VAT. Prawo do obniżenia podstawy opodatkowania przy braku potwierdzenia odbioru e-faktury korygującej

Pytanie podatnika: Czy Wnioskodawca, jeśli nie otrzyma od klienta potwierdzenia odbioru elektronicznej faktury korygującej, będzie uprawniony do obniżenia podatku należnego za okres rozliczeniowy wystawienia i wysłania takiej faktury do klienta w przypadku, gdy wysłanie powyższej faktury nastąpi na uzgodniony adres mailowy klienta i Wnioskodawca będzie posiadał elektroniczne potwierdzenie wysłania temu Klientowi wiadomości zawierającej załącznik w postaci faktury korygującej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 marca 2017 r. (data wpływu 21 marca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku braku potwierdzenia odbioru elektronicznej faktury korygującej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 marca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku braku potwierdzenia odbioru elektronicznej faktury korygującej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o., dalej zwana „Wnioskodawcą”, jest spółką prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie handlu i dystrybucji towarów takich jak, w szczególności, osprzęt elektroinstalacyjny, aparaty bezpiecznikowe, ochrony przeciwprzepięciowej, wyłączniki instalacyjne i różnicowoprądowe, urządzenia zabezpieczające i sygnalizacyjne, artykuły oświetleniowe, systemy okablowania strukturalnego, systemy rozdziału energii. Powyższe towary dalej zwane są „Towarami”.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca składa miesięczne deklaracje VAT (VAT-7).

Wnioskodawca posiada na terenie Polski kilka tysięcy odbiorców (dalej: „Klienci”). Prowadzona przez Wnioskodawcę sprzedaż Towarów na terytorium kraju podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”) według stawki podstawowej.

Sprzedaż dokonywana na rzecz Klientów dokumentowana jest stosownymi fakturami VAT, w tym fakturami elektronicznymi. W dużej części przypadków, akceptacja przez Klientów otrzymywania faktur elektronicznych dokonywana jest w formie pisemnej - Wnioskodawca uzyskuje od Klienta stosowne oświadczenie, z określonym w nim adresem mailowym Klienta, na który mają być wysyłane faktury elektroniczne.

Z uwagi na dużą liczbę Klientów dokonujących zakupów Towarów, co miesiąc zdarza się kilkaset przypadków dokonywania przez nich częściowych zwrotów Towarów. W przypadku takich zwrotów, Klienci sami przywożą zwracane Towary do siedziby Wnioskodawcy (bądź któregoś z magazynów Wnioskodawcy zlokalizowanych na terenie kraju) bądź je przysyłają do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty, kurierów lub innych przewoźników.

Zwracane Towary są sprawdzane i weryfikowane przez pracowników magazynowych Wnioskodawcy, którzy każdorazowo sporządzają zestawienia zwróconych Towarów, na podstawie których sporządzane są dokumenty przyjęcia ich do magazynu (dokumenty PZ). Powyższa weryfikacja zwróconych Towarów odbywa się z reguły w obecności Klientów, jeśli to Klienci sami przywożą zwracane Towary, lub w obecności przewoźników. Na życzenie Klientów/przewoźników, Wnioskodawca przekazuje im kopie takich zestawień. W przypadku gdy dostarczenie do Wnioskodawcy zwracanych Towarów następuje poprzez kurierów lub pocztę, Wnioskodawca, po dokonanej weryfikacji zawartości paczek ze zwracanymi Towarami, podpisuje dokumenty odbioru (potwierdza kurierowi odbiór przesyłki z Towarami) i sporządza wspomniane wyżej zestawienia zwróconych Towarów. Przy znacznych ilościowo zwrotach, do weryfikacji zwracanych Towarów angażowany jest również personel działu sprzedaży Wnioskodawcy. Na podstawie dokumentów PZ, z podpiętymi do nich powyższymi zestawieniami, generowane są (wystawiane Klientom) stosowne faktury korygujące in minus, w formie papierowej lub elektronicznej, dokumentujące dokonane zwroty Towarów. Powyższe faktury korygujące generowane (wystawiane) są przez system sprzedażowy w dniu dokonanego przez Klientów zwrotu Towarów bądź w, sporadycznych przypadkach, w następnym dniu roboczym.

Faktury korygujące wystawione w formie papierowej odbierane są przez Klientów bezpośrednio po dokonaniu przez nich zwrotu i wystawieniu przez Wnioskodawcę tych faktur albo handlowcy Wnioskodawcy osobiście dostarczają (zawożą) Klientom takie faktury. W takich przypadkach, Wnioskodawca, poprzez podpis Klienta na egzemplarzu faktury korygującej należącej do Wnioskodawcy, bezpośrednio otrzymuje od Klienta potwierdzenie otrzymania faktury korygującej, co uprawnia Wnioskodawcę do pomniejszenia podatku należnego VAT.

Elektroniczne faktury korygujące wysyłane są do Klientów drogą elektroniczną w formacie PDF, na uzgodnione z Klientami adresy mailowe. W wiadomościach elektronicznych (e-mailach), których załącznikami są takie faktury, znajduje się okno o treści „Potwierdź otrzymanie faktury korygującej”, której kliknięcie powoduje wysłanie do Wnioskodawcy maila zwrotnego, potwierdzającego otrzymanie przez Klienta faktury korygującej. Większość Klientów dokonuje takiego potwierdzenia bądź potwierdza otrzymanie elektronicznej faktury.

