Spotkanie w restauracji jako koszt uzyskania przychodów

Czy wydatki ponoszone na usługi gastronomiczne, ponoszone podczas spotkań, na których omawiane są ważne sprawy firmowe, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Sprawdźmy.

Rozliczanie wydatków związanych z nabywaniem usług gastronomicznych było przedmiotem interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 października 2014r., nr ITPB1/415-825/14/AK.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku o jej wydanie wynikało, że wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie indywidualnej praktyki lekarskiej oraz w zakresie monitorowania badań klinicznych. Specyfika działalności wymaga częstych wyjazdów oraz rozmów z kontrahentami bądź potencjalnymi kontrahentami. Podczas spotkań omawiane są sprawy związane z monitorowaniem badań klinicznych, takie jak zasady współpracy i podpisywanie kontraktów. Zdarza się, że spotkania są organizowane w restauracji lub kawiarni. Spotkania z kontrahentami nie mają jednak charakteru szczególnie uroczystego, wytwornego czy okazałego, a ich celu nie stanowi imponowanie kontrahentom wystawnością. Celem spotkań jest omówienie kwestii związanych z monitorowaniem badań klinicznych w warunkach, które zwykle towarzyszą takim rozmowom.

Podatnik nie miał pewności, czy wydatki na usługi gastronomiczne mogą być w tym przypadku zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Definicja i istota kosztów uzyskania przychodów

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w pierwszej kolejności przypomniał, że w myśl definicji kosztów uzyskania przychodów, wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wyjaśnił, że aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• wydatek powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
• powinien być właściwie udokumentowany.

Wyłączenie z kosztów

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jak wskazał dyrektor IS, analiza tego przepisu wykazuje między innymi, że za wydatki na zakup usług gastronomicznych wyłączone z kosztów uzyskania przychodów należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, zbudowanie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań biznesowych.

Zwrócił również uwagę, że analiza tez wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, prowadzi do wniosku, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Rozliczenie wydatków gastronomicznych

Odnosząc się do przedstawionej sytuacji podatnika, organ podatkowy wyjaśnił, że w katalogu z art. 23 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jego zdaniem nie można działaniom przedsiębiorcy przypisać cech reprezentacji, o jakiej mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, zatem w opisanym stanie faktycznym przepis ten nie będzie miał zastosowania. W konsekwencji wydatki takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają oczywiście ogólną zasadę dotyczącą kosztów uzyskania przychodów określoną w art. 22 ust. 1 ustawy.

Zdaniem dyrektora IS, w omawianym przypadku należy przyjąć, że wydatki na usługi gastronomiczne są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie indywidualnej praktyki lekarskiej i monitorowania badań klinicznych. Oznacza to, że ponoszenie przedmiotowych wydatków znajduje racjonalne uzasadnienie jako dążenie do osiągania przychodów lub powiększania poziomu przychodów uzyskiwanych przez wnioskodawcę. O ile zostaną poprawnie udokumentowane, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Na zakończenie organ podatkowy przypomniał jeszcze, że na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne, w szczególności obowiązek wykazania, że konkretny wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Krzysztof Koślicki