Ustalenie kapitału początkowego. Obowiązki pracodawcy

Kapitał początkowy ustalany jest dla każdego ubezpieczonego urodzonego po 31 grudnia 1948 r., który przed dniem wejścia w życie ustawy opłacał składkę na ubezpieczenie społeczne bądź za którego składkę opłacał płatnik składek. Ponadto kapitał początkowy ustalany jest dla tych spośród ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r. a przed 1 stycznia 1969 r., którzy zachowują możliwość skorzystania z przyznania emerytury na zasadach podobnych do dotychczasowych.

W myśl art. 175 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 748, dalej: ustawa emerytalna) płatnicy składek (pracodawcy) są zobowiązani do skompletowania dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego dla ubezpieczonych, za których przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne, a następnie przekazania tej dokumentacji na żądanie organu rentowego i w terminie wyznaczonym przez ten organ.

Termin przekazania przez pracodawcę dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego ustala organ rentowy indywidualnie dla każdego pracodawcy.

Tryb postępowania

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 17 sierpnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego (Dz.U. nr 72, poz. 846, dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania kapitału początkowego) pracodawca otrzymuje z jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika wezwanie o nadesłanie skompletowanej dokumentacji aktualnie zatrudnionych pracowników w celu ustalenia kapitału początkowego.

Pracodawca ma wówczas wobec pracownika następujące obowiązki:

1. zawiadomienia o terminie złożenia dokumentacji i wezwania go do złożenia dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego w terminie wskazanym przez organ rentowy,
2. wystawienia dokumentów dla osób, za które opłacał składki na ubezpieczenie społeczne, tj. zaświadczenia potwierdzającego przebyte u płatnika składek przed 1 stycznia 1999 r. okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
3. poinformowania o posiadanej dokumentacji,
4. przejęcia dokumentów, zabezpieczenia ich i przesłania do organu rentowego,
5. udzielenia informacji o innych miejscach przechowywania dokumentacji służącej ustaleniu kapitału początkowego,
6. podania na wniosku ubezpieczonego o ustalenie kapitału początkowego danych identyfikacyjnych płatnika składek (NIP, REGON).

Wezwania przesyłane są także do płatników składek, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenie.

Powyższe nie ma natomiast zastosowania do płatnika składek:

• będącego zleceniodawcą,
• będącego osobą fizyczną zatrudniającą pracowników, jeżeli nie wypłaca świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
• opłacającego składkę za osoby współpracujące.

Po otrzymaniu wezwania pracodawca informuje pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. o terminie wyznaczonym przez ZUS i wyznacza im termin dostarczenia wymaganej dokumentacji.

Co powinna zawierać dokumentacja?

Dokumentacja do ustalenia kapitału początkowego powinna zawierać następujące dokumenty:

• wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1),
• kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6),
• świadectwa pracy lub zaświadczenia pracodawców potwierdzające okresy zatrudnienia albo inne dowody dla potwierdzenia zatrudnienia przed 1999 r.,
• zaświadczenie, w tym zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk ZUS Rp-7), potwierdzające okresy zatrudnienia oraz osiągane wynagrodzenia (dochody) sprzed 1999 r.
  
  albo
• legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, dokonane w trakcie zatrudnienia albo niezwłocznie po rozwiązaniu stosunku pracy.

Pracodawca przekazuje dokumentację tej jednostce organizacyjnej ZUS, która zwróciła się o jej nadesłanie.

Ubezpieczony, który otrzymał wezwanie dostarczenia dokumentacji równocześnie od więcej niż jednego pracodawcy albo do 31 grudnia 1998 r. podlegał ubezpieczeniu u więcej niż jednego płatnika składek, zwraca się do pozostałych płatników składek o wydanie dokumentacji i przekazuje ją temu płatnikowi składek, który pierwszy wezwał go do jej dostarczenia. Natomiast ubezpieczeni, którzy sami zgłaszają wniosek o kapitał początkowy, samodzielnie kompletują całość dokumentacji i przedkładają ją we właściwym organie rentowym.

Organ rentowy otrzymaną dokumentację przekaże do organu rentowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego.

Komu okres ubezpieczenia społecznego i podstawę wymiaru składek ustali ZUS?

Osoby, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne, oraz osoby, które współpracowały przy prowadzeniu działalności, podają w kwestionariuszu (druk ZUS Rp-6) okres prowadzenia działalności lub współpracy przy prowadzeniu działalności, rodzaj prowadzonej działalności oraz adres prowadzenia działalności, numer NKP (Numer Konta Płatnika) i adres ZUS, do którego opłacane były składki przed 1999 r.

Na podstawie tych informacji – przed wydaniem decyzji w sprawie kapitału początkowego – ZUS ustali okres (okresy) ubezpieczenia społecznego i podstawę wymiaru składek na to ubezpieczenie.

Które osoby samodzielnie składają wniosek o ustalenie kapitału początkowego?

Niżej wymienione osoby są zobowiązane samodzielnie złożyć wniosek o ustalenie kapitału początkowego. Są to osoby:

1. niepozostające aktualnie w ubezpieczeniu społecznym,
2. zatrudnione przez płatnika składek będącego osobą fizyczną, który nie wypłaca świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
3. wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia oraz osoby współpracujące przy wykonywaniu tych umów,
4. pobierające zasiłki stałe lub gwarantowane zasiłki okresowe z pomocy społecznej,
5. pobierające zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium z powiatowego urzędu pracy.

Ostateczny termin

ZUS jest zobowiązany do przyjęcia wniosków o ustalenie kapitału początkowego od ubezpieczonych w każdym czasie. Ostatecznym terminem złożenia dokumentów do ustalenia kapitału początkowego jest data złożenia wniosku o emeryturę.

Zygmunt Łobejko