26.11.2015

Co do zasady oddanie do dyspozycji pracownika samochodu firmowego po godzinach pracy wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu w postaci nieodpłatnego świadczenia. Niemniej jednak przydzielenie pracownikowi samochodu służbowego bądź możliwość korzystania z przedmiotowego samochodu w celu dojazdu do i z miejsca zamieszkania nie zawsze będą oznaczać powstanie po jego stronie przychodu ze stosunku pracy.

Stosownie do art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) wartość pieniężna świadczenia w postaci udostępnienia pracownikowi samochodu do korzystania w celach prywatnych została ustalona w wysokości 250 zł bądź 400 zł miesięcznie, co uzależniono od pojemności silnika samochodu.

Ustawodawca przewidział ponadto, że w sytuacji udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych tylko na część miesiąca wartość wspomnianego świadczenia należy ustalić proporcjonalnie do liczby dni, w których samochód był użytkowany (art. 12 ust. 2b ustawy o PIT). Natomiast jeśli przedmiotowe świadczenie jest częściowo odpłatne, wówczas przychód pracownika należy określić poprzez wskazanie różnicy między kwotami wyznaczonymi w art. 12 ust. 2a lub 2b ustawy o PIT a odpłatnością faktycznie ponoszoną przez pracownika (art. 12 ust. 2c ustawy o PIT).

Ryczałt za przejazdy prywatne nie obejmuje kosztów paliwa

Na gruncie powyższych przepisów problematyczne może okazać się określenie, czy kwota ryczałtu za korzystanie z samochodu firmowego obejmuje również koszty eksploatacji.

W świetle stanowiska organów podatkowych wprowadzona do ustawy o PIT ryczałtowa wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje wyłącznie świadczenie w postaci udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, nie dotyczy natomiast wszelkich pochodnych kosztów związanych z jego używaniem. Oznacza to, że koszty zużytego paliwa, opłat parkingowych czy opłat za przejazdy autostradą nie są objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 września 2015 r., znak IBPB-2-1/4511-206/15/DP, oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lipca 2015 r., znak IPPB4/4511-682/15-2/MP).

W związku z powyższym, jeżeli pracownik korzysta w sposób nieodpłatny z paliwa zakupionego przez pracodawcę, to po jego stronie powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Prowadzi to do powstania po stronie pracodawcy obowiązku doliczenia odpowiedniej kwoty do innych przychodów ze stosunku pracy oraz pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od całości przyznanych świadczeń.

Dojazd do pracy bywa użytkiem służbowym

Warto również zwrócić uwagę, że nie w każdej sytuacji przekazanie pracownikowi do użytkowania samochodu służbowego będzie wiązać się z powstaniem po jego stronie przysporzenia majątkowego. Zdarza się bowiem, że z uwagi na zajmowane przez pracownika stanowisko zakres nałożonych na niego zadań pracowniczych i obowiązek mobilności pracodawca decyduje się na przekazanie pracownikowi samochodu służbowego w celu efektywnej realizacji powierzonych mu zadań. Dotyczy to w szczególności przedstawicieli terenowych bądź innych osób, od których wymaga się pozostawania w stałym kontakcie z klientami i bycia w ciągłej gotowości do wykonywania obowiązków pracowniczych, w tym również w godzinach wykraczających poza wyznaczony czas pracy. Takie rozwiązanie przyczynia się w głównej mierze do zagwarantowania dyspozycyjności pracownika w nagłych sytuacjach.

Udostępnienie samochodu pracownikom, w przywoływanych przypadkach, służy głównie zabezpieczeniu interesu pracodawcy i ma na celu umożliwienie sprawnego wykonywania czynności służbowych. Dlatego uznać należy, że w powyższych okolicznościach przejazdy samochodem służbowym pomiędzy miejscem świadczenia pracy a miejscem zamieszkania pracownika nie służą jego celom osobistym, a tym samym nie mogą być uznane za przychód ze stosunku pracy (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 sierpnia 2014 r., znak IBPBII/1/415-399/14/MK, oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 września 2015 r., znak IPTPB1/4511-356/15-4/MM).

Pracodawca, w celu uniknięcia sporów z organem podatkowym, powinien zadbać o stworzenie wewnętrznych regulacji dotyczących korzystania z samochodów służbowych firmy, które uwzględniałyby zasady użytkowania samochodów, odpowiedzialność pracowników za powierzone im mienie oraz zasady wyznaczenia miejsca garażowania samochodu w miejscu zamieszkania pracownika, o ile jest to uzasadnione wykonywaną przez pracownika pracą.

Aleksandra Kołc
Konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.