Niestety jest też grupa Klientów, którzy, mimo dokonania przez nich udokumentowanego zwrotu Towarów, nie potwierdzają, poprzez kliknięcie we wspomniane wyżej okno, otrzymania wysłanych im drogą elektroniczną przez Wnioskodawcę faktur korygujących. W takim przypadku Wnioskodawca mailowo zwraca się do nich (monity mailowe) z prośbą o potwierdzenie odbioru danej faktury korygującej i/bądź podejmuje inne kroki zmierzające do uzyskania od nich potwierdzenia otrzymania takiej faktury. Mimo nie dokonania potwierdzenia otrzymania faktur korygujących, powyżsi Klienci, w przypadku gdy posiadają jakiekolwiek, najczęściej bieżące, zobowiązania wobec Wnioskodawcy z tytułu nabycia Towarów, dokonują potrącenia (obniżenia) tych zobowiązań o kwotę należności wynikających z otrzymanych od Wnioskodawcy faktur korygujących w związku ze zwrotem Towarów.

Ponieważ proces uzyskania od powyższej grupy Klientów potwierdzeń otrzymania faktur korygujących jest procesem czasochłonnym, wiążącym się z dużym zaangażowaniem personelu Wnioskodawcy, a w rezultacie z ponoszeniem przez Wnioskodawcę dodatkowych kosztów, Wnioskodawca rozważa, w odniesieniu do tej grupy Klientów, korzystanie z możliwości określonej w art. 29a ust. 16 w związku z ust. 15 pkt 4 uptu.

Wnioskodawca posiada informacje, że wysyłane przez Wnioskodawcę e-maile z załączonymi fakturami korygującymi skutecznie wyszły (zostały wysłane) z serwera pocztowego Wnioskodawcy, nie otrzymuje zwrotnej informacji elektronicznej z serwera pocztowego Klienta, że e-maile takie nie zostały doręczone z uwagi na ich odrzucenie przez ten serwer bądź inny błąd. Wnioskodawca nie posiada natomiast, i w części przypadków nie miałby możliwości uzyskania, automatycznego potwierdzenia z serwerów obsługujących poczty mailowe Klientów, że przedmiotowe e-maile doszły do Klientów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca, jeśli nie otrzyma od Klienta potwierdzenia odbioru elektronicznej faktury korygującej, będzie uprawniony, w trybie i na zasadach określonych w art. 29a ust. 16 w związku z ust. 15 pkt 4 uptu, do obniżenia podatku należnego za okres rozliczeniowy wystawienia i wysłania takiej faktury do Klienta w przypadku, gdy wysłanie powyższej faktury nastąpi na uzgodniony adres mailowy Klienta i Wnioskodawca będzie posiadał elektroniczne potwierdzenie wysłania temu Klientowi wiadomości zawierającej załącznik w postaci faktury korygującej, w tym gdy nie otrzyma automatycznego e-maila zwrotnego informującego o odrzuceniu tej wiadomości bądź o innym błędzie w procesie dostarczania wiadomości, oraz będzie dysponował dokumentacją (dokumentującą dokonany i potwierdzony przez Wnioskodawcę zwrot/odbiór Towarów, na podstawie której wystawiona została faktura korygująca), z której będzie wynikać, że Klient wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 29a. ust. 13 uptu. w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W świetle art. 29a ust. 15 uptu, wymieniającego enumeratywnie przypadki, gdy potwierdzenie otrzymania faktury korygującej nie jest konieczne, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru nie stosuje się, m.in. w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (art. 29a ust. 15 pkt 4 uptu).

Stosownie natomiast do art. 29a ust. 16 uptu, w przypadku, o którym mowa w ust. 15 pkt 4, obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w ust. 15 pkt 4.

Mając na uwadze powyższe przepisy należy stwierdzić, że Ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Zatem potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie. Istotne jest tylko posiadanie informacji, z której wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą.

Wyjątkiem, który dopuszcza możliwość obniżenia podstawy opodatkowania mimo braku posiadania w jakiejkolwiek formie potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest m.in. sytuacja, o której mowa w wyżej zacytowanym art. 29a ust. 15 pkt 4 uptu.

W opinii Wnioskodawcy, w odniesieniu do elektronicznych faktur korygujących nie potwierdzanych przez Klientów, zastosowanie będzie mógł znaleźć art. 29a ust. 16 w związku z ust. 15 pkt 4 uptu. Prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o kwotę obniżonego obrotu wykazaną w fakturze korygującej będzie powstawać w miesiącu (okresie rozliczeniowym), w którym nastąpiła udokumentowana próba doręczenia przez Wnioskodawcę elektronicznej faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji Wnioskodawcy będzie wynikać, że nabywca Towarów wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Prawo to powstawałoby zatem w miesiącu, w którym nastąpiłoby późniejsze z niżej przedstawianych zdarzeń:

• nastąpił udokumentowany zwrot Towarów przez Klienta i przyjęcie tych Towarów przez Wnioskodawcę, potwierdzony sporządzonym przez pracowników magazynowych Wnioskodawcy zestawieniem zwróconych Towarów, i którego kopia, na życzenie Klienta (przewoźnika), została mu przekazana; w przypadku, gdy zwracany Towar przywożony jest do Wnioskodawcy przez kuriera (lub pocztę) działającego na zlecenie Klienta, wówczas Wnioskodawca potwierdza kurierowi (a w rezultacie i Klientowi) odbiór tych Towarów;
• nastąpiło wysłanie do Klienta elektronicznej faktury korygującej, sporządzonej na podstawie dokumentu PZ, który z kolei został sporządzony na podstawie zestawienia zwróconych Towarów; przedmiotowa faktura odzwierciedla zatem stan faktyczny (asortyment, ilość i wartość zwróconych Towarów), o którym wiedział Klient, a poprzez jej wysłanie drogą elektroniczną następuje udokumentowana próba jej doręczenia do Klienta.

Ponieważ oba powyższe zdarzenia następują w praktyce jednego dnia, tj. w dniu dokonania przez Klienta zwrotu Towarów, prawo Wnioskodawcy do obniżenia podstawy opodatkowania p...