Strata w środkach obrotowych - w jaki sposób zaliczyć ją do KUP?

Wszyscy narażeni jesteśmy na różnego rodzaju zdarzenia, w następstwie których występują szkody w majątku. W przypadku przedsiębiorców często w wyniku takich zdarzeń występują straty w środkach obrotowych. Do zdarzeń, w następstwie których następuje uszczuplenie majątku zaliczymy np. kradzież, zaginięcie, pożar, zalanie, uszkodzenie mechaniczne, itp. W wyniku takich sytuacji przedsiębiorca ponosi stratę finansową (w części nie pokrytej ewentualnym ubezpieczeniem). Czy może zaliczyć tę stratę do kosztów uzyskania przychodów, a jeśli tak - w jaki sposób powinien ją udokumentować?

Szukając odpowiedzi na pierwsze pytanie powinniśmy sprawdzić, czy strata w środkach obrotowych spełnia kryteria ogólne zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów. Za każdym razem rozstrzygając taki problem badamy, czy zostały spełnione następujące kryteria:

• koszt został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika

Straty w majątku obrotowym stanowiącym własność podatnika, w wysokości nie pokrytej ew. ubezpieczeniem ten warunek spełniają;

• koszt jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona

Z zastrzeżeniem dotyczącym ew. wypłaty ubezpieczenia - jak wyżej. W przypadku, w którym po wystąpieniu zdarzenia nastąpi odwrócenie jego skutków (np. Policja odnajdzie i zwróci skradziony towar lub pieniądze), powstanie z tego tytułu u przedsiębiorcy przychód - odwrócone zostaną skutki podatkowe zaliczenia straty do kosztów uzyskania przychodu;

• koszt pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą

W przypadku straty w środkach obrotowych związanych z przedsiębiorstwem podatnika ten związek występuje;

• koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów

Trudno mówić o bezpośrednim spełnieniu celu, jakim jest uzyskanie przychodów w przypadku np. kradzieży, ale już przedmiot kradzieży mógł się nim stać dlatego, że był w posiadaniu przedsiębiorcy właśnie w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

• koszt nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów

Analizując zapisy ustawy w art. 23 znajdziemy wiele rodzajów strat, których nie zaliczymy do kosztów uzyskania:

• straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1;
• straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności;
• straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych, jeżeli te środki lub wartości zostały przeniesione poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w sposób określony w art. 30da;
• straty z odpłatnego zbycia wierzytelności, w tym w sposób określony w art. 17 ust. 1 pkt 9, z wyjątkiem wierzytelności lub jej części, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako przychód należny - do wysokości uprzednio zarachowanej jako przychód należny;
• straty w części niepokrytej przychodami uzyskanymi z nabytych wierzytelności, w tym nabytego pakietu wierzytelności;
• straty powstałe w wyniku nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego ubytków wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków;
• straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym;
• straty (koszty) powstałe w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy.

Widzimy więc, że Art. 23 nie wymienia strat w środkach obrotowych przedsiębiorcy.

A to oznacza, że co do zasady taką stratę możemy do kosztów uzyskania zaliczyć - po spełnieniu jeszcze jednego, bardzo istotnego warunku - jej właściwego udokumentowania.

Jak można to zrobić?

Przede wszystkim każde zdarzenie losowe powinno zostać uprawdopodobnione przez właściwy organ. W przypadku pożaru będzie to straż pożarna, w przypadku kradzieży - Policja, itp. Próba zaliczenia do KUP straty związanej z kradzieżą nie zgłoszoną formalnie na Policję zakończy się na pewno niepowodzeniem w przypadku kontroli. Dzięki posiadaniu kopii zawiadomień, postanowień o umorzeniu lub skierowaniu sprawy do prokuratury, protokołów - uprawdopodobnimy zdarzenie. Do tego konieczne jest sporządzenie dokumentu, który - podobnie jak inne dokumenty księgowe wskaże ilość, wartość, miarę, datę, opis zdarzenia i inne istotne okoliczności - i zostanie podpisany przez odpowiednie osoby zatrudnione przez przedsiębiorcę i/lub przedsiębiorcę.

I na koniec - trzeba pamiętać, że związek pomiędzy zaliczoną do kosztów uzyskania stratą z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła będzie przez organy podatkowe oceniany indywidualnie - w odniesieniu do konkretnej sytuacji. Jeśli strata wystąpiła w wyniku zaniedbania, naruszenia prawa przez podatnika (np. dotyczącego zasad ochrony wartości pieniężnych), współdziałania podatnika ze sprawcą - zaliczenie tej straty do kosztu zostanie zakwestionowane. Dodatkowo, w przypadku wątpliwości co do istnienia związku przyczynowo-skutkowego straty ze źródłem przychodu, to podatnik będzie zobowiązany do jego wykazania.

Jak podkreślają w interpretacjach organy podatkowe, zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

• udokumentowania straty,

• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Redakcja podatki.biz