25.02.2019

Sprawozdanie finansowe to zestaw informacji obrazujących sytuację firmy, zawierający dane wskazane w ustawie o rachunkowości. Podmioty zobowiązane do prowadzenia księgowości w formie określonej w tej ustawie zobowiązane są do sporządzenia - a następnie udostępnienia sprawozdania finansowego. Od 1.10.2018 r. obowiązują w tym zakresie istotne zmiany, dotyczące wszystkich bez wyjątku zobowiązanych firm.

W zależności od rodzaju działalności prowadzonej przez firmę oraz jej rozmiaru sprawozdanie finansowe może zawierać różne elementy, i być sporządzone w jednym ze standardów wskazanych w ustawie. Jednostki duże, obracające środkami publicznymi, dysponujące pieniędzmi obywateli zobowiązane są do zachowania dużej szczegółowości  w swoich sprawozdaniach. Z drugiej strony - jednostki mikro i małe mogą skorzystać z bardzo dużych uproszczeń, a ich sprawozdania finansowe będą wtedy zawierać jedynie podstawowe dane. Ale bez względu na rozmiar jednostki sprawozdanie finansowe zawiera informacje, z których wynika, jaka jest jej sytuacja. Stąd wynika istotna rola sprawozdania finansowego, jaką jest wzmocnienie bezpieczeństwa dla klientów i partnerów firmy, dzięki systematycznemu upublicznianiu kluczowych informacji.  Oczywiście - sprawozdanie finansowe pełni też ważną rolę informacyjną dla kadry zarządzającej i organów nadzorczych.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy i składa się ono (w wersji podstawowej) z:

1. bilansu;
2. rachunku zysków i strat;
3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień.

Uwaga

W odniesieniu do niektórych jednostek (w szczególności z branży bankowej, inwestycyjnej i ubezpieczeniowej) ustawa przewiduje zwiększenie szczegółowości informacji oraz ich zakresu, narzucając w niektórych przypadkach sposób agregowania i prezentacji danych.

Obowiązujące terminy

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy i rok kalendarzowy są tożsame, termin przypada 31 marca. Po sporządzeniu sprawozdania należy je udostępnić organom, odpowiedzialnym w przedsiębiorstwie za jego zatwierdzenie. W zależności od rozmiaru podmiotu, jego formy organizacyjnej i prawnej może to być np. rada nadzorcza, walne zgromadzenie wspólników czy właściciel przedsiębiorstwa (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej). W terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone.

Następnie, w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia, sprawozdanie należy przekazać, w odpowiedniej formie (o czym za chwilę), razem z uchwałą o jego zatwierdzeniu:

• do rejestru sądowego - jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu zarejestrowanego w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• do Krajowej Administracji Skarbowej - jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu nie zarejestrowanego w KRS.

Zmiany dotyczące postaci i składania sprawozdań finansowych

1.10.2018 r. weszły w życie przepisy, zmieniające zasady sporządzania i udostępniania sprawozdań finansowych (dotyczą one również sprawozdania z działalności jednostki). Co istotne - o tym, jakie przepisy stosujemy, decyduje data sporządzenia sprawozdania. Sprawozdania sporządzone 1.10.2018 r. i później sporządzamy i przekazujemy zgodnie z nowymi zasadami.

Do czasu zmian zatwierdzone sprawozdania finansowe przekazywaliśmy do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia - w formie papierowej, oraz do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia -  w formie skanów papierowych wersji dokumentów.

Nowy format sprawozdania

Do ustawy o rachunkowości dodano nowe przepisy (artykuły 45 ust. 1f - 1h). Nakładają one na firmy obowiązek sporządzenia sprawozdania w postaci elektronicznej, i podpisania go na jeden z dwóch sposobów - kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Podmioty, wpisane do rejestru KRS, sporządzające sprawozdania zgodnie z Krajowymi Standardami Rachunkowości muszą stosować przy sporządzeniu sprawozdania strukturę logiczną i format udostępniony przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Natomiast uprawnione podmioty, sporządzające sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości stosować będą odrębny format sprawozdania i strukturę logiczną - które w najbliższym czasie Ministerstwo Finansów również udostępni w BIP.

