Sprawozdania finansowe organizacji pozarządowych

Wprowadzone niedawno przepisy, dotyczące obowiązku składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej spowodowały konieczność podjęcia różnego rodzaju działań przygotowawczych. Szczególne problemy pojawiły się w organizacjach, które ze względu na specyfikę działalności korzystają z wielu uproszczeń. Należą do nich organizacje pozarządowe. Do nich właśnie kierowane są wyjaśnienia, stanowiące odpowiedź na dwie interpelacje poselskie, które dzisiaj publikujemy.

Interpelacja nr 30042 do ministra finansów w sprawie obowiązku składania sprawozdań finansowych organizacji pozarządowych w formie elektronicznej

Szanowna Pani Minister!

Od 1 października 2018 r. przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do sporządzania sprawozdań finansowych organizacji pozarządowych w formie elektronicznej. W wypadku podmiotów nie wpisanych do rejestru przedsiębiorców elektroniczną postać dokumentu „opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP” (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Sama forma elektroniczna to nic złego, jednak rodzi zastrzeżenia związane z tym obowiązkiem. Aby się z niego wywiązać, członkowie wspomnianych organizacji muszą ponieść koszty, które do tej pory ich omijały. Wygląda bowiem na to, że każdy członek zarządu organizacji pozarządowej będzie musiał wyrobić sobie płatny podpis elektroniczny (kwalifikowany). Często takie osoby pracują społecznie i wydatek na taki cel stanowi poważne obciążenie ich domowego budżetu, zwłaszcza jeśli utrzymują się ze skromnych świadczeń emerytalnych lub rentowych. Mimo że ustawa o rachunkowości mówi o możliwości podpisania dokumentów profilem zaufanym, to sam system tego nie umożliwia, gdyż dokument musi być odpowiednio do tego przygotowany za pomocą oprogramowania lub na stronie ePUAP. Członkowie organizacji pozarządowych twierdzą, że drugie rozwiązanie jest wykluczone z powodu braku przygotowanego formularza sprawozdania finansowego.

Z kolei nie ma technicznej możliwości, aby za pomocą profilu zaufanego podpisać (tym bardziej przez wszystkie osoby z zarządu) dokument przygotowany i przechowywany na dysku organizacji. Znajdująca się na stronie podatki.gov.pl aplikacja e-Sprawozdania Finansowe umożliwia co prawda podpisanie profilem zaufanym, ale jest skierowana do osób fizycznych, czyli nie mogą z niej skorzystać stowarzyszenia.

Niezrozumiale wygląda obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci graficznej, gdyż utrudnia to agregację tak przedstawionych danych (administracja skarbowa musi je przepisać).

Wprowadzony wymóg elektronicznej formy sprawozdania finansowego jest dużym utrudnieniem dla osób wykluczonych cyfrowo, działających np. w organizacjach kombatanckich. Zniechęca do obywatelskiej aktywności i wzbudza (lub pogłębia) nieufność wobec państwa.

W związku z powyższym proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie jest uzasadnienie wprowadzenia obligatoryjności sporządzania sprawozdań finansowych organizacji pozarządowych w formie elektronicznej? Czy na stronie ePUAP pojawi się formularz sprawozdania finansowego, a jeśli tak, to kiedy to nastąpi?

2. Jaki jest cel przedstawiania sprawozdania finansowego w postaci graficznej? Jak wygląda jego przydatność dla administracji skarbowej, która każdy taki plik musi najpierw przekształcić z formy nieustrukturyzowanej do ustrukturyzowanej? Dlaczego zdjęcie sprawozdania trzeba jeszcze podpisać podpisem elektronicznym?

3. Dlaczego aplikacja e-Sprawozdania Finansowe jest przeznaczona tylko dla osób fizycznych?

Łączę wyrazy szacunku

Tomasz Rzymkowski, 05-03-2019 r.

Odpowiedź na interpelację nr 30042

Szanowny Panie Marszałku,

w nawiązaniu do interpelacji Pana Posła Tomasza Rzymkowskiego z dnia 12 marca 2019 r. nr 30042, w sprawie problemów ze sporządzaniem i podpisywaniem sprawozdań finansowych w formie elektronicznej przez organizacje pozarządowe, uprzejmie przekazuję poniższe informacje.

Na wstępie należy nadmienić, że zgodnie z art. 2 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) jednostki, o których mowa w art. 10a ust. 1 [1] ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 60, 573 i 1909), mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie. Zakres tej ewidencji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 2050).

Natomiast w stosunku do jednostek, które nie korzystają z art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości, z dniem 1 października 2018 r. weszły w życie znowelizowane przepisy (na podstawie art. 10 pkt 1 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz

niektórych innych ustaw), które wprowadzają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oraz opatrzenia tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub bezpłatnym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Zmiany te zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw z 2018 r. poz. 398, który został opublikowany w dniu 21 lutego 2018 r.

W następstwie powyższego, od dnia 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe, również przygotowywane przez organizacje pozarządowe (w tym niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS) musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 52 ust. 2) sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki (np. zarząd), a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (zarząd jest wieloosobowy) - wszyscy członkowie tego organu.

Kierownik jednostki (zarząd) zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Przy tym przepisy dotyczące kręgu osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego pozostają niezmienne od początku obowiązywania ustawy o rachunkowości, tj. od dnia 1 stycznia 1995 r.

Z informacji Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że dotychczasowa funkcjonalność podpisu potwierdzonego profilem zaufanym umożliwiała podpisywanie sprawozdań finansowych przez wszystkie zobowiązane osoby mające założony profil zaufany z wykorzystaniem platformy ePUAP, która nie generuje kosztów podpisu kwalifikowanego. Równocześnie, w celu dalszego ułatwienia składania bezpłatnych podpisów dla wszystkich jednostek zainteresowanych podpisaniem sprawozdania finansowego, została uruchomiona dodatkowa usługa na platformie obywatel.gov.pl pn.: „Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany”, która pozwala złożyć podpisy przez wiele osób (na pliku zapisanym w dowolnym z popularnie stosowanych formatów – w tym doc., xls., pdf., xml.), również z uwzględnieniem funkcjonalności zapisywania pliku na dysku lokalnym, czy też przekazywania dokumentu na odległość. Usługa jest dostępna pod linkiem: https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpiszdokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.

Z kolei w stosunku do podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS – pliki zawierające schematy sprawozdań finansowych, opublikowane w BIP MF z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, iż sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

Założeniem reformy było bowiem, aby dane zawarte w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorców można było na dalszych etapach przetwarzać w sposób zautomatyzowany – nie ograniczając jednocześnie jednostkom wyboru oprogramowania umożliwiającego realizację obowiązków ustawowych. Dlatego Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia.

Tym niemniej, w odpowiedzi na zgłaszane zainteresowanie, Ministerstwo Finansów udostępniło, do opcjonalnego zastosowania, bezpłatne narzędzie, umożliwiające sporządzenie ustrukturyzowanego sprawozdania finansowego. Aplikacja dostępna jest pod linkiem:

https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/.

W związku z powyższym, odnosząc si...