przypisana została raportowi fiskalnemu w § 2 pkt 27 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

Z kolei w myśl § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

• „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas fiskalnych,
• „WEW” – dokument wewnętrzny,
• „FP” – faktura wystawiana do sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej.

Podatnik powinien pamiętać, iż obowiązek stosowania oznaczeń określonych towarów i czynności symbolem GTU (grupy towarów i usług) nie dotyczy zbiorczych informacji o sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.

Oznacza to, że podatnicy którzy generują obroty z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, gdy nie korzystania ze zwolnienia z kas fiskalnych, w przypadku oznaczania raportów z kasy fiskalnej stosować muszą do ich oznaczenia symbol „RO”. Z kolei podatnikowi pozostawiony został wybór czy do uwzględnienia w pliku obrotów osiąganych z kontrahentami będącymi osobami fizycznymi i rolnikami ryczałtowymi zastosuje raport dobowy czy miesięczny. Jest to uzależnione od przyjętej przez niego polityki rachunkowości.

Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT faktury wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ujmowane są w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Nie zwiększają one wartości sprzedaży jak również podatku należnego za okres ujęcia ich w ewidencji. To zrozumiałe ponieważ sprzedaż pierwotnie została zaewidencjonowana w kasie fiskalnej i co za tym idzie ujęta już w raporcie fiskalnym. W okresie rozliczeniowym, w którym to nastąpiło i powstał już z tego tytułu obowiązek podatkowy. Wynika z tego, że w ewidencji VAT konieczne jest uwzględnianie wszystkich faktur, niezależnie od tego na rzecz jakiego kontrahenta zostały wystawione.

Przyjęcie za prawidłowe ujmowanie faktury dla osoby prywatnej w pliku JPK_VAT za miesiąc jej wystawienia jest jak najbardziej słuszne. Dzięki temu możliwe jest niedokonywanie korekty złożonych już plików JPK_VAT. Bez znaczenia jest to w jakim okresie sprzedaż taka ujęta została w raporcie fiskalnym.

W ewidencji VAT sprzedawca będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek ujmowania wszystkich faktur potwierdzających sprzedaż, która zaewidencjonowana została w kasie. Muszą się więc tam znaleźć faktury wystawione na rzecz innych podatników jak również sporządzone dla osób prywatnych.

Do 30 września br. faktury wystawione do paragonów dla osób fizycznych nie były wykazywane w pliku JPK_VAT. Sprzedaż taka trafiała tam w formie zbiorczej na podstawie raportu kasowego.

Od 1 października faktury wystawione do paragonów należy uwzględniać w pliku JPK_VAT. Warto przy tym pamiętać, że ewentualne pomyłki w nazwisku nabywcy nie są podstawą do dokonywania korekty pliku JPK_VAT.

Adam Okonkwo