Zatwierdzone sprawozdanie, wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu, podmioty zarejestrowane w KRS przekazują w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Po zmianie przepisów przekazanie to odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu dostępnego na stronie internetowej KRS Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Nie ma już możliwości skutecznego złożenia sprawozdania w formie papierowej czy w formie skanów podpisanych sprawozdań. Dokumenty składane w RDF powinny zostać podpisane przez upoważnione osoby jedną z dwóch metod:

• podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ważne!

Podpisy złożone na jeden ze wskazanych wyżej sposobów muszą złożyć wszyscy zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego, przy czym możliwe jest użycie różnych metod podpisu przez różne osoby. Należy pamiętać jedynie o odpowiedniej kolejności - najpierw składamy podpisy potwierdzone profilem zaufanym ePUAP, następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe nie muszą być przez przedsiębiorców składane do urzędu skarbowego. Dane ze sprawozdań przekazanych elektronicznie do KRS i umieszczonych w Repozytorium Dokumentów Finansowych są przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Podmioty, które do rejestru KRS wpisane nie są, przesyłają sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą dedykowanej aplikacji, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie internetowej.

Jak poradzić sobie ze sporządzeniem i złożeniem sprawozdania finansowego w nowej formie

Nowe zasady sporządzania i składania sprawozdania finansowego oznaczają konieczność rozwiązania różnego rodzaju problemów - i bez zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych nie będzie to możliwe. Na rynku pojawiło się już oprogramowanie, które znakomicie ułatwi dostosowanie się do nowych warunków.

Znana naszym Czytelnikom firma Comarch udostępnia program Comarch e-Sprawozdania. Jego zadaniem jest maksymalne ułatwienie procesu sporządzania i przekazywania sprawozdań finansowych w określonym przepisami formacie XML. Co istotne - za jego pomocą odczytamy sprawozdania finansowe innych podmiotów, składane w RDF.

Program pomoże stworzyć i edytować następujące elementy:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego;
• bilans (oddzielnie aktywa i pasywa);
• rachunek zysków i strat (w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym);
• zestawienie zmian w kapitale własnym;
• rachunek przepływów pieniężnych;
• kalkulacja podatku dochodowego;
• pozostałe noty i objaśnienia.

Dostęp do sporządzonych dokumentów, zgodnych z wymogami MF i KRS (w razie ich zmiany program jest natychmiast aktualizowany) możliwy jest zarówno lokalnie, na komputerze jak i w chmurze - do Użytkownika należy wybór sposobu używania oprogramowania.

Program umożliwia integrację z systemami Comarch ERP, jednak nie będzie problemu ze współpracą z innymi systemami - w takim przypadku można albo stworzyć własną integrację z innym systemem lub wpisać dane ręcznie. Po sporządzeniu sprawozdania program sprawdzi jego poprawność, raportując ewentualne błędy.

Program jest przygotowany do pracy w Biurach Rachunkowych, które bez dostępu do wydajnego i skutecznego narzędzia mogą mieć spore trudności z dostosowaniem się do nowych wymagań KRS i administracji podatkowej. W przypadku Comarch e-Sprawozdania wystarczy jedna licencja na program, aby te trudności zminimalizować.

Podsumowanie

Sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności jednostki, sporządzane począwszy od 1.10.2018 r. muszą mieć formę elektroniczną, w narzuconym przez administrację formacie logicznym. Ich przekazanie do Krajowego Rejestru Sądowego odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez przekazanie odpowiedniego pliku danych do  Repozytorium Dokumentów Finansowych. Sprawozdanie musi zostać podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby, z których każda może skorzystać z podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP  lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
 

Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: sprawozdanie finansowe, e-sprawozdania, sprawozdanie finansowe 2019